PAGE臨床教學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強臨床教學(xué)檔案管理，提高臨床教學(xué)質(zhì)量，規(guī)范臨床教學(xué)工作秩序，充分發(fā)揮臨床教學(xué)檔案在教學(xué)、科研、管理等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)學(xué)教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及臨床教學(xué)活動的部門、科室及相關(guān)人員。（三）定義臨床教學(xué)檔案是指在臨床教學(xué)過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、課件、學(xué)生實習(xí)手冊、考試試卷、教學(xué)評估資料、教學(xué)研究成果等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：臨床教學(xué)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)原則：按照臨床教學(xué)檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。3.安全保密原則：采取有效措施，確保臨床教學(xué)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.服務(wù)教學(xué)原則：以服務(wù)臨床教學(xué)為宗旨，充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量評估、教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的臨床教學(xué)檔案管理科室或指定專人負責(zé)臨床教學(xué)檔案的管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善臨床教學(xué)檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負責(zé)臨床教學(xué)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立臨床教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對臨床教學(xué)檔案進行檢查、核對，確保檔案的質(zhì)量。5.負責(zé)臨床教學(xué)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，嚴格履行借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.參與臨床教學(xué)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。7.開展臨床教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。8.收集、整理和分析臨床教學(xué)檔案信息，為教學(xué)管理決策提供依據(jù)和參考。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)文件類：包括臨床教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、課程標準等。2.教師教學(xué)類：教案、講稿、課件、教學(xué)反思、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)成果等。3.學(xué)生學(xué)習(xí)類：實習(xí)手冊、實習(xí)報告、考試試卷、成績冊、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。4.教學(xué)活動類：教學(xué)會議記錄、教學(xué)講座資料、教學(xué)競賽資料、教學(xué)觀摩活動記錄等。5.教學(xué)評估類：學(xué)生評教結(jié)果、教師教學(xué)質(zhì)量評估報告、教學(xué)督導(dǎo)組檢查記錄等。6.教學(xué)研究類：教學(xué)改革項目申報書、研究報告、論文發(fā)表、教材編寫等。7.其他類：與臨床教學(xué)相關(guān)的各類文件、通知、協(xié)議、證書等。（二）收集要求1.各部門、科室及相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將臨床教學(xué)檔案材料移交檔案管理部門。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時移交相應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，且電子文件應(yīng)存儲在符合長期保存要求的載體上，同時注明文件的形成時間、來源、存儲位置等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的臨床教學(xué)檔案分為教學(xué)文件、教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)、教學(xué)活動、教學(xué)評估、教學(xué)研究及其他等七大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。同時，根據(jù)檔案的分類情況，編制分類索引，方便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案材料進行整理裝訂，保持檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案不易散落。5.裝盒：將裝訂好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案的類別、年度、起止編號等信息，便于存放和查找。四、檔案的保管與利用（一）保管期限臨床教學(xué)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對教學(xué)、科研、管理等工作具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括臨床教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、重要教學(xué)文件、重大教學(xué)改革成果、長期保存的教學(xué)評估資料等。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對本公司/組織的教學(xué)、科研、管理等工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、重要教學(xué)活動記錄等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本公司/組織的教學(xué)、科研、管理等工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括一般性教學(xué)文件、臨時性教學(xué)活動記錄、短期教學(xué)評估資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）檔案利用1.借閱：因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱臨床教學(xué)檔案的，應(yīng)填寫《臨床教學(xué)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿時及時收回檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：因工作需要查閱臨床教學(xué)檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制少量與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在指定地點進行。3.復(fù)?。阂蚪虒W(xué)、科研、管理等工作需要復(fù)印臨床教學(xué)檔案材料的，應(yīng)填寫《臨床教學(xué)檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后按照規(guī)定的收費標準收取復(fù)印費用，并辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實性和有效性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立臨床教學(xué)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、教學(xué)管理部門負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)教師代表等組成。鑒定工作小組負責(zé)對臨床教學(xué)檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.定期鑒定：每年對臨床教學(xué)檔案進行一次全面鑒定，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容價值、利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.隨時鑒定：對涉及重要教學(xué)事件、教學(xué)改革項目、教學(xué)成果等具有特殊意義的檔案，應(yīng)隨時進行鑒定，確保檔案的完整性和準確性。3.價值評估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對檔案的價值進行評估。定性評估主要考慮檔案對教學(xué)、科研、管理等工作的重要性、代表性、獨特性等因素；定量評估可通過統(tǒng)計檔案的利用頻率、引用次數(shù)等指標，綜合判斷檔案的價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的臨床教學(xué)檔案，由檔案管理部門填寫《臨床教學(xué)檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.《臨床教學(xué)檔案銷毀申請表》經(jīng)鑒定工作小組審核簽字后，報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的準確性和徹底性。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式及監(jiān)銷人員簽字等。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認，并將銷毀記錄存檔保存。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.熱愛檔案管理工作，具有較強的責(zé)任心和敬業(yè)精神。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉臨床教學(xué)工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。3.掌握檔案管理信息化技術(shù)，能夠熟練運用檔案管理軟件進行檔案的收集、整理、編目、檢索等工作。4.嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）崗位職責(zé)1.檔案收集與整理負責(zé)制定臨床教學(xué)檔案收集計劃，明確各部門、科室及相關(guān)人員的檔案收集職責(zé)和時間要求。定期收集、整理臨床教學(xué)檔案材料，確保檔案的及時、完整、準確。按照檔案整理方法，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂、裝盒等工作，建立規(guī)范的檔案整理體系。2.檔案保管與維護負責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房環(huán)境整潔、安全，確保檔案的妥善保管。定期對檔案進行檢查、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、霉變、褪色等。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，確保檔案的安全。對電子檔案進行定期備份和維護，保證電子檔案的完整性和可讀性。3.檔案利用服務(wù)負責(zé)辦理臨床教學(xué)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作。熱情接待檔案利用者，及時提供所需檔案資料，解答利用者的咨詢。跟蹤檔案借閱、查閱、復(fù)印情況，確保檔案按時歸還，防止檔案丟失或損壞。4.檔案鑒定與銷毀參與臨床教學(xué)檔案鑒定工作小組的工作，對檔案進行定期鑒定，提出檔案保管期限和銷毀意見。負責(zé)填寫《臨床教學(xué)檔案銷毀申請表》，辦理檔案銷毀審批手續(xù)。監(jiān)督檔案銷毀過程，確保銷毀工作的規(guī)范、徹底，并做好銷毀記錄。5.檔案統(tǒng)計與分析定期對臨床教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。分析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案信息化管理負責(zé)建立和維護臨床教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案信息，實現(xiàn)檔案的信息化管理。定期