PAGE學(xué)校統(tǒng)一檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為學(xué)校各項工作提供有力支持，特制定本統(tǒng)一檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學(xué)生。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中管理和日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對學(xué)校各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案工作培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。（二）各部門檔案工作小組學(xué)校各部門設(shè)立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，提高檔案意識，確保檔案工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照學(xué)校檔案管理部門的要求進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期將本部門整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供相關(guān)檔案資料。三、檔案分類及歸檔范圍（一）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)：包括學(xué)校黨委、黨總支、黨支部的會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的文件材料。2.宣傳工作：學(xué)校的宣傳計劃、總結(jié)、宣傳報道、思想政治教育、精神文明建設(shè)等方面的材料。3.紀(jì)檢監(jiān)察工作：紀(jì)檢監(jiān)察部門的工作文件、案件查處、廉政建設(shè)等方面的檔案。4.群團工作：工會、共青團、學(xué)生會等群眾組織的工作計劃、總結(jié)、活動記錄、會員管理等方面的資料。（二）行政管理類檔案1.學(xué)校行政事務(wù)：學(xué)校行政會議記錄、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置、人事任免、印章管理等方面的文件。2.安全保衛(wèi)工作：學(xué)校安全保衛(wèi)制度、安全檢查記錄、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理情況、消防工作、校園治安等方面的檔案。3.后勤管理工作：后勤保障、物資采購、校園建設(shè)、房產(chǎn)管理、水電維修、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的資料。（三）教學(xué)工作類檔案1.教學(xué)管理：學(xué)校教學(xué)工作計劃、總結(jié)、教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)改革方案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)等方面的文件。2.教學(xué)實踐：實習(xí)、實訓(xùn)、課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計（論文）等教學(xué)實踐環(huán)節(jié)的組織實施、指導(dǎo)教師安排、學(xué)生成績評定等方面的檔案。3.教學(xué)研究與成果：教學(xué)研究項目申報、立項、結(jié)題材料，教學(xué)成果獎申報、評審材料，教師發(fā)表的教學(xué)研究論文、著作等。（四）科學(xué)研究類檔案1.科研項目管理：科研項目申報書、立項批復(fù)、研究計劃、中期檢查報告、結(jié)題驗收材料等。2.科研成果管理：科研論文、著作、專利、科研獲獎證書等科研成果的相關(guān)材料。3.學(xué)術(shù)活動管理：學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)交流等活動的組織安排、會議紀(jì)要、參會人員名單等資料。（五）學(xué)生工作類檔案1.學(xué)生學(xué)籍管理：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、畢業(yè)登記表、學(xué)位授予材料等。2.學(xué)生獎懲管理：學(xué)生獎勵、處分文件，獎學(xué)金、助學(xué)金評定材料等。3.學(xué)生思想政治教育：學(xué)生思想狀況調(diào)查、心理健康教育、輔導(dǎo)員工作記錄等方面的檔案。4.學(xué)生社會實踐與志愿服務(wù)：學(xué)生社會實踐活動計劃、總結(jié)、實踐報告，志愿服務(wù)活動記錄等資料。（六）基建工作類檔案1.基建項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、竣工結(jié)算報告、工程決算審計報告等。（七）設(shè)備儀器類檔案1.設(shè)備儀器購置文件：設(shè)備儀器采購計劃、合同、發(fā)票、驗收報告等。2.設(shè)備儀器使用維護文件：設(shè)備儀器操作規(guī)程、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。3.設(shè)備儀器報廢文件：設(shè)備儀器報廢申請、審批文件、報廢清單等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份及時移交學(xué)校檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作按時完成。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況進行確定。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全完整。2.對檔案進行科學(xué)分類、編號、上架，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案檢索工具，如目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，提高檔案檢索效率。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、縮微處理、數(shù)字化存儲等，防止檔案損壞或丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，履行借閱手續(xù)，確保檔案在借閱過程中的安全。對歸還的檔案應(yīng)進行認(rèn)真檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用（一）利用范圍學(xué)校檔案主要為學(xué)校教學(xué)、科研、管理、決策等工作服務(wù)，同時也為社會有關(guān)方面提供利用。利用范圍包括查閱、借閱、出具證明等。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.校外單位或個人查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改刮擦、圈點批注、污損折疊，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。3.定期對檔案利用效果進行跟蹤調(diào)查，了解檔案利用者對檔案服務(wù)的滿意度，不斷改進檔案利用工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點、便于利用的原則，根據(jù)檔案的保管期限和價值，對已過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對于涉及學(xué)校重要歷史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)予以重點保留；對于一般性文件、重復(fù)文件、已失去查考利用價值的文件等，可考慮予以銷毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)學(xué)校應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動化管理和智能化服務(wù)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)校各類檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.電子文件管理：加強對學(xué)校電子文件的管理，建立電子文件歸檔制度，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，并按照檔案管理要求進行歸檔保存。4.檔案信息資源開發(fā)利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案信息進行深度挖掘和分析，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供決策支持和參考依據(jù)。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制