PAGE印刷廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)印刷廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于印刷廠各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則印刷廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映印刷廠的各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集印刷廠在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善印刷廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理印刷廠各類檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并將檔案及時(shí)移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、通知、指示等。印刷廠制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。合同檔案，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。生產(chǎn)流程記錄、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。原材料檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。3.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料、銷售合同等。廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案等。市場反饋信息、客戶投訴處理記錄等。4.其他檔案榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件等。重要活動(dòng)照片、視頻等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)做到隨辦隨歸，不得積壓。對于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、市場營銷類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字組合編號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份隨檔案一同存放。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏或損壞檔案材料。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，以保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.對重要的實(shí)物檔案，如印章、證書等，應(yīng)設(shè)立專門的專柜進(jìn)行保管，并做好登記和交接手續(xù)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案印刷廠設(shè)立、合并、分立、終止等重大事項(xiàng)的文件材料。年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表。重要的合同、協(xié)議等。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于印刷廠長期執(zhí)行的文件。2.長期保管的檔案一般的行政管理文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、市場營銷文件等。員工人事檔案中的重要材料。設(shè)備檔案中的主要技術(shù)資料。保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案一般性的事務(wù)文件、臨時(shí)性的報(bào)表等。保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.在清查過程中，應(yīng)檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合印刷廠的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。4.銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱印刷廠員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。涉及多個(gè)部門的檔案查閱，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)。2.外部查閱因工作需要，外單位人員查閱印刷廠檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)印刷廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并在檔案管理部門人員的陪同下查閱。查閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等檔案的，需經(jīng)印刷廠法定代表人批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或擅自復(fù)印檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時(shí)，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行摘錄或復(fù)制。摘錄或復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、摘錄或復(fù)制內(nèi)容等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立印刷廠檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對圖像進(jìn)行命名和分類，與紙質(zhì)檔案的編號(hào)和分類相對應(yīng)。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保與紙質(zhì)檔案和掃描圖像一致。4.掛接存儲(chǔ)將掃描后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄信息進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)可對檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行錄入和修改，同時(shí)支持批量導(dǎo)入功能，提高數(shù)據(jù)錄入效率。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)檢索、按關(guān)鍵詞檢索、按時(shí)間范圍檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并可設(shè)置借閱期限提醒功能。4.權(quán)限管理根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立檔案管理信息