PAGE醫(yī)院檔案管理制度細則一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負責全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護醫(yī)院的合法權(quán)益。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應的檔案管理人員，負責醫(yī)院檔案的日常管理工作。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負責醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全完整。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用率。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平。6.負責與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。7.參與醫(yī)院重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整準確。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面形成的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面的檔案。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等方面的檔案。4.護理管理類：包含護理工作制度、護理質(zhì)量管理、護理人員培訓等方面的檔案。5.教學管理類：有關(guān)醫(yī)院教學計劃、教學大綱、教學評估、學生管理等方面的檔案。6.科研管理類：涉及科研項目申報、科研成果管理、科研經(jīng)費管理等方面的檔案。7.設(shè)備管理類：包括醫(yī)院設(shè)備購置、使用、維護、報廢等方面的檔案。8.物資管理類：有關(guān)醫(yī)院物資采購、庫存管理、物資供應等方面的檔案。9.基建管理類：涵蓋醫(yī)院基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的檔案。10.聲像檔案類：包括醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的順序，用兩位阿拉伯數(shù)字表示，如“01”代表黨群工作類。對于二級類目，在類別代碼后加“.”和兩位阿拉伯數(shù)字表示，如“01.01”代表黨組織建設(shè)。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，一份2023年黨群工作類中黨組織建設(shè)方面的第5份檔案編號為：202301.010005。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.醫(yī)院員工個人在醫(yī)療、教學、科研等活動中形成的重要業(yè)務(wù)成果、論文、著作、科研報告等。3.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.醫(yī)院舉辦的各類會議、活動形成的文件、資料、照片等。5.醫(yī)院在基本建設(shè)、設(shè)備購置、物資采購等工作中產(chǎn)生的文件、資料、圖紙等。（二）歸檔要求1.各科室、部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合長期保存要求。3.歸檔的文件材料應按照檔案分類的要求進行整理，同一事由的文件應集中在一起，按照文件形成的先后順序排列。4.各科室、部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交醫(yī)院檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（三）收集與歸檔流程1.各科室、部門檔案收集人員對本科室、部門形成的檔案材料進行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、形成時間等信息。2.將整理好的檔案材料連同檔案移交清單一并提交給科室、部門負責人審核簽字。3.科室、部門負責人審核通過后，將檔案材料移交至醫(yī)院檔案管理部門。檔案管理部門接收人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量，核對無誤后在檔案移交清單上簽字確認。4.檔案管理部門對接收的檔案進行進一步整理、分類、編號、編目等工作，將檔案妥善保管。五、檔案的整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的順序進行整理，將同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件材料集中在一起，按照文件的文號、日期等順序排列。2.科技檔案：按照項目階段專業(yè)的順序進行整理，將同一項目、同一階段、同一專業(yè)的文件材料集中在一起，按照文件的形成時間順序排列。3.會計檔案：按照會計年度類別保管期限的順序進行整理，將同一會計年度、同一類別、同一保管期限的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等集中在一起，按照編號順序排列。4.聲像檔案：按照內(nèi)容時間載體的順序進行整理，將同一內(nèi)容、同一時間、同一載體的聲像資料集中在一起，按照編號順序排列。（三）編目要求1.編制檔案目錄：根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，包括全宗號、年度、類別、保管期限、文號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.編制檢索工具：為便于檔案的查找利用，編制多種檢索工具，如分類目錄、文號索引、主題索引、人名索引等。3.電子編目：建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，方便快捷地查詢檔案信息。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.醫(yī)院應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。（二）檔案保管1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份、加密存儲等。3.定期對檔案進行清點、核對，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。（三）檔案保護1.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。2.加強對檔案庫房的安全管理，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.定期對檔案保管設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。4.對電子檔案應采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客攻擊等措施，確保電子檔案的安全。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，不得損害醫(yī)院和他人的合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等工作為宗旨，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.審批登記原則：檔案利用必須經(jīng)過審批，并進行登記，確保檔案的安全和規(guī)范利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到醫(yī)院檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。查閱檔案時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其出具檔案證明材料，證明材料應加蓋醫(yī)院檔案管理部門印章。（三）利用流程1.查閱流程：利用者到醫(yī)院檔案管理部門提出查閱申請，填寫查閱登記表。檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，查找并提供相關(guān)檔案供利用者查閱。利用者查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應及時將檔案歸還原位。2.借閱流程：利用者填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室、部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)審批意見，將借閱的檔案交給利用者，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。利用者借閱檔案后，應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。借閱期滿后，利用者應按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如無問題，在檔案借閱登記簿上注明歸還時間。3.出具證明流程：利用者向醫(yī)院檔案管理部門提出出具檔案證明的申請，說明證明的內(nèi)容和用途。檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，查找相關(guān)檔案，核實檔案信息后，出具檔案證明材料，并加蓋醫(yī)院檔案管理部門印章。檔案證明材料應注明出具時間、證明內(nèi)容、檔案來源等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：醫(yī)院檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[規(guī)定年限]進行一次全面鑒定。2.依法鑒定原則：檔案鑒定工作應嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度進行。3.科學鑒定原則：采用科學的鑒定方法，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值、保存價值等因素，準確判斷檔案的存毀。（二）鑒定組織成立醫(yī)院檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性、準確性。2.檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值、科研價值、醫(yī)療價值等。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出存毀意見，填寫檔案鑒定意見書，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導審批后，確定需要銷毀的檔案清單。2.對需要銷毀的檔案，應進行造冊登記，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案服務(wù)流程，為醫(yī)院各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制、防火墻、防病毒等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：確定檔案數(shù)字化范圍，制定數(shù)字化方案。對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等操作，將數(shù)字化后的檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。對數(shù)字化后的檔案進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。2.系統(tǒng)操作流程：檔案管理人員通過檔案信息管理系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、編目、存儲共享等操作。利用者通過系統(tǒng)進行檔案的檢索、借閱、查閱等操作。