PAGE大廈檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大廈檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在大廈運(yùn)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大廈內(nèi)所有部門及相關(guān)人員在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：大廈檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映大廈建設(shè)、運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集與大廈相關(guān)的各類檔案資料，涵蓋各個(gè)方面，避免遺漏。4.保密性原則：對(duì)涉及大廈商業(yè)機(jī)密、敏感信息等檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善大廈檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理大廈各類檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案資料檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。6.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。7.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案資料的借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)。8.對(duì)檔案資料的利用效果進(jìn)行跟蹤和反饋，不斷改進(jìn)檔案資料管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案資料管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.在工作中形成的各類文件、資料等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，確保符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。4.配合檔案管理部門做好檔案資料的清查、核對(duì)、借閱等相關(guān)工作。三、檔案資料分類及歸檔范圍（一）工程建設(shè)檔案1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。4.工程合同：建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。5.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄等。6.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等。7.工程圖紙：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙。（二）設(shè)備設(shè)施檔案1.設(shè)備設(shè)施采購(gòu)文件：采購(gòu)合同、設(shè)備設(shè)施清單、技術(shù)協(xié)議等。2.設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試文件：安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)文件：運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄等。4.設(shè)備設(shè)施技術(shù)資料：設(shè)備設(shè)施說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修手冊(cè)等。（三）物業(yè)管理檔案1.物業(yè)接管驗(yàn)收資料：接管驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單等。2.物業(yè)服務(wù)合同：物業(yè)服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等。3.業(yè)主檔案：業(yè)主基本信息、房屋租賃合同、繳費(fèi)記錄等。4.物業(yè)維修檔案：維修工單、維修費(fèi)用清單等。5.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄等。6.安全管理檔案：安全檢查記錄、巡邏記錄、突發(fā)事件處理記錄等。7.綠化管理檔案：綠化養(yǎng)護(hù)記錄、植物清單等。（四）行政辦公檔案1.公文文件：上級(jí)文件、本單位發(fā)文、平行文等。2.會(huì)議文件：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。3.人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.證照檔案：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書(shū)等。6.行政事務(wù)檔案：辦公用品采購(gòu)記錄,、車輛使用記錄、固定資產(chǎn)清單等。（五）其他檔案1.大廈活動(dòng)檔案：活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)照片、視頻等。2.客戶投訴檔案：投訴記錄、處理結(jié)果等。3.與大廈相關(guān)的其他重要文件和資料。四、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，分別以紙質(zhì)和電子形式歸檔。3.檔案資料收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或糾正。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，確保整齊規(guī)范。3.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范，便于查找和管理。4.編制檔案資料目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。五、檔案資料歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程建設(shè)檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。2.設(shè)備設(shè)施檔案應(yīng)在設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試完畢或投入使用后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.物業(yè)管理檔案應(yīng)按月或按季度及時(shí)歸檔。4.行政辦公檔案應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，將檔案資料進(jìn)行上架存放，并更新檔案目錄。六、檔案資料保管（一）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案資料包括：大廈建設(shè)項(xiàng)目的重要文件、涉及大廈產(chǎn)權(quán)和權(quán)益的文件、具有歷史價(jià)值和重要意義的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料保管期限為[X]年，包括工程建設(shè)檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、物業(yè)管理檔案等中具有重要參考價(jià)值的文件。4.短期保管的檔案資料保管期限為[X]年，主要是行政辦公檔案中一般性的文件和資料。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案資料存放安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的檔案資料。（三）保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施處理。2.對(duì)電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。七、檔案資料利用（一）利用范圍1.大廈內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.外部單位因合法合規(guī)的原因，經(jīng)大廈管理部門批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案資料。3.涉及大廈商業(yè)機(jī)密、敏感信息等檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和利用。（二）利用程序1.大廈內(nèi)部人員查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以辦理，并登記查閱或借閱的檔案資料信息。3.查閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出。如需借閱，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)提交查閱或借閱申請(qǐng)函，注明查閱或借閱的目的、范圍、期限等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)大廈管理部門審核批準(zhǔn)后，按照大廈內(nèi)部人員查閱、借閱程序辦理手續(xù)。5.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。如需復(fù)制檔案資料應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行跟蹤，了解利用效果，及時(shí)收集利用者的反饋意見(jiàn)。2.根據(jù)利用效果跟蹤情況，對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，不斷提高檔案資料的服務(wù)質(zhì)量和利用價(jià)值。八、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案資料的存毀。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)編