PAGE企業(yè)檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，確保檔案信息資源的整合與共享，避免重復(fù)建設(shè)和信息孤島。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密法律法規(guī)，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。3.便捷高效原則充分利用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全企業(yè)檔案信息化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案信息化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的選型、建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)工作。3.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，并將檔案信息錄入檔案信息系統(tǒng)。4.負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)各部門檔案信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案信息化培訓(xùn)和宣傳工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理工作，制定檔案信息安全策略，采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息安全。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持和保障，確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的選型、建設(shè)和維護(hù)工作，參與制定檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)交換工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。4.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技術(shù)工作，保障檔案信息系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交至檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)本部門檔案信息化管理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和利用等工作，確保檔案信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和有效。3.配合檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)和管理工作，遵守檔案信息化管理制度和業(yè)務(wù)流程，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（一）硬件設(shè)施1.配備滿足檔案信息化管理需求的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，并確保其性能穩(wěn)定、可靠。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.根據(jù)檔案信息化管理工作的需要，合理配置檔案數(shù)字化加工設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音錄像設(shè)備等，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。（二）軟件設(shè)施1.選用符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、功能完善、安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等功能，并支持多格式檔案的存儲(chǔ)和管理。3.建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在企業(yè)內(nèi)部各部門之間的共享和利用，提高檔案信息資源的利用效率。（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施1.構(gòu)建安全可靠的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)傳輸安全。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露，保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行穩(wěn)定，滿足檔案信息化管理工作的需要。四、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)企業(yè)具有長期保存價(jià)值的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。2.優(yōu)先對(duì)利用率高、查閱頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的全面數(shù)字化管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.掃描錄入采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.質(zhì)量審核對(duì)數(shù)字化后的檔案圖像和數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量審核，確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、無誤。4.存儲(chǔ)管理將審核合格的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)索引，便于檔案的檢索和利用。（三）數(shù)字化質(zhì)量要求1.掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，對(duì)于文字清晰、信息完整的檔案，可適當(dāng)降低分辨率，但不得低于150dpi。2.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無黑邊、白邊、偏斜、模糊等現(xiàn)象，圖像色彩應(yīng)與原件一致。3.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。五、檔案信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與選型1.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循企業(yè)信息化建設(shè)的總體戰(zhàn)略和規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際需求，進(jìn)行系統(tǒng)選型和設(shè)計(jì)。2.在系統(tǒng)選型過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、可靠性、兼容性等因素，選擇具有良好口碑和技術(shù)支持的軟件產(chǎn)品。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)架構(gòu)和開發(fā)方法，確保系統(tǒng)的先進(jìn)性、擴(kuò)展性和可維護(hù)性。（二）系統(tǒng)實(shí)施與上線1.制定檔案信息系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，明確系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度安排和責(zé)任人等，確保系統(tǒng)實(shí)施工作有序進(jìn)行。2.在系統(tǒng)實(shí)施過程中，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)功能滿足企業(yè)檔案管理需求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，用戶能夠熟練使用系統(tǒng)。3.系統(tǒng)上線前，應(yīng)進(jìn)行全面的系統(tǒng)驗(yàn)收工作，確保系統(tǒng)符合設(shè)計(jì)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，能夠正式投入使用。（三）系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)1.建立檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的職責(zé)、流程和要求，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的性能和安全性。3.根據(jù)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和功能擴(kuò)展，滿足企業(yè)不斷增長的檔案管理需求。（四）系統(tǒng)安全管理1.制定檔案信息系統(tǒng)安全策略，明確系統(tǒng)安全管理的目標(biāo)、原則和措施，確保系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行。2.采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等安全技術(shù)手段，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露，保障檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患，確保系統(tǒng)安全防護(hù)措施的有效性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)用戶的安全管理，規(guī)范用戶操作行為，定期進(jìn)行用戶安全培訓(xùn)和教育，提高用戶的安全意識(shí)和防范能力。六、檔案信息資源管理（一）檔案收集與整理1.明確檔案收集的范圍、渠道和要求，確保企業(yè)各類檔案能夠及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)組織體系，便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集和管理，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案建立有效關(guān)聯(lián)。（二）檔案鑒定與保管期限劃分1.按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處置。3.建立檔案保管期限動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和檔案利用情況，適時(shí)調(diào)整檔案的保管期限。（三）檔案檢索與利用1.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立完善的檢索體系，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類號(hào)、日期等檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，通過編制檔案編研資料、提供專題信息服務(wù)等方式，為企業(yè)決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等工作提供有力支持。七、檔案信息化培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理工作的需要，制定年度檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、方式和時(shí)間安排等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案信息化管理的各個(gè)方面，包括檔案信息系統(tǒng)操作、檔案數(shù)字化處理、檔案信息安全等內(nèi)容，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)用性。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展檔案信息化培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操等多種形式，確保培訓(xùn)效果。2.培訓(xùn)師資可邀請(qǐng)檔案管理專家、信息技術(shù)人員或系統(tǒng)供應(yīng)商技術(shù)支持人員擔(dān)任，確保培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性和權(quán)威性。3.建立培訓(xùn)檔案，記錄培訓(xùn)人員、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績等信息，作為員工檔案信息化培訓(xùn)的依據(jù)。（三）宣傳工作1.加強(qiáng)檔案信息化管理的宣傳工作，通過企業(yè)內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種渠道，宣傳檔案信息化管理的重要性和作用，提高員工對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。2.及時(shí)發(fā)布檔案信息化管理工作的動(dòng)態(tài)和成果，展示檔案信息化建設(shè)的成效，營造良好的檔案信息化管理工作氛圍。八、檔案信息化監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)企業(yè)各部門檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、數(shù)字化、信息系統(tǒng)運(yùn)行、安全管理等方面。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄，并下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.跟蹤整改情況，對(duì)整改不力的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將整改情況納入部門績效考核。（二）績效考核1.制定檔案信息化管理工作績效考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核方式，對(duì)企業(yè)各部門檔案信息化管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括檔案管理工作的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、安全性等方