PAGE高中教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校高中教育檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校高中部各年級、各部門在教育教學(xué)、行政管理、學(xué)生管理等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案室歸口管理全校檔案工作，各部門負責本部門文件材料的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則對涉及國家機密、學(xué)校機密及個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案庫房各類檔案的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出檔案。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)、分析，向上級主管部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識。（二）各部門檔案工作小組1.各部門成立檔案工作小組，由部門負責人擔任組長，指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.負責本部門日常工作中文件材料的積累、整理，按照學(xué)校檔案分類方案進行分類、編號，定期向檔案室移交檔案。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類與編號（一）分類方法我校高中教育檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治教育等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等文件。3.教學(xué)管理類：涉及教學(xué)計劃、課程安排、教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、考試管理等教學(xué)業(yè)務(wù)文件。4.學(xué)生管理類：包含學(xué)生學(xué)籍管理、獎懲、招生、畢業(yè)等學(xué)生工作相關(guān)文件。5.教師業(yè)務(wù)類：教師的教學(xué)教案、教學(xué)成果、業(yè)務(wù)考核、培訓(xùn)進修等文件材料。6.教材建設(shè)類：教材編寫、選用、審查等方面的文件。7.教育科研類：學(xué)校承擔的各級各類教育科研項目、課題研究等相關(guān)材料。8.財務(wù)工作類：學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算、收支賬目、資產(chǎn)清查等文件。9.后勤管理類：學(xué)校后勤保障、校園建設(shè)、物資采購、安全保衛(wèi)等方面的文件。10.聲像實物類：學(xué)校工作中形成的照片、錄音、錄像、實物等檔案資料。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號為：2023黨群001。1.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如2023年。2.類別：用漢字表示檔案分類的大類名稱，如“黨群”“行政”等。3.流水號：用三位阿拉伯數(shù)字表示，從001開始依次編號，按檔案形成時間順序排列。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，負責本部門檔案材料的及時收集。2.檔案收集范圍包括本部門在工作活動中形成的各種文件、資料、圖表、記錄等，凡具有保存價值的均應(yīng)收集歸檔。3.對上級部門發(fā)來的文件，要及時登記、傳閱，并將原件及相關(guān)處理結(jié)果收集歸檔。4.各部門在承辦重要會議、活動、項目等工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時整理收集，確保檔案的完整性。（二）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照檔案分類方案進行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，對破損或褪色的文件要進行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊不清的要進行辨認或抄錄。3.去除文件材料上的金屬物，以A4紙為標準進行折疊或裁剪，對大于A4紙的圖表、圖紙等要進行折疊或粘貼。4.按照檔案裝訂要求，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責任者等項目，做到準確、清晰。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門每年應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向檔案室移交。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、起止時間等信息。2.檔案室對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.經(jīng)雙方簽字確認后，完成檔案移交手續(xù)。《檔案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）檔案裝具1.使用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)標明檔案類別、年度、起止日期、保管期限等信息，并在盒脊上填寫全宗號、目錄號、案卷號等編號。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管檔案本校制定的重要規(guī)章制度、規(guī)劃、計劃、總結(jié)等文件。本校召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的主要文件材料。本校機構(gòu)演變、人事任免等重要文件。本校的歷史沿革、大事記等文件。上級主管部門頒發(fā)的具有長期保存價值的文件。涉及學(xué)校權(quán)益和重要資產(chǎn)的文件。2.定期保管檔案本校一般性的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等文件，保管期限為10年。本校日常教學(xué)、管理工作中形成的一般性文件材料，保管期限為30年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查結(jié)果進行詳細記錄，填寫《檔案清查登記表》。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。七、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱重要檔案須經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準。3.學(xué)生查閱本人檔案，須經(jīng)班主任同意，由檔案室工作人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，說明查閱目的和范圍。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要借閱檔案，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員原則上不借閱本校檔案，特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過一周。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案室工作人員應(yīng)及時催還。2.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點審查其是否涉及學(xué)校機密、個人隱私等特殊情況，如有此類情況，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組編制《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的類別、年度、題名、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，