PAGE投標合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司投標合同檔案的管理，確保投標合同檔案的完整性、準確性和安全性，提高公司投標合同管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有投標合同檔案的管理，包括投標文件、中標通知書、合同文本及相關(guān)補充協(xié)議、變更協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：投標合同檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照投標合同的類別、性質(zhì)、時間等因素進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強投標合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全。4.高效利用原則：充分發(fā)揮投標合同檔案的作用，提高檔案的利用效率，為公司的經(jīng)營決策提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善投標合同檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)投標合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對投標合同檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。5.負責(zé)向公司內(nèi)部有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.負責(zé)對涉及公司商業(yè)秘密的投標合同檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門投標合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好投標合同檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供檔案查閱、借閱所需的相關(guān)材料。4.負責(zé)對本部門保管的投標合同檔案進行定期清查、核對，確保檔案的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)投標合同檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負責(zé)檔案信息的統(tǒng)計和分析工作，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理情況。6.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢和指導(dǎo)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.投標文件：包括投標函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、投標報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。2.中標通知書：由招標人發(fā)出的中標通知文件。3.合同文本：包括合同協(xié)議書、通用條款、專用條款、附件等。4.相關(guān)補充協(xié)議、變更協(xié)議：在合同履行過程中簽訂的補充協(xié)議、變更協(xié)議等。5.與投標合同有關(guān)的其他文件資料，如會議紀要、往來函件、驗收報告等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在投標合同簽訂或履行完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。2.提交的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的文件資料后，應(yīng)及時進行整理。2.按照投標合同的類別、性質(zhì)、時間等因素進行分類，確定檔案的保管期限。3.對每份文件資料進行編號、編目，編制檔案目錄清單。4.對文件資料進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，及時將投標合同檔案進行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列，存放于專門的檔案柜或檔案庫房內(nèi)。3.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用檔案。（二）保管期限1.投標合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的投標合同檔案；對公司具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案包括：一般的投標合同檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：臨時性的投標合同檔案，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和更新。4.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并做好登記工作。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要查閱投標合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要借閱投標合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）保密規(guī)定1.查閱、借閱涉及公司商業(yè)秘密的投標合同檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)加強對涉及商業(yè)秘密檔案的管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露的情況，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。六、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對投標合同檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，上報給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，為公司的檔案管理決策提供依據(jù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的投標合同檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責(zé)人牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。5.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄工作。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，保存期限為[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司投標合同檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)投標合同檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能的信息化管理。（三）信息化安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)