PAGE設(shè)計(jì)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及設(shè)計(jì)技術(shù)工作所形成的檔案資料管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、設(shè)計(jì)變更記錄、項(xiàng)目文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計(jì)技術(shù)檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映設(shè)計(jì)技術(shù)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：涵蓋設(shè)計(jì)技術(shù)工作全過程的各類檔案資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密措施，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)計(jì)技術(shù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂設(shè)計(jì)技術(shù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。3.負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的保管，確保檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.按照規(guī)定提供設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定和銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）設(shè)計(jì)技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，建立檔案交接記錄，確保檔案傳遞過程的規(guī)范和有序。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目組成員及時(shí)整理和歸檔項(xiàng)目相關(guān)的設(shè)計(jì)技術(shù)資料，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.項(xiàng)目結(jié)束后，組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合歸檔要求后向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和說明。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計(jì)前期資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。2.設(shè)計(jì)過程資料：設(shè)計(jì)圖紙（初步設(shè)計(jì)圖、施工圖等）、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)說明、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知等。3.用戶反饋資料：用戶意見、使用報(bào)告、質(zhì)量反饋等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收資料：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、測試報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照設(shè)計(jì)項(xiàng)目、專業(yè)類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于識(shí)別和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，并按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行合理排列。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或密集架中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，建立電子檔案目錄索引，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的設(shè)計(jì)技術(shù)檔案，可采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時(shí)保管，確保檔案的安全性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大項(xiàng)目、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括重要的設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案：一般為1年至10年，如一般性的項(xiàng)目文檔、臨時(shí)文件等。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)受損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的可讀性和可用性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)計(jì)技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容，不得在檔案上批注、涂改、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)借閱情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司商業(yè)秘密或技術(shù)機(jī)密以及法律法規(guī)規(guī)定限制查閱的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱和使用。2.外單位因工作需要查閱或借閱公司設(shè)計(jì)技術(shù)檔案的，應(yīng)提前與公司聯(lián)系，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并由公司指定專人陪同查閱或借閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設(shè)計(jì)技術(shù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案是否需要銷毀。2.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保其保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的設(shè)計(jì)技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。