PAGE規(guī)劃局檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃局檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃局檔案室工作人員、查閱利用檔案的相關(guān)人員以及因工作需要接觸檔案信息的其他人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，采取有效措施防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：保密工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息接觸最小化。4.全程管控原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的保密工作，制定和完善保密制度，并組織實施。2.定期對檔案室保密工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.協(xié)調(diào)處理檔案保密工作中的重大事項，向上級領(lǐng)導(dǎo)報告保密工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，負(fù)責(zé)檔案的日常管理，確保檔案的安全與完整。2.對檔案信息進(jìn)行分類、編號、存儲，做好檔案的整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱權(quán)限，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.對檔案管理過程中的保密情況進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。（三）查閱利用檔案人員職責(zé)1.查閱利用檔案時，必須遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。2.妥善保管所查閱利用的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，用后及時歸還檔案室。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險，應(yīng)及時向檔案室管理人員報告。三、檔案收集與整理保密要求（一）收集1.在檔案收集過程中，相關(guān)工作人員要注意對涉及保密內(nèi)容的檔案進(jìn)行特別標(biāo)注和妥善保管，防止在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息泄露。2.對于從外單位接收的檔案，要與對方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）整理1.檔案管理人員在整理檔案時，要嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行操作，避免在整理過程中誤將保密信息暴露。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，要單獨(dú)整理存放，并有明顯的保密標(biāo)識。四、檔案保管保密措施（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存儲。2.庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，進(jìn)入庫房必須經(jīng)過授權(quán)并登記。3.庫房內(nèi)的檔案應(yīng)分類存放，按照保密等級進(jìn)行排列，便于管理和查找。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.對存儲檔案的硬盤、光盤、磁帶等介質(zhì)要進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期備份，異地存放。2.存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明保密標(biāo)識，存儲重要檔案的介質(zhì)要加密存儲，并設(shè)置訪問密碼。3.報廢的存儲介質(zhì)要進(jìn)行徹底銷毀，防止信息恢復(fù)。（三）檔案保密標(biāo)識1.對涉及保密的檔案，應(yīng)在檔案封面、卷內(nèi)目錄等顯著位置標(biāo)注保密標(biāo)識，標(biāo)明保密等級、保密期限等信息。2.保密標(biāo)識應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，清晰、準(zhǔn)確、易于識別。五、檔案查閱與借閱保密規(guī)定（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，必須填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員嚴(yán)格遵守保密制度。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、批注，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)制檔案，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.借閱檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，借閱申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人和局領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員要妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。歸還檔案時，檔案室管理人員要認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，要及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用保密要求（一）內(nèi)部使用1.規(guī)劃局內(nèi)部各部門利用檔案信息開展工作時，要嚴(yán)格按照保密制度使用，不得將檔案信息用于非工作目的。2.如需在內(nèi)部會議、文件等中引用檔案信息，必須經(jīng)過檔案室審核，確保引用內(nèi)容符合保密要求。（二）對外提供1.因工作需要對外提供檔案信息的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保提供的信息不涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容。2.對外提供檔案信息時，要與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。七、檔案傳輸與共享保密規(guī)定（一）傳輸1.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息時，必須采取加密措施，確保傳輸過程中的信息安全。2.嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及保密的檔案信息，如需傳輸，應(yīng)使用專用的加密傳輸渠道。（二）共享1.檔案信息共享應(yīng)遵循最小化原則，嚴(yán)格限定共享范圍和共享人員。2.共享檔案信息時，要對共享信息進(jìn)行加密處理，并與共享人員簽訂保密協(xié)議。八、檔案銷毀保密程序（一）鑒定1.定期對超過保管期限或已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。（二）審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫銷毀申請表，報檔案室負(fù)責(zé)人、局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，方可進(jìn)行銷毀操作。（三）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對銷毀情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。九、保密監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施落實情況、人員遵守保密制度情況等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報檔案室負(fù)責(zé)人。（二）不定期抽查1.檔案室負(fù)責(zé)人或上級主管部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案室保密工作進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、查閱借閱記錄、保密標(biāo)識等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密制度的行為，要視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括批評教育、警告、罰款、辭退等。2.如因違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露，給規(guī)劃局造成損失的，要依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。十、保密教育與培訓(xùn)（一）新員工入職培訓(xùn)1.新員工入職時，要進(jìn)行保密教育與培訓(xùn)，使其了解規(guī)劃局檔案室的保密制度和工作要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案管理保密知識、保密意識等，培訓(xùn)時間不少于[X]小時。（二）定期培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員和涉及檔