PAGE巡撫衙門(mén)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)巡撫衙門(mén)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政管理、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于巡撫衙門(mén)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。巡撫衙門(mén)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映巡撫衙門(mén)的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則。全面收集、整理巡撫衙門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立巡撫衙門(mén)檔案管理處，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全衙門(mén)的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本衙門(mén)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)巡撫衙門(mén)各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系。3.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。5.對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（二）各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案管理人員各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本機(jī)構(gòu)在工作中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行初步整理，分類(lèi)歸檔。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與巡撫衙門(mén)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.巡撫衙門(mén)制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、請(qǐng)示批復(fù)、調(diào)研材料等。4.反映巡撫衙門(mén)重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持齊全完整，不得擅自截留、銷(xiāo)毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段分類(lèi)整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度類(lèi)別分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案按照形成時(shí)間內(nèi)容分類(lèi)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理處應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔衛(wèi)生。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映巡撫衙門(mén)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本衙門(mén)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映巡撫衙門(mén)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本衙門(mén)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本衙門(mén)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，材質(zhì)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找。（四）檔案保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，確保檔案庫(kù)房安全。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立巡撫衙門(mén)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本衙門(mén)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀登記檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。（五）銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚毀、粉碎等，并確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）查閱服務(wù)1.本衙門(mén)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱服務(wù)1.外單位因工作需要借閱本衙門(mén)檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提交借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議要求，妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱期滿(mǎn)，借閱單位應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（三）檔案信息開(kāi)發(fā)利用檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)編寫(xiě)檔案資料匯編、專(zhuān)題研究報(bào)告等形式，為巡撫衙門(mén)的行政管理、決策咨詢(xún)、歷史研究等提供服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的檢索和利用效率。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的巡撫衙門(mén)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)注、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，并實(shí)現(xiàn)與巡撫衙門(mén)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)接，方便工作人員查閱和利用檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶(hù)認(rèn)證等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)巡撫衙門(mén)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)全衙門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化管理工作的推進(jìn)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）檢查方式監(jiān)督檢查