PAGE檔案夾分類管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案夾分類管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，進行科學(xué)合理的分類，便于檔案的管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對涉及公司機密的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：檔案分類應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案夾分類標準（一）行政檔案類1.公司文件：包括公司章程、公司制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。2.行政事務(wù)：如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理、辦公區(qū)域維護等相關(guān)文件。3.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升、培訓(xùn)、考核等人事資料。4.資質(zhì)證照：公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、各類資質(zhì)證書等。（二）財務(wù)檔案類1.會計憑證：各類原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)分析報告。4.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、發(fā)票存根等。5.財務(wù)預(yù)算與決算：年度財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)資料。（三）業(yè)務(wù)檔案類1.市場營銷：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制、設(shè)備維護等相關(guān)文件。3.研發(fā)創(chuàng)新：研發(fā)項目立項報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請資料等。4.采購供應(yīng)：采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同、到貨驗收記錄等。5.物流配送：物流發(fā)貨單、運輸記錄、倉儲管理資料等。（四）項目檔案類（針對特定項目設(shè)立單獨檔案夾）1.項目立項文件：項目可行性研究報告、立項批復(fù)等。2.項目規(guī)劃與設(shè)計：項目規(guī)劃書、設(shè)計圖紙、技術(shù)方案等。3.項目實施過程資料：項目進度報告、會議紀要、變更記錄、質(zhì)量檢驗報告等。4.項目驗收資料：驗收申請、驗收報告、項目成果總結(jié)等。（五）客戶檔案類1.重要客戶資料：客戶基本信息、合作歷史、交易記錄、客戶評價等。2.客戶投訴與處理：客戶投訴記錄、處理結(jié)果、反饋意見等。（六）合同檔案類1.銷售合同：與客戶簽訂的各類銷售合同。2.采購合同：與供應(yīng)商簽訂的采購合同。3.租賃合同：辦公場地、設(shè)備等租賃合同。4.其他合同：如技術(shù)合作合同、服務(wù)合同等。三、檔案夾編號規(guī)則（一）編號方法采用“大類代碼+小類代碼+流水號”的編號方式。1.大類代碼：用大寫字母表示，如行政檔案類為“XZ”，財務(wù)檔案類為“CW”，業(yè)務(wù)檔案類為“YW”，項目檔案類為“XM”，客戶檔案類為“KH”，合同檔案類為“HT”。2.小類代碼：在大類代碼后用兩位數(shù)字表示小類，如行政檔案類中的公司文件為“XZ01”，人事檔案為“XZ03”等。3.流水號：用四位數(shù)字表示，從0001開始依次編號。（二）編號示例例如，行政檔案類中的公司制度文件，編號為“XZ010001”；財務(wù)檔案類中的會計憑證，編號為“CW010001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.員工在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時整理并移交部門檔案管理人員。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由綜合管理部負責(zé)收集，并及時分發(fā)至相關(guān)部門。（二）整理步驟1.分類：按照檔案夾分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號：為每一份檔案資料賦予唯一的編號。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊裝訂，確保牢固、美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案夾分類順序排列存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查工作每年至少進行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。涉及公司機密的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱、借閱。（二）利用流程1.查閱申請：員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交綜合管理部。2.審批：綜合管理部對查閱申請進行審核，對于涉及機密的檔案，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準后，員工在綜合管理部指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改或損壞檔案資料。4.借閱申請：如需借閱檔案，員工應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.歸還：借閱期滿后，員工應(yīng)及時歸還檔案，綜合管理部應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案資料完整無損。七、檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格限制接觸人員范圍，并簽訂保密協(xié)議。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.因工作需要接觸機密檔案的人員，如違反保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.對違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無保存必要。（二）銷毀流程1.鑒定：由綜合管理部組織相關(guān)部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批：經(jīng)鑒定符合銷毀條件的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：審批通過后，由綜合管理部指定專人負責(zé)檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案徹底銷毀