PAGE科技檔案管理制度復印科技檔案管理制度——復印相關規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司科技檔案管理，規(guī)范科技檔案復印行為，確?？萍紮n案的安全與完整，有效發(fā)揮科技檔案在公司生產、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及科技檔案復印活動中的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保科技檔案復印工作合法合規(guī)進行。2.安全保密原則高度重視科技檔案的安全與保密，防止在復印過程中出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失、損壞等情況。3.規(guī)范有序原則明確復印流程和要求，保證科技檔案復印工作有序開展，提高工作效率。二、科技檔案的界定與范圍（一）科技檔案的定義科技檔案是公司在科研、生產、基建等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）涵蓋范圍1.科研項目檔案包括項目立項報告、研究方案、實驗數據、研究成果報告、知識產權相關文件等。2.產品研發(fā)檔案涵蓋產品設計圖紙、技術規(guī)格書、工藝文件、測試報告、質量檢驗記錄等。3.工程建設檔案有工程項目規(guī)劃設計文件、施工圖紙、施工記錄、竣工驗收資料等。4.設備儀器檔案包含設備采購合同、技術說明書、操作手冊、維護保養(yǎng)記錄、設備變更資料等。5.其他與科技活動相關的檔案如技術交流材料、技術引進文件、科技獎勵申報材料等。三、復印申請與審批（一）申請流程1.需求部門或個人填寫《科技檔案復印申請表》，詳細注明所需復印的科技檔案名稱、編號、復印用途、預計復印份數等信息。2.將申請表提交至本部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際需求對申請進行把關，確保申請合理合規(guī)。（二）審批權限1.一般性科技檔案復印申請由部門負責人審批通過后，即可前往檔案管理部門辦理復印手續(xù)。2.涉及重要、機密科技檔案的復印申請需經公司分管領導審批。檔案管理部門在收到經分管領導審批的申請表后，方可進行復印操作。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要立即復印科技檔案，可先電話向檔案管理部門說明情況，并口頭申請復印。隨后，在規(guī)定時間內（如一個工作日內）補齊書面申請表及相關審批手續(xù)。四、復印操作規(guī)范（一）檔案管理部門職責1.接收經審批的《科技檔案復印申請表》，核對申請信息與檔案原件是否一致。2.根據申請要求，安排專人負責復印工作，確保復印質量清晰、完整。3.對復印過程進行監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作。（二）復印設備與環(huán)境要求1.配備專業(yè)的復印設備，定期進行維護保養(yǎng)和性能檢測調試，確保設備正常運行，保證復印效果。2.復印工作應在專門的檔案復印室內進行，保持室內環(huán)境整潔、安靜，具備必要的安全防護設施，如防火、防潮、防蟲等設備。（三）復印數量與質量控制1.嚴格按照申請表上注明的復印份數進行復印，不得擅自增減。2.對于原件內容清晰、完整的，應確保復印件質量與原件一致，文字、圖表等信息清晰可辨。3.若原件存在模糊、破損等情況，檔案管理人員應及時與相關部門溝通，采取必要措施（如修復原件、補充相關信息等）后再進行復印，以保證復印件的準確性和可用性。（四）特殊復印要求1.對于涉及電子檔案的復印，應采用安全可靠的方式進行，確保電子檔案信息的完整性和保密性。如通過加密存儲介質拷貝、使用符合安全標準的電子文檔處理軟件進行轉換等方式進行復印操作。2.對于有特殊保密要求的科技檔案，如絕密級檔案，應采取專門的保密復印措施，如在專門的保密場所由指定人員進行復印，并對復印過程進行全程監(jiān)控和記錄。五、復印檔案的使用與歸還（一）使用規(guī)定1.使用部門或個人應嚴格按照申請用途使用復印的科技檔案，不得擅自將其用于其他無關目的。2.在使用過程中，要妥善保管復印檔案，防止丟失、損壞、涂改等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)復印檔案有損壞或丟失跡象，應及時向檔案管理部門報告。（二）歸還要求1.使用完畢后，使用部門或個人應及時將復印檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案數量、完整性及使用情況等。2.如發(fā)現(xiàn)復印檔案有缺頁、損壞等情況，使用部門或個人應承擔相應責任，并配合檔案管理部門采取補救措施。六、安全與保密措施（一）安全防護1.檔案管理部門應加強對復印場所的安全管理，配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入復印區(qū)域。2.對復印設備進行定期維護和安全檢查，確保設備運行安全，防止因設備故障引發(fā)安全事故。（二）保密管理1.嚴格限制接觸復印科技檔案的人員范圍，僅限于經過審批的申請人員及檔案管理部門相關工作人員。2.檔案管理人員應對復印過程中涉及的檔案信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的科技檔案，應采取更嚴格的保密措施，如簽訂保密協(xié)議等。3.禁止在復印場所內討論、傳播復印檔案中的敏感信息，并對復印設備存儲的臨時文件進行定期清理，防止信息殘留泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司檔案管理部門定期對科技檔案復印工作進行自查，檢查申請審批流程是否規(guī)范、復印操作是否符合要求、檔案使用與歸還情況是否良好等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并記錄整改情況，形成內部監(jiān)督檢查報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關科技檔案復印工作的資料和情況說明。2.根據外部監(jiān)督檢查意見，及時改進工作中存在的不足，完善科技檔案復印管理制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自復印科技檔案。2.擅自擴大復印范圍或改變復印用途。3.在復印過程中違反安全保密規(guī)定，導致檔案信息泄露、丟失、損壞等。4.未按規(guī)定使用和歸還復印檔案。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕未造成嚴重后果的，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予通報批評、扣發(fā)績效獎金、降職降薪等處理。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。九、