PAGE門診統(tǒng)籌檔案管理制度一、總則（一）目的為加強門診統(tǒng)籌檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在門診統(tǒng)籌業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括參保人員信息檔案、門診就醫(yī)記錄檔案、費用結(jié)算檔案、政策文件檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映門診統(tǒng)籌業(yè)務(wù)的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對涉及參保人員隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、使用和管理。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善門診統(tǒng)籌檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理門診統(tǒng)籌檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門在門診統(tǒng)籌業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門的檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，及時為利用者提供檔案信息。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保人員的基本信息資料，包括身份證、戶口本、醫(yī)?？ǖ葟?fù)印件及相關(guān)變更記錄。2.門診就醫(yī)的掛號憑證、病歷、檢查檢驗報告、診斷證明、處方箋等。3.費用結(jié)算的發(fā)票、清單、結(jié)算單等。4.門診統(tǒng)籌相關(guān)的政策文件、通知、規(guī)定、業(yè)務(wù)報表等。5.其他與門診統(tǒng)籌業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類?？煞譃閰⒈Ｈ藛T檔案類、門診就醫(yī)檔案類、費用結(jié)算檔案類、政策文件檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門，交接時雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，不符合要求的應(yīng)退回業(yè)務(wù)部門重新整理。3.按照檔案分類編號順序進行歸檔，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.參保人員檔案：長期保管，直至參保人員終止參保關(guān)系后一定期限（如[X]年）。2.門診就醫(yī)檔案：根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。3.費用結(jié)算檔案：保管期限為[X]年。4.政策文件檔案：長期保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，確保通風、防潮防蟲。2.電子檔案：存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行定期備份，備份介質(zhì)異地存放。同時建立電子檔案的索引和目錄，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱門診統(tǒng)籌檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及參保人員隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴格限定在工作必需的范圍內(nèi)，并經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表進行審核，符合條件的提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱門診統(tǒng)籌檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫借閱申請表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員將檔案交給借閱人員，并做好借閱登記，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案，并按時歸還。歸還時檔案管理人員應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員責任。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對門診統(tǒng)籌檔案進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案信息徹底消除。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)門診統(tǒng)籌檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括參保人員信息、門診就醫(yī)記錄、費用結(jié)算等數(shù)據(jù)。2.檔案存儲：建立安全可靠的電子檔案存儲系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行集中存儲和管理。3.檢索查詢：提供便捷的檢索查詢功能，可根據(jù)檔案編號、姓名、日期等多種條件進行快速檢索。4.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和登記管理。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為管理決策提供支持。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。3.做好電子檔案的備份工作，并定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.公司/組織內(nèi)部審計等部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收