PAGE創(chuàng)衛(wèi)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)創(chuàng)衛(wèi)工作檔案管理，確保創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為創(chuàng)衛(wèi)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有與創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)的檔案管理活動(dòng)，包括但不限于創(chuàng)衛(wèi)工作規(guī)劃、實(shí)施方案、檢查記錄、整改報(bào)告、宣傳資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：創(chuàng)衛(wèi)工作檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映創(chuàng)衛(wèi)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，不得弄虛作假。3.分類規(guī)范原則：按照創(chuàng)衛(wèi)工作的內(nèi)容和性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善創(chuàng)衛(wèi)工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管創(chuàng)衛(wèi)工作檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好記錄。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門創(chuàng)衛(wèi)工作文件、資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管工作。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.創(chuàng)衛(wèi)工作規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、實(shí)施方案等指導(dǎo)性文件。2.創(chuàng)衛(wèi)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.創(chuàng)衛(wèi)工作檢查、考核、評(píng)估等相關(guān)資料，包括檢查記錄、評(píng)分表、整改通知書等。4.創(chuàng)衛(wèi)工作整改報(bào)告、復(fù)查記錄等。5.創(chuàng)衛(wèi)工作宣傳資料，如宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、新聞報(bào)道等。6.創(chuàng)衛(wèi)工作培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。7.創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)的圖片、影像資料。8.其他與創(chuàng)衛(wèi)工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門創(chuàng)衛(wèi)工作中形成的文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需收集復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對(duì)收集的文件、資料進(jìn)行初步整理，確保其完整、清潔、無破損。（三）整理方法1.分類：按照創(chuàng)衛(wèi)工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、環(huán)境衛(wèi)生類、健康教育類、病媒生物防制類、食品安全類、公共衛(wèi)生類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度創(chuàng)衛(wèi)工作檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。（二）保管期限1.創(chuàng)衛(wèi)工作檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括創(chuàng)衛(wèi)工作規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、實(shí)施方案、重大事件記錄、重要會(huì)議紀(jì)要等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括創(chuàng)衛(wèi)工作檢查、考核、評(píng)估等相關(guān)資料，以及整改報(bào)告、復(fù)查記錄等。保管期限一般為10年。4.短期保管的檔案主要包括創(chuàng)衛(wèi)工作宣傳資料、培訓(xùn)資料等。保管期限一般為3年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱創(chuàng)衛(wèi)工作檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱創(chuàng)衛(wèi)工作檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議。借閱協(xié)議應(yīng)明確借閱期限、借閱人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求借閱人進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。如采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀日期、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立創(chuàng)衛(wèi)工作檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，為公司/組織內(nèi)部各部門提供便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障：建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正