PAGE檔案柜管理制度魔板一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本檔案柜管理制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度所指檔案包括公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，涵蓋但不限于行政文件、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用，提高工作效率，同時(shí)確保檔案的安全和保密。二、檔案柜管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案柜管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案柜的選型、配置及維護(hù)管理，確保檔案柜的正常使用。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，并將檔案妥善存放在檔案柜中。4.負(fù)責(zé)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，方便查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。8.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案的清查盤點(diǎn)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向綜合管理部門申請(qǐng)檔案查閱、借閱，并妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的宣傳和教育，提高員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案柜管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案信息，為公司內(nèi)部各部門及員工提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告，配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.做好檔案管理的保密工作，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。6.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)，提高檔案管理水平。三、檔案柜的配置與管理（一）檔案柜的選型與配置1.根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，綜合考慮檔案數(shù)量、種類、保存期限等因素，選擇合適的檔案柜類型和規(guī)格。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案柜的配置應(yīng)滿足公司各部門檔案存放的需要，合理規(guī)劃?rùn)n案柜的布局，便于檔案的分類存放和管理。同時(shí)，應(yīng)預(yù)留一定的空間，以備未來(lái)檔案數(shù)量增加時(shí)使用。（二）檔案柜的標(biāo)識(shí)與編號(hào)1.對(duì)每一組檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、易于識(shí)別，并在檔案柜顯著位置標(biāo)明。編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持一致，便于管理和查詢。2.根據(jù)檔案的分類，在檔案柜內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案的類別、存放范圍等信息，方便檔案的查找和存放。（三）檔案柜的維護(hù)與保養(yǎng)1.定期對(duì)檔案柜進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案柜的正常使用。檢查內(nèi)容包括檔案柜的外觀是否完好、柜門是否能夠正常開(kāi)關(guān)、鎖具是否靈活有效等。2.保持檔案柜的清潔衛(wèi)生，定期擦拭檔案柜表面，防止灰塵、污漬等對(duì)檔案柜造成損害。3.對(duì)檔案柜的五金配件進(jìn)行定期保養(yǎng)，如涂抹潤(rùn)滑油等，確保其使用壽命。發(fā)現(xiàn)檔案柜存在損壞或故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部門進(jìn)行維修或更換。4.根據(jù)檔案管理的需要，適時(shí)對(duì)檔案柜進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，如調(diào)整檔案柜的存放位置、更換檔案柜的標(biāo)識(shí)等，以提高檔案管理的效率和便利性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集的范圍與要求1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案材料，確保檔案的完整性。檔案材料應(yīng)包括但不限于文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相符，不得遺漏重要信息。同時(shí)，應(yīng)注意收集檔案的原始材料，避免使用復(fù)印件或傳真件代替原件。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，并及時(shí)移交綜合管理部門。各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理的方法與步驟1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查詢。一般可按照行政、財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等類別進(jìn)行一級(jí)分類，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，按照一定的順序進(jìn)行編排。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞檔案。對(duì)于紙張較大或較厚的檔案，可采用折疊或裁剪等方式進(jìn)行處理，使其符合裝訂要求。4.在檔案首頁(yè)附上檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查閱和檢索。同時(shí)，應(yīng)將檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。五、檔案的存放與保管（一）檔案存放的原則與方法1.按照檔案分類，將整理好的檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，并按照編號(hào)順序依次排列。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要檔案或機(jī)密檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等，確保檔案的安全。3.檔案存放應(yīng)遵循便于查閱和利用的原則，合理安排檔案的存放位置，避免頻繁移動(dòng)檔案。同時(shí)，應(yīng)預(yù)留一定的空間，便于檔案的補(bǔ)充和調(diào)整。（二）檔案保管的環(huán)境與條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。一般來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等，確保檔案的安全保存。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防止檔案損壞。（三）檔案保管的期限與鑒定1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重大事項(xiàng)的文件材料，公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告，重要的業(yè)務(wù)合同等。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)，一般性的業(yè)務(wù)合同，員工人事檔案等。短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時(shí)性的文件材料，一般性的報(bào)表等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱的程序與要求1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交給綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排查閱。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。（二）檔案借閱的程序與要求1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交給綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案交給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管《檔案借閱證》和所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。對(duì)于逾期未還的借閱人員，應(yīng)暫停其借閱檔案的權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）檔案保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案進(jìn)行保密管理。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限、設(shè)置保密標(biāo)識(shí)等，防止檔案信息泄露。3.對(duì)接觸重要檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保密協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保保密制度的有效落實(shí)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案信息，如有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）檔案安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案柜等設(shè)施設(shè)備的安全管理，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案安全操作規(guī)