PAGE檔案局工作職責(zé)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局的規(guī)范化管理，明確工作職責(zé)，提高工作效率，確保檔案工作依法依規(guī)開(kāi)展，更好地服務(wù)于本公司/組織的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，特制定本工作職責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)反映公司/組織的歷史面貌和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，積極為公司/組織的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、工作職責(zé)（一）檔案收集1.制定收集計(jì)劃根據(jù)公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，每年年初制定檔案收集工作計(jì)劃，明確收集范圍、重點(diǎn)和時(shí)間要求。對(duì)各類檔案形成部門(mén)進(jìn)行調(diào)研，了解檔案產(chǎn)生情況，及時(shí)調(diào)整收集計(jì)劃。2.收集渠道拓展主動(dòng)與公司/組織內(nèi)部各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，定期上門(mén)收集檔案，確保檔案及時(shí)歸檔。關(guān)注公司/組織外部相關(guān)信息，如行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等，通過(guò)交換、購(gòu)買(mǎi)、捐贈(zèng)等方式收集有價(jià)值的檔案資料。3.檔案材料甄別對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真甄別，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，剔除不符合要求的材料。對(duì)于重要檔案材料，要與形成部門(mén)核實(shí)確認(rèn)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)制定依據(jù)國(guó)家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案分類方案，明確各類檔案的分類原則和方法。定期對(duì)檔案分類方案進(jìn)行評(píng)估和修訂，以適應(yīng)公司/組織發(fā)展和檔案管理需要。2.整理流程規(guī)范按照分類方案對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案排列有序、目錄清晰。對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。3.質(zhì)量檢查監(jiān)督整理過(guò)程中要進(jìn)行質(zhì)量自查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。定期組織檔案整理質(zhì)量互查和抽查，確保檔案整理工作符合標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案保管1.保管設(shè)施建設(shè)按照檔案保管要求，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等。定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案實(shí)體保管將整理好的檔案按照分類順序上架存放，做到排列整齊、便于查找。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。建立檔案保管賬目，定期核對(duì)檔案數(shù)量，做到賬實(shí)相符。3.檔案信息安全加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止檔案信息被篡改、丟失或泄露。制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（四）檔案利用1.利用制度建立制定檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等，確保檔案利用工作規(guī)范有序。向公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和員工宣傳檔案利用制度，提高檔案利用意識(shí)。2.利用服務(wù)提供設(shè)立檔案查閱窗口，為利用者提供便捷的檔案查閱服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。根據(jù)利用者需求，開(kāi)展檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)，做好登記和記錄工作。3.利用效果跟蹤對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解利用者對(duì)檔案利用的滿意度，及時(shí)反饋利用過(guò)程中存在的問(wèn)題。收集利用者對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)。（五）檔案鑒定1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)制定根據(jù)國(guó)家檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單，明確檔案鑒定的原則、方法和程序。定期對(duì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，確保其科學(xué)性和合理性。2.鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)代表組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.銷毀審批執(zhí)行對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀清單，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)制度建立建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)周期等，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)范有序。設(shè)計(jì)科學(xué)合理的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，涵蓋檔案數(shù)量、種類、利用情況、鑒定銷毀情況等方面。2.數(shù)據(jù)收集分析定期收集檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)按照規(guī)定時(shí)間和要求，將檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。三、工作流程（一）檔案收集流程1.年初計(jì)劃制定檔案局根據(jù)公司/組織年度工作計(jì)劃和檔案管理實(shí)際情況，制定檔案收集年度計(jì)劃，明確收集范圍、重點(diǎn)、時(shí)間安排等內(nèi)容。將計(jì)劃報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，印發(fā)給各部門(mén)。2.日常收集工作各部門(mén)按照收集計(jì)劃，定期將本部門(mén)形成的檔案整理后移交檔案局。檔案局工作人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行初步檢查，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.特殊情況處理對(duì)于一些重要緊急檔案或未按計(jì)劃移交的檔案，檔案局工作人員及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快移交。對(duì)收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門(mén)，協(xié)商解決辦法。（二）檔案整理流程1.分類方案實(shí)施檔案局工作人員按照既定的檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。為每類檔案編制唯一的分類編號(hào)，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.編目裝訂工作對(duì)每一份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括題名、日期、保管期限、檔號(hào)等信息。將檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。3.質(zhì)量檢查驗(yàn)收整理完成后，工作人員進(jìn)行自查，填寫(xiě)質(zhì)量檢查表。檔案局組織內(nèi)部互查或邀請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行抽查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返工整改。（三）檔案保管流程1.庫(kù)房入庫(kù)管理檔案整理完成后，按照分類順序上架存放于檔案庫(kù)房。建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。2.日常保管維護(hù)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查溫濕度、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等運(yùn)行情況。對(duì)檔案裝具進(jìn)行檢查，及時(shí)處理檔案破損、褪色等問(wèn)題。3.賬目核對(duì)盤(pán)點(diǎn)每月核對(duì)檔案保管賬目，確保賬實(shí)相符。每年組織一次全面的檔案盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行詳細(xì)清查。（四）檔案利用流程1.利用申請(qǐng)受理利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、方式等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交給檔案局查閱窗口工作人員。2.審批登記服務(wù)工作人員對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)利用制度確定是否批準(zhǔn)。對(duì)批準(zhǔn)的申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄利用者信息、利用檔案情況等。按照利用方式為利用者提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。3.利用反饋跟蹤利用結(jié)束后，利用者填寫(xiě)利用反饋表，對(duì)利用服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。檔案局對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤，收集利用者意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)。（五）檔案鑒定流程1.鑒定小組組建成立由檔案局負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)代表組成的檔案鑒定小組。明確鑒定小組各成員職責(zé)分工。2.鑒定工作開(kāi)展鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。對(duì)每卷檔案提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表。3.銷毀審批執(zhí)行根據(jù)鑒定意見(jiàn)，編制檔案銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作安全、徹底。（六）檔案統(tǒng)計(jì)流程1.統(tǒng)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)根據(jù)檔案管理工作需要，設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，涵蓋檔案數(shù)量、種類、利用情況、鑒定銷毀情況等方面。明確統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式、內(nèi)容、填報(bào)要求等。2.數(shù)據(jù)收集匯總檔案局工作人員定期收集各部門(mén)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總整理。對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。3.分析上報(bào)反饋對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫(xiě)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，反映檔案工作動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)。將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)，并根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)。四、工作規(guī)范（一）工作紀(jì)律1.遵守公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，按時(shí)上下班，不遲到、不早退、不曠工。2.嚴(yán)格遵守檔案工作保密制度，不得泄露檔案信息。3.工作期間不得擅自離崗、串崗，保持工作場(chǎng)所安靜有序。（二）服務(wù)規(guī)范1.熱情接待利用者，提供文明、禮貌、周到的服務(wù)。2.對(duì)利用者提出的問(wèn)題要耐心解答，不得推諉、敷衍。3.及時(shí)處理利用者的需求，提高服務(wù)效率。（三）操作規(guī)范1.檔案收集過(guò)程中要認(rèn)真核對(duì)檔案材料，確保檔案質(zhì)量。2.整理檔案時(shí)要嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)和整理流程進(jìn)行操作，保證檔案整理規(guī)范。3.保管檔案要做好庫(kù)房管理和安全防護(hù)工作，確保檔案安全。4.利用檔案要嚴(yán)格執(zhí)行利用制度，做好登記和記錄工作。5.鑒定檔案要遵循鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。6.統(tǒng)計(jì)檔案要保證數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按時(shí)上報(bào)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立檔案局內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。2.接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和上級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議認(rèn)真整改落實(shí)。（二）考核辦法1.制定檔案局工作人員考核辦法，明確考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核方式等。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、遵守紀(jì)律等方面。3.考核結(jié)果與工作人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)工作人員積極工作。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)檔案工作發(fā)展需求和工作人員業(yè)務(wù)水平狀況，每年制定檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃要明確培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)施1.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等方面。2.通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、參加外部培訓(xùn)、邀請(qǐng)專家講座等方式組織實(shí)施培訓(xùn)。3.鼓勵(lì)工作人員自主學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力。（三）職業(yè)發(fā)展支持1.為工作人員提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，幫助其明確發(fā)展方向。2.根據(jù)工作表現(xiàn)和