PAGE社保中心檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社保中心檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保中心檔案室的檔案管理工作，包括各類社保業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等的收集、整理、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社保中心檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案利用者提供方便快捷的服務(wù)，提高檔案的利用效率。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員崗位設(shè)置檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置檔案主管、檔案管理員等崗位，明確各崗位的職責(zé)和分工。（二）檔案主管職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.指導(dǎo)檔案管理員的業(yè)務(wù)工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作的審核和監(jiān)督。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門和其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系和溝通。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱和借閱登記工作，按照規(guī)定為檔案利用者提供服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。5.協(xié)助檔案主管開(kāi)展檔案管理的其他工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.社保業(yè)務(wù)檔案：包括參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇核定、基金征繳、關(guān)系轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。2.文書檔案：包括社保中心的各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括社?；鹭?cái)務(wù)收支憑證、賬簿、報(bào)表等。4.其他檔案：包括人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等與社保中心工作相關(guān)的各類檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，認(rèn)真收集各類檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理和分類。3.對(duì)于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案室。（三）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)方式，便于檔案的查找和利用。3.保持檔案的真實(shí)性和完整性：對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)保持檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造檔案。（四）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為社保業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等類別，再在各類別下進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.社保中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。（三）檔案保管期限1.社保業(yè)務(wù)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為長(zhǎng)期和短期。2.文書檔案的保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案主管組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行綜合評(píng)估。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)社保中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同銷毀。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.社保中心內(nèi)部工作人員因工作需要，可以查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要查閱社保中心檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.社保中心內(nèi)部工作人員查閱和借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱和借閱。2.外部單位查閱社保中心檔案，應(yīng)提前向社保中心提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)社保中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱和借閱登記制度，對(duì)查閱和借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱和借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。（四）檔案復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制或摘錄檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.復(fù)制或摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社保中心檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為社保中心的業(yè)務(wù)工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索：通過(guò)系統(tǒng)提供的檢索功能，快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱申請(qǐng)、審批和借閱登記等功能。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5.系統(tǒng)管理：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。（三）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描成電子文件，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.數(shù)字化處理的檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。（四）檔案信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)