PAGE沈陽市檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強沈陽市檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案所有者和利用者的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于沈陽市行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織以及個人對檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法利用原則：檔案利用活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.服務社會原則：充分發(fā)揮檔案的服務功能，為經(jīng)濟社會發(fā)展、科學研究、文化教育、民生保障等提供有效支持。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱本單位檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本單位同意，可查閱、借閱相關(guān)檔案。查閱、借閱范圍根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定確定。3.公民、法人和其他組織因涉及自身權(quán)益等合法事由，可查閱、借閱相關(guān)檔案。查閱、借閱范圍按照檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（二）利用條件1.本單位工作人員查閱、借閱本單位檔案，需填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人審核，報檔案管理部門批準。2.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱檔案申請表，明確查閱或借閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理部門審核，報單位分管領(lǐng)導批準。3.公民、法人和其他組織查閱、借閱檔案，需提交有效身份證明、查閱或借閱檔案申請表，說明查閱或借閱的合法事由，經(jīng)檔案管理部門審核，報單位主要領(lǐng)導批準（涉及重要檔案的，需報上級主管部門批準）。三、檔案利用的方式與程序（一）查閱1.檔案利用者到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)批準的申請表提供相應檔案。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應現(xiàn)場監(jiān)督，不得將檔案帶出指定場所。3.查閱者如需摘錄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。摘錄、復制的檔案內(nèi)容應與原件一致，注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.借閱檔案需填寫借閱登記表，明確借閱期限、歸還日期等。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應責任。4.借閱期滿，借閱者應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時處理。（三）出具證明1.檔案利用者因工作需要，可申請檔案管理部門出具檔案證明。2.申請出具檔案證明，需填寫申請表，說明證明用途、所需證明的檔案內(nèi)容等。3.檔案管理部門審核后，根據(jù)檔案記載出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。檔案證明應客觀、準確地反映檔案內(nèi)容。四、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應建立健全檔案利用安全管理制度，加強對檔案利用場所、設備等的安全管理。2.檔案利用場所應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案安全。3.檔案管理人員應定期對檔案利用情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應立即采取措施，并及時報告上級主管部門。（二）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案信息予以保密。2.檔案利用者在利用檔案過程中，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應注明出處，并符合保密規(guī)定。3.檔案管理部門應對檔案利用過程中的保密情況進行監(jiān)督檢查，對違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)予以處理。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案利用手續(xù)是否齊全、利用方式是否合規(guī)、安全保密措施是否落實等。2.檔案管理部門可通過查閱檔案利用記錄、實地檢查、問卷調(diào)查等方式進行監(jiān)督檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位或個人限期整改。3.檔案管理部門應建立檔案利用監(jiān)督檢查檔案，記錄監(jiān)督檢查情況和整改結(jié)果。（二）考核評價1.建立檔案利用考核評價制度，對檔案利用工作進行量化考核。考核內(nèi)容包括檔案利用服務質(zhì)量、利用效率、安全保密情況等。2.考核評價結(jié)果作為檔案管理部門和相關(guān)工作人員評先評優(yōu)、績效獎勵的重要依據(jù)。對檔案利用工作成績突出的單位和個人，給予表彰獎勵；對檔案利用工作存在問題的單位和個人，進行通報批評，并責令限期整改。六、檔案利用的信息化管理（一）建立檔案利用信息系統(tǒng)1.檔案管理部門應建立檔案利用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用申請、審批、查閱、借閱、歸還、統(tǒng)計等業(yè)務的信息化管理。2.檔案利用信息系統(tǒng)應與檔案管理系統(tǒng)相銜接，確保檔案信息的準確、及時更新。3.檔案利用者可通過檔案利用信息系統(tǒng)提交申請、查詢利用情況等，提高檔案利用效率和服務質(zhì)量。（二）電子檔案利用管理1.加強電子檔案利用管理，制定電子檔案利用操作規(guī)程。電子檔案利用應在符合安全保密要求的網(wǎng)絡環(huán)境下進行。2.電子檔案利用者應按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。如需對電子檔案進行復制、下載等操作，應經(jīng)檔案管理部門同意，并進行登