PAGE煤管局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤管局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤管局機(jī)關(guān)各部門、直屬單位及下屬煤礦企業(yè)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤管局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映煤管局各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與煤管局工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為煤管局各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門煤管局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。2.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。7.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：包括煤管局在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋煤炭行業(yè)管理、安全生產(chǎn)監(jiān)管、煤炭資源勘查與開(kāi)發(fā)等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案。3.人事檔案：涉及煤管局工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包含煤管局財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。5.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄煤管局重要活動(dòng)、事件的檔案。6.實(shí)物檔案：煤管局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久辦公室。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別年度順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如：煤炭行業(yè)管理2023001。3.人事檔案：采用個(gè)人身份證號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)編號(hào)。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別順序號(hào)編號(hào)。如：2023會(huì)計(jì)憑證001。5.聲像檔案：按照拍攝時(shí)間主題順序號(hào)編號(hào)。例如：20230501安全生產(chǎn)檢查001。6.實(shí)物檔案：根據(jù)獲得時(shí)間名稱進(jìn)行編號(hào)。如：20230601先進(jìn)集體獎(jiǎng)牌。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與煤管局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.煤管局形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.下屬煤礦企業(yè)上報(bào)的各類報(bào)表、資料、文件等。4.煤管局在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)資料、合同協(xié)議、資質(zhì)證書等。5.人事任免、考核、培訓(xùn)等相關(guān)材料。6.財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類憑證、賬簿、報(bào)表等。7.反映煤管局重要活動(dòng)、事件的照片、錄音、錄像等。8.獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.文書檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理，建立檔案卷內(nèi)目錄，編寫備考表。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄，完善檔案內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)，編制檔案清單。5.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，刻錄成光盤保存。6.實(shí)物檔案：對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明名稱、獲得時(shí)間、來(lái)源等信息，妥善保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改。六、檔案的利用（一）利用范圍1.煤管局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.煤管局內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)煤管局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門查閱檔案，需持相關(guān)法律文書或?qū)徲?jì)通知書，經(jīng)煤管局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內(nèi)容。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.查閱檔案的人員對(duì)所查閱檔案的內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合煤管局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的鑒定期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、鑒定時(shí)間等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)煤管局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送煤管局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工