PAGE學(xué)生會(huì)制度檔案建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)制度檔案管理，確保學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本方案。（二）適用范圍本方案適用于學(xué)生會(huì)各部門及全體成員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：制度檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生會(huì)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作制度及相關(guān)檔案資料，確保全面無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理流程。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)生會(huì)機(jī)密的檔案資料嚴(yán)格保密。二、制度檔案的分類與內(nèi)容（一）組織建設(shè)制度1.學(xué)生會(huì)章程：明確學(xué)生會(huì)的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、組織架構(gòu)、成員權(quán)利義務(wù)等基本內(nèi)容。2.部門職責(zé)與分工：詳細(xì)規(guī)定各部門的工作職責(zé)、工作范圍及相互協(xié)作關(guān)系。3.成員選拔與任免制度：制定成員選拔的條件、程序，以及成員任免的相關(guān)規(guī)定。4.換屆選舉制度：規(guī)范換屆選舉的流程、時(shí)間安排等。（二）工作流程制度1.會(huì)議制度：包括例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議的召開時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議記錄要求等。2.活動(dòng)策劃與執(zhí)行制度：從活動(dòng)策劃的選題、策劃書撰寫、審批流程，到活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中的組織協(xié)調(diào)、物資管理、安全保障等環(huán)節(jié)的規(guī)定。3.信息溝通與反饋制度：明確學(xué)生會(huì)內(nèi)部成員之間、與其他組織或部門之間信息傳遞的方式、渠道和頻率，以及對(duì)反饋信息的處理機(jī)制。（三）考核評(píng)價(jià)制度1.成員考核制度：設(shè)定考核指標(biāo)，如工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)等，明確考核周期和考核方式。2.部門考核制度：對(duì)各部門的工作完成情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、創(chuàng)新能力等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（四）財(cái)務(wù)管理制度1.經(jīng)費(fèi)預(yù)算制度：規(guī)定經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制原則、方法和審批程序。2.經(jīng)費(fèi)使用制度：明確經(jīng)費(fèi)支出的范圍、審批流程、報(bào)銷要求等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)制度：定期對(duì)學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（五）檔案管理制度1.檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)學(xué)生會(huì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如文書檔案、活動(dòng)檔案、成員檔案等。2.檔案收集與整理：規(guī)定檔案收集的范圍、時(shí)間要求，以及整理的方法和標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案保管與借閱：明確檔案保管的環(huán)境要求、保管期限，以及借閱檔案的手續(xù)和流程。三、制度檔案的建設(shè)流程（一）制度制定1.需求調(diào)研：各部門根據(jù)工作實(shí)際，提出制度建設(shè)需求，經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)匯總后進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)研。2.草案起草：根據(jù)調(diào)研結(jié)果，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草制度草案，明確制度的目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。3.征求意見：將制度草案發(fā)放給學(xué)生會(huì)全體成員征求意見，對(duì)反饋意見進(jìn)行整理分析，必要時(shí)組織專題討論。4.審核修訂：制度草案經(jīng)征求意見后，提交學(xué)生會(huì)主席團(tuán)審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修訂完善。5.審批發(fā)布：修訂后的制度經(jīng)學(xué)生會(huì)全體會(huì)議審議通過(guò)后發(fā)布實(shí)施。（二）檔案收集1.定期收集：各部門按照檔案管理制度的要求，定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。2.臨時(shí)收集：對(duì)于學(xué)生會(huì)開展的重要活動(dòng)、臨時(shí)性工作等產(chǎn)生的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)整理收集并移交。3.主動(dòng)收集：檔案管理部門主動(dòng)關(guān)注學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作進(jìn)展，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性。（三）檔案整理1.分類編號(hào)：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，并賦予唯一的編號(hào)。2.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂成冊(cè)或裝盒。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢和利用。（四）檔案保管1.庫(kù)房建設(shè)：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜防潮設(shè)施等。2.環(huán)境維護(hù)：保持檔案庫(kù)房的清潔、通風(fēng)、溫濕度適宜，確保檔案資料的安全保存。3.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。（五）檔案利用1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的人員，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等。2.審批登記：借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，進(jìn)行登記備案。3.歸還驗(yàn)收：借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。四、制度檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.根據(jù)學(xué)生會(huì)工作的發(fā)展變化和實(shí)際需求，每年對(duì)制度檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新。2.對(duì)于已不適用的制度及時(shí)廢止，對(duì)需要修訂完善的制度進(jìn)行修訂發(fā)布。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)制度存在問(wèn)題或需要調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)提出書面建議。2.學(xué)生會(huì)主席團(tuán)根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)部門對(duì)制度進(jìn)行修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（三）培訓(xùn)與宣傳1.定期組織學(xué)生會(huì)成員學(xué)習(xí)制度檔案，提高成員對(duì)制度的認(rèn)知和執(zhí)行能力。2.通過(guò)內(nèi)部通告、會(huì)議等形式，宣傳制度檔案的重要性和主要內(nèi)容，營(yíng)造遵守制度的良好氛圍。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立學(xué)生會(huì)制度監(jiān)督小組，由學(xué)生會(huì)主席團(tuán)成員和各部門代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)學(xué)生會(huì)各部門的制度執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.制度的學(xué)習(xí)掌握情況，是否全體成員熟悉相關(guān)制度要求。2.制度的執(zhí)行情況，各項(xiàng)工作是否按照制度規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)開展。3.檔案管理情況，檔案資料的收集、整理、保管、利用等是否符合要求。（三）結(jié)果反饋1.監(jiān)督檢查結(jié)束后，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)撰寫檢查報(bào)告，向?qū)W生會(huì)全體