PAGE人事局檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人事局檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于人事局檔案室工作人員、檔案查閱人員以及與檔案管理相關(guān)的所有人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)人事工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理各類人事檔案資料，保證檔案資料不缺失、不遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案資料的機(jī)密性，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、保管、查閱等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的完整和安全。2.按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，便于查找和利用。3.建立健全檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問(wèn)題。4.為檔案查閱人員提供必要的服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料，并做好查閱登記工作。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的檔案資料進(jìn)行分類整理，并編制目錄清單。3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案室統(tǒng)一保管。4.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和解釋說(shuō)明。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.人事檔案：包括干部人事檔案、職工檔案等，涵蓋個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)等方面的資料。2.業(yè)務(wù)檔案：如招聘檔案、職稱評(píng)審檔案、人事調(diào)配檔案、社會(huì)保險(xiǎn)檔案等。3.其他相關(guān)檔案：如政策文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等與人事工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)原件為主，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明出處并加蓋相關(guān)部門(mén)印章。3.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步審核，剔除不符合要求的資料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如人事檔案類、業(yè)務(wù)檔案類等。每個(gè)類別再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)：為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便快速了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案資料的安全。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架、檔案柜等保管設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案。3.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限，分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案資料；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年；短期保管的檔案為1年至10年。3.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審查，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）檔案保護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測(cè)試。3.建立檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，確保檔案資料的安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱檔案應(yīng)持有單位介紹信，并說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案室負(fù)責(zé)人，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人員在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.根據(jù)查閱目的，合理利用檔案資料，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。3.利用檔案資料形成的成果，如調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等，應(yīng)注明資料來(lái)源，不得侵犯檔案所有者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、查考利用價(jià)值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定審查，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為人事局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）系統(tǒng)管理與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案室應(yīng)定期向人事局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中