PAGE檔案室管理7項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織活動(dòng)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案收集制度（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研資料、合同協(xié)議、銷售記錄、客戶信息、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件等。3.基本建設(shè)類：如工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。4.設(shè)備儀器類：設(shè)備采購合同、說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄、設(shè)備檔案等。5.科研項(xiàng)目類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案室。一般文件材料應(yīng)在次年一季度前移交，重要項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交。3.對(duì)于外出參加會(huì)議、培訓(xùn)、考察等活動(dòng)帶回的文件材料，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)交檔案室登記歸檔。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案材料全部移交檔案室。（三）收集程序1.文件材料形成后，由形成部門的兼職檔案員進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等。2.兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，一式兩份。3.檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。4.雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。先按年度將檔案分為不同年度類別，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后根據(jù)檔案的保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.對(duì)于一些特殊類型的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，可根據(jù)其特點(diǎn)單獨(dú)分類整理，但應(yīng)與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。按照分類方案，為每一類檔案編制固定的編號(hào)。2.編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，例如：年度用四位數(shù)字表示（如2023），機(jī)構(gòu)代碼用兩位數(shù)字表示（如01表示行政部），保管期限代碼用一位數(shù)字表示（1表示永久，2表示長期，3表示短期），檔案順序號(hào)用四位數(shù)字表示（如0001）。3.編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案的封面、脊背等顯著位置，便于查找和管理。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱。3.采用左側(cè)裝訂方式，并在文件左側(cè)適當(dāng)位置打孔穿線裝訂，裝訂線距左側(cè)邊緣[X]毫米。（五）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。3.對(duì)于重要檔案，可根據(jù)需要編制詳細(xì)的卷內(nèi)文件目錄，置于卷首。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，并在檔案柜上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存放，確保其安全和完整。（三）庫房管理1.嚴(yán)格控制檔案室?guī)旆康臏貪穸?，溫度?yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。2.定期對(duì)庫房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。3.做好庫房的安全防范工作，下班前應(yīng)檢查門窗是否關(guān)閉，電器設(shè)備是否斷電，確保庫房安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并采取措施解決。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案室人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、責(zé)任者等信息，一式兩份。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、檔案范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.查閱、借閱檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等各類機(jī)密文件和檔案。2.尚未公開的重要決策、業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場(chǎng)策略等文件材料。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)機(jī)密檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格控制接觸范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全防范，安裝必要的防盜、監(jiān)控設(shè)備，防止檔案被盜或失密。（三）保密監(jiān)督與