PAGE縣政府辦檔案保管制度一、總則（一）目的為加強縣政府辦檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣政府辦各科室在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、會議記錄、請示報告、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣政府辦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)真實反映縣政府辦各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，對工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時收集、整理歸檔，不得遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門縣政府辦設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集縣政府辦各科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.檔案利用：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定為利用者提供檔案信息服務(wù)。對檔案利用情況進行登記，及時反饋利用效果。7.檔案信息化建設(shè)：積極推進檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍上級機關(guān)下發(fā)的與縣政府辦工作有關(guān)的文件、指示、通知等。縣政府辦形成的各類文件、會議記錄、請示報告、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。下級機關(guān)報送的重要文件、資料等。其他與縣政府辦工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。2.收集要求各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。在文件材料形成后，應(yīng)及時整理、分類，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行裝訂、編目，然后移交檔案管理室。對重要文件材料，應(yīng)在收集后及時進行備份，防止文件丟失。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等。每一類檔案可根據(jù)實際情況進一步細分，如行政管理類可分為綜合政務(wù)、文秘工作、機要保密、信訪工作等。2.編號方法檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用“年度類別順序號”的編號方法。例如：2023行政管理001，表示2023年度行政管理類的第1份檔案。3.編目要求編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，包括檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分別存放在不同的檔案柜中，便于查找和管理。2.排列順序：同一類檔案應(yīng)按照編號順序排列，確保檔案存放的系統(tǒng)性和連貫性。3.標(biāo)識清晰：在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度等信息，便于快速定位和查找檔案。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映縣政府辦主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映縣政府辦一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（四）檔案定期檢查1.檢查內(nèi)容：包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全情況等。2.檢查頻率：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。3.問題處理：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損的檔案進行修復(fù)、對受潮的檔案進行干燥處理等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。對鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報告，注明鑒定日期、鑒定人員、鑒定意見等。（二）檔案銷毀1.銷毀范圍：對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報縣政府辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀程序：檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，由檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)縣政府辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ａ?、檔案的利用（一）利用范圍1.本機關(guān)工作人員：因工作需要查閱、借閱檔案的，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到檔案管理室查閱、借閱。2.外單位人員：因工作需要查閱、借閱本機關(guān)檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)縣政府辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)積極推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為縣政府辦各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.掃描范圍：對具有重要保存價值的檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.掃描要求：掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。掃描后的圖像應(yīng)進行存儲和備份，確保電子檔案的安全。3.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的檔案圖像，應(yīng)進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息，確保電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。（三）電子檔案管理1.存儲管理：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。2.安全管理：建立電子檔案安全管理制度，采取必要的安全防護措施，如設(shè)置用戶權(quán)限、加密存