PAGE技朮檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在技術(shù)活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的技術(shù)檔案的管理。（三）管理原則技術(shù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則，確保技術(shù)檔案的管理工作有序、高效進(jìn)行。二、技術(shù)檔案的范圍與分類（一）范圍1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計圖紙、工藝文件、測試報告、技術(shù)總結(jié)等。2.生產(chǎn)工藝檔案：涵蓋工藝流程、操作規(guī)程、工藝裝備圖紙、工藝驗證報告等。3.設(shè)備技術(shù)檔案：包含設(shè)備購置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.質(zhì)量管理檔案：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量體系文件等。5.科研項目檔案：涉及科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。6.技術(shù)合作與交流檔案：包括合作協(xié)議、技術(shù)交流資料、引進(jìn)技術(shù)文件等。（二）分類根據(jù)技術(shù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類，便于管理和查詢。具體分類如下：1.產(chǎn)品類：按照產(chǎn)品型號進(jìn)行細(xì)分，每個型號下再按照設(shè)計、工藝、測試等階段的文件進(jìn)行歸類。2.設(shè)備類：以設(shè)備名稱為基礎(chǔ)，按照設(shè)備的購置、安裝、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)的文件進(jìn)行分類。3.科研類：依據(jù)科研項目的名稱進(jìn)行分類，每個項目下按照研究過程中的各類文件進(jìn)行整理。4.質(zhì)量類：按照質(zhì)量體系的要素和質(zhì)量控制的環(huán)節(jié)進(jìn)行分類，如質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄等。5.技術(shù)合作類：根據(jù)合作項目或交流活動的主題進(jìn)行分類，分別存放相關(guān)的協(xié)議、資料等文件。三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門在技術(shù)活動中應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的形成工作，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.技術(shù)文件的編制應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的規(guī)定，采用統(tǒng)一的格式和編號規(guī)則。3.在技術(shù)項目實施過程中，應(yīng)同步形成各類技術(shù)文件，做到隨工作進(jìn)展及時記錄和整理。（二）收集職責(zé)1.項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項目技術(shù)文件的收集工作，確保項目結(jié)束后所有應(yīng)歸檔的文件齊全。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的收集、整理和初步審核，并及時移交公司檔案室。3.公司檔案室定期對各部門技術(shù)文件的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保技術(shù)檔案的及時形成和收集。（三）收集時間1.產(chǎn)品研發(fā)項目在產(chǎn)品設(shè)計定型后，應(yīng)及時將全部技術(shù)文件收集整理歸檔。2.生產(chǎn)工藝調(diào)整或新設(shè)備投入使用后，相關(guān)技術(shù)文件應(yīng)在一個月內(nèi)收集齊全并歸檔。3.科研項目在成果鑒定后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在兩周內(nèi)將項目檔案移交檔案室。4.技術(shù)合作與交流活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)在一周內(nèi)將相關(guān)文件整理歸檔。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循技術(shù)檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照分類方案對技術(shù)文件進(jìn)行分類、組卷，確保同一項目或同一類別的文件集中在一起。3.對每份技術(shù)文件進(jìn)行編號、編目，編制清晰的目錄清單，便于查找和核對。（二）整理方法1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：按照產(chǎn)品設(shè)計流程，依次整理設(shè)計任務(wù)書、方案設(shè)計圖、技術(shù)設(shè)計圖、工藝流程圖、測試報告等文件，形成一套完整的產(chǎn)品技術(shù)檔案。2.設(shè)備技術(shù)檔案：根據(jù)設(shè)備生命周期，將設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作手冊、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等文件按時間順序排列，組成設(shè)備技術(shù)檔案。3.科研項目檔案：按照科研項目研究階段，整理立項申請書、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定文件等，形成項目檔案。4.質(zhì)量管理檔案：依據(jù)質(zhì)量體系文件的層次結(jié)構(gòu)，整理質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量檢驗報告等，確保質(zhì)量檔案的系統(tǒng)性。（三）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對收集整理好的技術(shù)文件進(jìn)行初步審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核無誤后，填寫《技術(shù)檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.將技術(shù)文件連同《技術(shù)檔案歸檔清單》一并移交公司檔案室。4.公司檔案室對接收的技術(shù)檔案進(jìn)行再次審核，核對無誤后辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入專用檔案柜，并建立電子檔案目錄。五、技術(shù)檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.公司檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保技術(shù)檔案的安全。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價值分為永久、長期和短期三種。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案、重大科研項目檔案、核心技術(shù)文件等一般列為永久保管；一般性生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等列為長期保管，保管期限為10年；臨時性技術(shù)文件、短期技術(shù)合作資料等列為短期保管，保管期限為3年。3.保管期限的確定由公司檔案室會同相關(guān)部門根據(jù)檔案的實際情況共同商定，并在檔案目錄中注明。（三）檔案保護(hù)1.定期對技術(shù)檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.采用電子存儲方式備份重要技術(shù)檔案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。六、技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.技術(shù)檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.公司各部門因工作需要利用技術(shù)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自查閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到公司檔案室查閱技術(shù)檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.復(fù)制：如需復(fù)制技術(shù)檔案，利用者應(yīng)填寫《技術(shù)檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案室統(tǒng)一安排復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。3.借閱：因工作需要借閱技術(shù)檔案的，利用者應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）保密要求1.利用技術(shù)檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中的機密信息。2.對于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容的技術(shù)檔案，利用者應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.利用完畢后，利用者應(yīng)及時歸還技術(shù)檔案，檔案室應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和保密性。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.技術(shù)檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.鑒定工作由公司檔案室牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對到期的技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對檔案內(nèi)容與實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.檔案的價值：評估檔案對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和管理的作用，確定其是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.鑒定小組對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《技術(shù)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《技術(shù)檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀技術(shù)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保