PAGE人事部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司人事部檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人事部檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項人事活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類人事檔案資料，確保無遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護檔案資料的機密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）人事部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織實施檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進工作方法和流程。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的存儲和保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時登記和跟蹤檔案的使用情況。5.協(xié)助人事部做好檔案的統(tǒng)計和分析工作，為公司決策提供支持。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類人事檔案資料的收集、整理，并定期移交人事部檔案室。2.配合人事部做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，確保檔案資料的合理使用。3.對本部門產(chǎn)生的檔案資料的真實性和完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工個人檔案：包括員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。2.人事文件檔案：公司人事管理制度、招聘計劃、培訓(xùn)計劃、薪酬福利方案、績效考核方案、員工調(diào)動通知、離職證明等。3.其他相關(guān)檔案：如員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、人才儲備資料、人事統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，并按照規(guī)定進行初步整理。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進行分類，如員工個人檔案可分為入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+流水號的方式。3.裝訂：將相關(guān)的檔案資料進行裝訂，確保整齊牢固。對于紙張較多的檔案，可采用活頁夾或檔案盒進行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交人事部檔案室。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.人事部檔案管理人員對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通并要求整改。3.審核通過的檔案按照分類和編號順序進行歸檔存放。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他安全的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。2.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（三）保管期限1.員工個人檔案的保管期限按照國家規(guī)定執(zhí)行，一般為員工離職后[X]年。2.人事文件檔案的保管期限根據(jù)其重要性和時效性確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.其他相關(guān)檔案的保管期限由人事部根據(jù)實際情況確定。（四）檔案清查與盤點定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查和盤點工作應(yīng)至少每年進行一次，并形成清查報告。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到人事部檔案室查閱。2.涉及公司機密或重要人事信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人事部負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機密或重要人事信息的檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱人姓名、部門、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向人事部報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止信息泄露。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強檔案室的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入檔案室。2.定期對檔案室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時采取措施進行整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)能夠迅速采取有效的應(yīng)對措施，減少損失。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案資料的查詢、利用和共享。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.對檔案資料進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案掃描成電子文檔，并進行分類存儲。3.在信息化系統(tǒng)中建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便快速查找和利用檔案資料。（三）數(shù)據(jù)維護與管理1.定期對檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時更新檔案資料的電子信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.加強對信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定流程1.人事部組織成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則確定檔案的存毀。對于需要銷毀的數(shù)據(jù)，應(yīng)編制檔案銷毀清單。3.檔案銷毀清單報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子