PAGE實(shí)驗(yàn)室檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案室的管理，確保實(shí)驗(yàn)室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本實(shí)驗(yàn)室全體員工及與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的各類檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理實(shí)驗(yàn)室在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.對(duì)檔案的鑒定、銷毀等工作進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保檔案的真實(shí)性和完整性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為實(shí)驗(yàn)室的科研、教學(xué)、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高實(shí)驗(yàn)室員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實(shí)施，并配合檔案室做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.在開展各項(xiàng)工作過(guò)程中，及時(shí)形成并積累檔案資料，保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員熱愛檔案工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。做好檔案的借閱、歸還登記工作，及時(shí)催還逾期借閱的檔案。協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定工作，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.檔案鑒定小組由實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行審查，確定其存毀價(jià)值，并提出處理意見。對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求，防止重要檔案被誤銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)文件等。2.教學(xué)檔案：包括教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。3.行政管理檔案：包括實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備采購(gòu)檔案等。4.對(duì)外交流檔案：包括與國(guó)內(nèi)外科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等的合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、往來(lái)信函等。5.其他檔案：實(shí)驗(yàn)室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于移交檔案室。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案、對(duì)外交流檔案等大類。在大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分小類，如科研項(xiàng)目檔案可分為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目檔案、應(yīng)用研究項(xiàng)目檔案等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)可采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023KY001”表示2023年形成的科研項(xiàng)目檔案中的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，不得使用釘書釘裝訂。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案的類別和編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒，存放在檔案架上。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息，便于查找和管理。對(duì)珍貴檔案或易損檔案，可采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、裝裱等。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，確保檔案信息的安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、病毒感染等原因丟失或損壞。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映實(shí)驗(yàn)室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限表執(zhí)行，如有特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.實(shí)驗(yàn)室員工因科研、教學(xué)、管理等工作需要，可查閱、借閱本實(shí)驗(yàn)室的檔案。2.外單位因工作需要查閱本實(shí)驗(yàn)室檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.查閱實(shí)驗(yàn)室員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并登記備案。2.借閱實(shí)驗(yàn)室員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出實(shí)驗(yàn)室，如需帶出實(shí)驗(yàn)室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱（借閱）期限、歸還日期等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)驗(yàn)室檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等方面的價(jià)值。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀手續(xù)1.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份