PAGE績(jī)效審計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司績(jī)效審計(jì)檔案的管理，確?？?jī)效審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮績(jī)效審計(jì)檔案在公司管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有績(jī)效審計(jì)項(xiàng)目檔案的管理，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)方案、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)資料。（三）管理原則績(jī)效審計(jì)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則。公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)績(jī)效審計(jì)檔案的集中管理；各審計(jì)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善績(jī)效審計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)績(jī)效審計(jì)檔案的集中保管，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)各審計(jì)項(xiàng)目組提交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目和裝訂，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)績(jī)效審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部有關(guān)部門和外部單位提供績(jī)效審計(jì)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.對(duì)績(jī)效審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和流程。（二）審計(jì)項(xiàng)目組職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目審計(jì)檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)將審計(jì)工作中形成的各種文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和說(shuō)明。（三）審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)工作中，嚴(yán)格按照審計(jì)程序和方法，認(rèn)真收集、整理審計(jì)證據(jù)和工作底稿，確保檔案資料的真實(shí)性和可靠性。2.對(duì)自己所形成的檔案資料負(fù)責(zé)，及時(shí)將其移交項(xiàng)目組進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍績(jī)效審計(jì)檔案應(yīng)收集審計(jì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過(guò)程中形成的所有文件材料，包括但不限于：1.審計(jì)計(jì)劃：包括年度審計(jì)計(jì)劃、項(xiàng)目審計(jì)方案等。2.審計(jì)通知書：向被審計(jì)單位發(fā)送的審計(jì)通知文件。3.審計(jì)工作底稿：記錄審計(jì)過(guò)程、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及審計(jì)結(jié)論的工作記錄。4.審計(jì)證據(jù)：包括書面證據(jù)、實(shí)物證據(jù)、視聽證據(jù)、電子數(shù)據(jù)等支持審計(jì)結(jié)論的各類證據(jù)。5.審計(jì)報(bào)告：包括審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見稿、正式審計(jì)報(bào)告及相關(guān)的反饋意見等。6.被審計(jì)單位的反饋意見及整改情況報(bào)告：被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的意見和采取的整改措施及結(jié)果。7.與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他文件材料，如會(huì)議記錄、溝通函件、專家咨詢意見等。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子數(shù)據(jù)等特殊形式的證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.按照審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施順序，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。一般可分為審計(jì)準(zhǔn)備類、審計(jì)實(shí)施類、審計(jì)報(bào)告類、審計(jì)結(jié)果類等。2.對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。3.編寫文件材料的目錄，目錄應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息，確保目錄與文件材料內(nèi)容一致。4.將整理好的文件材料按照順序排列，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核和歸檔工作。（二）歸檔程序1.審計(jì)項(xiàng)目組填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與審計(jì)項(xiàng)目組溝通，要求其補(bǔ)充或更正。審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔，將檔案存入專門的檔案柜或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行排列。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（三）保管期限績(jī)效審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、嚴(yán)重違法違紀(jì)問(wèn)題等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的審計(jì)項(xiàng)目檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的特別重要的審計(jì)項(xiàng)目檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括：對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理有較大影響的審計(jì)項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。涉及公司重要業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制制度等方面的審計(jì)項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括：一般性的審計(jì)項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引，方便快速定位所需檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱績(jī)效審計(jì)檔案，需填寫《績(jī)效審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密或敏感信息的績(jī)效審計(jì)檔案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.外部單位查閱績(jī)效審計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、使用方式、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人將填寫好的《績(jī)效審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核申請(qǐng)，符合查閱權(quán)限要求的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。3.查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《績(jī)效審計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還所查閱的檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱績(jī)效審計(jì)檔案，需填寫《績(jī)效審計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密或敏感信息的績(jī)效審計(jì)檔案，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.外部單位原則上不得借閱績(jī)效審計(jì)檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并按照查閱程序辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人將填寫好的《績(jī)效審計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核申請(qǐng)，符合借閱權(quán)限要求的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并在《績(jī)效審計(jì)檔案借閱登記表》上登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱人等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立績(jī)效審計(jì)檔案鑒定小組，由檔案管理部門、審計(jì)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的績(jī)效審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且在今后公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中不再具有查考利用價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已經(jīng)得到徹底解決，且無(wú)遺留問(wèn)題的檔案。3.重復(fù)、無(wú)效或不完整的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的績(jī)效審計(jì)檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案是否需要銷毀。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出繼續(xù)保管的意見。3.經(jīng)鑒定小組鑒定后，認(rèn)為確需銷毀的檔案，編制《績(jī)效審計(jì)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.《績(jī)效審計(jì)檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。一