PAGE圖書室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本圖書室所有檔案的管理，包括但不限于圖書采購記錄、讀者借閱記錄、圖書編目數(shù)據(jù)、圖書室設(shè)備檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：圖書室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映圖書室的工作實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)圖書室檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，定期對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案的銷毀手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔，定期移交圖書室檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.圖書采購過程中形成的各類文件，如采購合同、訂單、發(fā)票等。2.讀者借閱記錄，包括借閱證辦理記錄、借閱登記、歸還記錄等。3.圖書編目數(shù)據(jù)，包括圖書分類號、書名、作者、出版社等信息。4.圖書室設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、使用說明書、維修記錄等。5.圖書室工作計劃、總結(jié)、報告等文件。6.其他與圖書室工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲，確保電子文件的可讀性和完整性。1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查閱。一般可按照圖書采購、讀者服務(wù)、圖書編目與典藏、設(shè)備管理、行政管理等類別進(jìn)行分類。3.對每一類檔案應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行排列，編號應(yīng)連續(xù)、清晰。4.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的編目與典藏（一）編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整理后的檔案編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案編號應(yīng)按照編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡潔明了。4.日期應(yīng)填寫檔案的形成日期。5.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定，分為永久、長期、短期等。（二）典藏1.編目完成后，檔案管理人員應(yīng)將檔案按照類別和編號順序上架存放，確保檔案的存放有序，便于查閱。2.應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號、存放架位等信息，方便快速查找檔案。3.對于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、防潮、防蟲等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到圖書室檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在規(guī)定的時間和地點提供檔案查閱服務(wù)。查閱時應(yīng)在查閱登記本上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.外單位人員因特殊需要借閱檔案，應(yīng)提前向本圖書室提出申請，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)本圖書室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及歸還時間、違約責(zé)任等事項。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.檔案管理人員應(yīng)定期催還借閱的檔案，確保檔案按時歸還。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.圖書室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（二）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時間、離開時間等信息。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本圖書室的實際情況制定，一般應(yīng)考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)本圖書室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、銷毀方式等信息。5.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計報表》。2.《檔案統(tǒng)計報表》應(yīng)包括檔案類別、數(shù)量、新增數(shù)量、查閱人次、借閱人次等內(nèi)容。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送本圖書室負(fù)責(zé)人和上級主管部門。（二）移交1.圖書室檔案管理人員因工作變動等原因需要移交檔案時，應(yīng)辦理檔