PAGE重大事件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大事件檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)發(fā)生的各類重大事件檔案的管理，包括但不限于重大決策、重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重大事故、重大突發(fā)事件等形成的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：重大事件檔案應(yīng)如實(shí)反映事件的發(fā)生、發(fā)展過程和處理結(jié)果。2.完整性原則：全面收集與重大事件相關(guān)的各種文件、資料、圖表、聲像等，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對重大事件檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施確保重大事件檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重大事件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門重大事件檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司重大事件檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.負(fù)責(zé)重大事件檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展重大事件檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門重大事件檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)重大事件檔案的管理，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好重大事件檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.重大事件的承辦人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理與事件相關(guān)的原始資料，并在事件結(jié)束后按照規(guī)定移交檔案。2.涉及重大事件的部門負(fù)責(zé)人對本部門檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促本部門人員做好檔案管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.重大決策方面：包括決策過程中形成的文件、會議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、專家論證意見等。2.重大項(xiàng)目方面：項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)文件、施工圖紙、合同協(xié)議、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。3.重大活動(dòng)方面：活動(dòng)策劃方案、邀請嘉賓名單、活動(dòng)現(xiàn)場照片、視頻資料、新聞報(bào)道等。4.重大事故方面：事故報(bào)告、現(xiàn)場勘查記錄、技術(shù)鑒定報(bào)告、事故處理決定、整改措施等。5.重大突發(fā)事件方面：事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因分析、應(yīng)急處置措施、后續(xù)處理情況等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在重大事件發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保資料的原始性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子版本，確保備份的安全性。（三）收集流程1.重大事件承辦人員在事件處理過程中，應(yīng)同步收集相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。2.事件結(jié)束后，承辦人員將整理好的檔案資料移交本部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案資料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按事件類型分類：分為重大決策、重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重大事故、重大突發(fā)事件等類別。2.按時(shí)間順序分類：在每個(gè)事件類型下，按照事件發(fā)生的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長期、短期保管。（二）整理方法1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理后，按照一定順序裝訂成冊，確保整齊、牢固。2.編頁：對裝訂后的檔案進(jìn)行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查閱和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）電子檔案整理1.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和查找。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.重大事件檔案應(yīng)在事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并歸檔。2.對于跨年度的重大事件，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的重大事件檔案后，進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查。2.對符合要求的檔案進(jìn)行登記，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。3.將歸檔后的檔案存入專門的檔案庫房或檔案存儲設(shè)備中。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.加強(qiáng)對電子檔案存儲設(shè)備的維護(hù)和管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核。3.根據(jù)審核結(jié)果，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的重大事件檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進(jìn)行銷毀。九、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，充分發(fā)揮檔案的作用。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱重大事件檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表。2.借閱：確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用審批1.查閱檔案由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案由所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同審批。3.復(fù)制檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對重大事件檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合制度要求。2.檔案利用是否合法合規(guī)，是否履行審批手續(xù)。3.檔案管理部門和各部門的檔案管理職責(zé)是否落實(shí)到位。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理情況進(jìn)行不定期抽