PAGE職工檔案關(guān)系管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案關(guān)系管理，確保職工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)公司人力資源管理的規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工的檔案關(guān)系管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保職工檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)更新原則：隨著職工工作變動(dòng)、個(gè)人信息變更等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）個(gè)人基本信息包括職工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)歷學(xué)位材料學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、成績(jī)單、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。（三）工作經(jīng)歷材料勞動(dòng)合同、工作證、離職證明、崗位變動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄等。（四）薪資福利材料工資條、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。（五）獎(jiǎng)懲材料獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定書(shū)等。（六）其他材料職稱證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、體檢報(bào)告、黨團(tuán)材料等。三、檔案建立與接收（一）新職工檔案建立1.新職工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位材料、工作經(jīng)歷材料等相關(guān)檔案資料。2.職工應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)檔案信息登記表，并簽字確認(rèn)所提供信息的真實(shí)性。3.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、真實(shí)、有效。審核通過(guò)后，將檔案資料整理歸檔，建立職工個(gè)人檔案。（二）檔案接收1.對(duì)于從外部調(diào)入公司工作的職工，人力資源部門(mén)應(yīng)要求其提供原工作單位的檔案轉(zhuǎn)遞通知單及完整的檔案材料。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)破損、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與原單位溝通解決。3.核對(duì)無(wú)誤后，將調(diào)入職工的檔案與公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行合并整理，更新檔案信息。四、檔案保管（一）保管部門(mén)公司職工檔案由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。（二）保管場(chǎng)所檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放安全。（三）檔案整理1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)職工檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案目錄，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）電子檔案管理1.建立職工電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱職工檔案的，需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表。2.涉及職工個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)職工本人書(shū)面同意，不得對(duì)外提供查閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，借閱人方可到檔案保管人員處辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)向檔案保管人員出示有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.檔案保管人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案，并在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案。（三）查閱流程1.因工作需要查閱職工檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱檔案內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，查閱人方可到檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，符合接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.職工提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，檔案保管人員按照接收單位要求，將檔案材料進(jìn)行整理、密封，并在檔案封口處加蓋公司公章。3.檔案保管人員通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取等方式將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。4.人力資源部門(mén)及時(shí)更新職工檔案狀態(tài)，并將檔案轉(zhuǎn)遞情況告知相關(guān)部門(mén)和職工本人。七、檔案信息變更（一）變更情形職工個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、薪資福利、獎(jiǎng)懲等檔案信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案信息變更手續(xù)。（二）變更流程1.職工填寫(xiě)檔案信息變更申請(qǐng)表，注明變更事項(xiàng)及變更后的內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，并在檔案中留存相關(guān)證明材料。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.職工檔案超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因檔案保管不善導(dǎo)致檔案損壞、遺失，無(wú)法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門(mén)認(rèn)定后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.人力資源部門(mén)制定檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案編號(hào)、姓名、檔案內(nèi)容、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀日期等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在公司內(nèi)部指定專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、無(wú)遺漏。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單存檔保管。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組由人力資源部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)職工檔案關(guān)系管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、信息變更、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。3.檔案保管場(chǎng)所的安全設(shè)施及檔案保管情況。4.電子檔案的管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題