PAGE集團(tuán)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)人員檔案管理，確保人員檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工各類(lèi)信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息，防止泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)和發(fā)展，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄員工的基本身份信息。2.政治面貌：包括中共黨員、民主黨派、群眾等。3.婚姻狀況：已婚、未婚、離異等。4.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等，確保能及時(shí)聯(lián)系到員工。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷：從小學(xué)到最高學(xué)歷的就讀學(xué)校、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過(guò)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等，包括培訓(xùn)名稱(chēng)、機(jī)構(gòu)、時(shí)間、內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.入職時(shí)間：首次進(jìn)入集團(tuán)或相關(guān)單位的時(shí)間。2.工作單位：曾工作過(guò)的單位名稱(chēng)。3.職位：在各單位擔(dān)任的具體職位。4.工作職責(zé)：簡(jiǎn)要描述在各職位上的主要工作職責(zé)。5.離職時(shí)間：離開(kāi)各工作單位的時(shí)間及原因。（四）薪酬福利信息1.薪資結(jié)構(gòu)：基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等構(gòu)成。2.福利待遇：社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等情況。（五）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果：優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。2.專(zhuān)項(xiàng)考核評(píng)價(jià)：如項(xiàng)目考核、晉升考核等結(jié)果。（六）職業(yè)資格證書(shū)及榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)1.職業(yè)資格證書(shū)：如專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能證書(shū)等。2.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)：獲得的集團(tuán)內(nèi)部及外部的各類(lèi)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)項(xiàng)等。（七）勞動(dòng)合同及其他重要文件1.勞動(dòng)合同：簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.重要協(xié)議：如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。3.離職證明：?jiǎn)T工離職時(shí)開(kāi)具的離職證明。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)將填好的登記表及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門(mén)。證明材料包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、離職證明等原件及復(fù)印件，復(fù)印件需加蓋員工本人手印并注明“與原件一致”。3.人力資源部門(mén)對(duì)新員工提交的材料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。審核無(wú)誤后，將相關(guān)材料原件退還員工，復(fù)印件留存歸檔，并為新員工建立個(gè)人檔案。（二）檔案信息補(bǔ)充與更新1.員工在工作過(guò)程中，如有個(gè)人基本信息變更（如姓名、性別、聯(lián)系方式等）、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷增加、工作經(jīng)歷變動(dòng)、獲得新的職業(yè)資格證書(shū)或榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等情況，應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《員工檔案信息變更申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)證明材料提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)后，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和更新，并在檔案中注明變更日期及原因。（三）檔案收集責(zé)任分工1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工的薪酬福利信息、考核評(píng)價(jià)結(jié)果、勞動(dòng)合同及其他重要文件等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門(mén)收集本部門(mén)員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息，并及時(shí)反饋員工在本部門(mén)的工作表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況。四、檔案整理與歸檔（一）檔案分類(lèi)1.員工檔案按照個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、薪酬福利信息、考核評(píng)價(jià)、職業(yè)資格證書(shū)及榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、勞動(dòng)合同及其他重要文件等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每類(lèi)檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷按照不同工作單位依次排列。（二）檔案編號(hào)1.為便于管理和查詢(xún)，為每位員工的檔案賦予唯一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：集團(tuán)名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)+年份+部門(mén)代碼+員工序號(hào)。例如：JT202301001，其中“JT”為集團(tuán)名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)，“2023”為年份，“01”為部門(mén)代碼，“001”為員工序號(hào)。2.部門(mén)代碼由人力資源部門(mén)統(tǒng)一制定，確保每個(gè)部門(mén)有唯一的代碼標(biāo)識(shí)。（三）檔案裝訂1.將員工檔案各類(lèi)材料按照分類(lèi)順序依次排列，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行打印或復(fù)印，并統(tǒng)一使用左側(cè)裝訂方式。2.對(duì)于紙張較大的證書(shū)等材料，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其大小與A4紙張一致后再裝訂。（四）檔案歸檔1.整理好的員工檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至集團(tuán)專(zhuān)門(mén)的檔案管理庫(kù)。檔案管理庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.按照檔案編號(hào)順序依次排列存放檔案，建立檔案存放索引目錄，便于快速查找。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要可查閱員工檔案，但需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。2.集團(tuán)高層管理人員因決策等需要查閱員工檔案時(shí)，可直接查閱，但需在查閱記錄上簽字確認(rèn)。3.其他部門(mén)因工作涉及員工檔案相關(guān)信息需要查閱時(shí)，需向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，查閱人員到檔案管理庫(kù)，由檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工檔案。如有特殊情況確需借閱，需經(jīng)集團(tuán)人力資源總監(jiān)審批同意。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至集團(tuán)人力資源總監(jiān)進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，借閱人到檔案管理庫(kù)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員將檔案借出，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人等信息。4.借閱人在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄，需另行向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理庫(kù)，檔案管理人員檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及員工隱私的信息，如薪資待遇、健康狀況等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方透露。（二）安全管理1.檔案管理庫(kù)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、受潮、發(fā)霉等情況，如有問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施和防蟲(chóng)藥品。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職且檔案保存期限已滿，按照國(guó)家法律法規(guī)及集團(tuán)規(guī)定無(wú)需繼續(xù)保存的檔案。2.檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤或虛假信息，經(jīng)核實(shí)后確需銷(xiāo)毀的。3.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)保存價(jià)值的。（二）銷(xiāo)毀流程1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至集團(tuán)檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由至少兩名工作人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。5.銷(xiāo)毀完成后，在《檔案