PAGE村檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強本村檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在本村各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的管理，包括但不限于村務(wù)管理、經(jīng)濟發(fā)展、文化建設(shè)、社會保障等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本村檔案由村檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映本村各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.分類科學原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和查閱。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室設(shè)置本村設(shè)立檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境適宜。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.負責檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率和利用水平。5.開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，提高本村工作人員的檔案意識和管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示等。2.本村黨組織、村委會形成的各類文件、會議記錄、決議、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.本村經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)賬目、合同協(xié)議等。4.本村文化活動、教育衛(wèi)生、社會保障等方面的資料。5.本村各類榮譽證書、獎狀、錦旗等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和個人應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案室，不得積壓或擅自銷毀。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化建設(shè)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號方法可采用“年度類別順序號”的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的文件材料進行整理和裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案室。（二）歸檔程序1.各部門對收集的文件材料進行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案室對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。3.審核通過后，檔案室將檔案進行分類、編號、編目，并裝入檔案盒或檔案柜進行保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映本村重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長遠查考利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對本村工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對本村工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）保管措施1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。5.嚴格遵守檔案查閱制度，防止檔案丟失、泄密等情況發(fā)生。五、檔案的查閱利用（一）查閱范圍本村工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位人員查閱本村檔案，需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報村主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案無損后歸檔。（三）利用限制1.查閱檔案應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中涉及的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息。2.檔案的查閱利用應(yīng)僅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。3.未經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準，不得擅自將檔案提供給外單位人員查閱或復(fù)制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性，同時避免不必要的檔案保存，節(jié)約檔案保管空間和資源。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村主要領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，檔案室工作人員、各部門負責人等為成員。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限是否合理。2.參考檔案的利用率、保存狀況等因素，綜合判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案室工作人員負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄密。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)本村檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和利用水平，方便檔案的查閱和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立索引關(guān)系，便于檢索和查詢。4.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化檔案與數(shù)據(jù)庫中的索引信息進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的快速瀏覽和下載。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期維護和更新，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定。3.對檔案信息數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不