PAGE保密及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密及檔案管理工作，確保公司信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司保密及檔案管理行為，明確各部門及人員職責(zé)，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作單位、供應(yīng)商以及其他與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守公司機(jī)密信息，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，不丟失、不損壞。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、可靠，符合實(shí)際情況。4.及時(shí)性原則：及時(shí)歸檔、更新檔案資料，保證信息的時(shí)效性。二、保密管理（一）保密范圍1.商業(yè)秘密公司的技術(shù)秘密，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)訣竅等。公司的經(jīng)營(yíng)秘密，如客戶信息、市場(chǎng)策略、銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息等。公司的管理秘密，如內(nèi)部管理制度、組織架構(gòu)、人力資源信息等。2.敏感信息涉及國(guó)家安全、法律法規(guī)禁止公開的信息。可能對(duì)公司造成重大影響的未公開信息。（二）保密措施1.物理隔離對(duì)涉及保密信息的場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)存放保密資料的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等采取加密、鎖具等保護(hù)措施。2.網(wǎng)絡(luò)安全建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件。對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)涉及保密信息的電子文檔進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)密碼。3.人員管理對(duì)涉及保密工作的人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議。加強(qiáng)員工保密培訓(xùn)，提高員工保密意識(shí)和技能。明確保密崗位人員職責(zé)，定期進(jìn)行考核。4.文件管理對(duì)保密文件進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍。保密文件的起草、打印、復(fù)印、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)應(yīng)履行審批手續(xù)。定期對(duì)保密文件進(jìn)行清理、歸檔，確保文件的安全。（三）保密協(xié)議1.簽訂對(duì)象公司員工、合作單位、供應(yīng)商以及其他與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的人員，在接觸公司保密信息前，均需簽訂保密協(xié)議。2.協(xié)議內(nèi)容明確保密信息的范圍、保密期限、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。約定違約責(zé)任，對(duì)違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行賠償和追究法律責(zé)任。3.協(xié)議變更與解除因工作需要或其他原因，需變更保密協(xié)議內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。保密協(xié)議期滿或雙方約定的解除條件成就時(shí)，保密協(xié)議自動(dòng)解除。（四）保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司設(shè)立保密管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)公司保密工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門設(shè)立保密管理員，負(fù)責(zé)本部門保密工作的日常管理和監(jiān)督。2.檢查內(nèi)容保密制度的執(zhí)行情況，包括保密措施的落實(shí)、保密協(xié)議的簽訂等。保密文件的管理情況，如文件的登記、傳閱、歸檔等。員工的保密意識(shí)和行為，是否存在違規(guī)泄露公司機(jī)密信息的行為。3.檢查方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。建立保密檢查記錄檔案，對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（五）保密獎(jiǎng)懲1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等。2.懲罰對(duì)違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰。對(duì)因違反保密協(xié)議給公司造成損失的，依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償公司經(jīng)濟(jì)損失。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。公司證照、資質(zhì)證書、印章管理等相關(guān)文件。公司行政事務(wù)處理文件，如公文往來(lái)、請(qǐng)示報(bào)告等。2.人事檔案員工個(gè)人基本信息、簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬福利等資料。員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。員工離職手續(xù)辦理相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票管理檔案等。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件及相關(guān)分析報(bào)告。4.業(yè)務(wù)檔案市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息檔案、銷售合同等。產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目實(shí)施記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）檔案收集與整理1.收集渠道各部門負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并定期移交至檔案管理部門。檔案管理部門通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等方式收集其他部門提交的檔案資料。對(duì)于外部接收的文件、資料等，由相關(guān)部門及時(shí)轉(zhuǎn)交檔案管理部門。2.整理要求檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、美觀。建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。（三）檔案歸檔與存儲(chǔ)1.歸檔流程檔案管理人員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。將審核通過(guò)的檔案資料按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房。對(duì)檔案的歸檔情況進(jìn)行記錄，建立檔案歸檔臺(tái)賬。2.存儲(chǔ)方式檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式存儲(chǔ)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上。對(duì)重要檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案借閱與利用1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料，需經(jīng)公司保密管理委員會(huì)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記檔案管理人員對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名（或單位名稱）、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)等信息。借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.借閱期限檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間，并簽字確認(rèn)。（五）檔案保管期限與銷毀1.保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.銷毀程序檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》?！稒n案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對(duì)銷毀情況進(jìn)行記錄。四、附則（