PAGE光榮院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)光榮院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在光榮院管理、服務(wù)和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于光榮院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療檔案、服務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則光榮院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映光榮院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理光榮院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為光榮院的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立光榮院檔案管理室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善光榮院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為光榮院的管理決策、服務(wù)工作、歷史研究等提供檔案信息支持。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與光榮院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.光榮院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.人事檔案，包括工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等材料。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.醫(yī)療檔案，涵蓋優(yōu)撫對(duì)象的病歷、診斷證明、體檢報(bào)告等。6.服務(wù)檔案，包括服務(wù)記錄、服務(wù)反饋、滿意度調(diào)查等資料。7.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。8.重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)文件、照片、影像資料等。9.與社會(huì)各界的往來(lái)文件、信函、捐贈(zèng)記錄等。10.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件和資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性，并同時(shí)收集相應(yīng)的紙質(zhì)文件。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）根據(jù)光榮院的部門設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題進(jìn)行分類。2.人事檔案按照干部檔案管理的相關(guān)規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免材料等十大類進(jìn)行整理。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別進(jìn)行整理。4.醫(yī)療檔案按照病歷檔案管理規(guī)范，對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的病歷進(jìn)行整理，包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等，確保病歷信息的完整和準(zhǔn)確。5.服務(wù)檔案根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和對(duì)象，按照不同的服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，如生活照料服務(wù)檔案、康復(fù)護(hù)理服務(wù)檔案、文化娛樂服務(wù)檔案等。（五）編目與裝訂1.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、檔號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、清晰。2.裝訂文書檔案、人事檔案等應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放的需要，并根據(jù)檔案類別和保管期限進(jìn)行合理分區(qū)。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥、防鼠板等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（三）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查檔案的存放情況、保管狀況以及設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、干凈，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和光榮院檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)光榮院各項(xiàng)工作和優(yōu)撫對(duì)象為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.光榮院內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.優(yōu)撫對(duì)象及其家屬因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。3.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。4.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。5.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因合理需求查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.光榮院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.優(yōu)撫對(duì)象及其家屬查閱檔案，需提供有效身份證件和相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。4.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的檔案信息。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理室查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和份數(shù)。（五）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.科學(xué)合理原則依據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合考慮檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存檔案反映光榮院主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展的重要文件、資料；具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、重大活動(dòng)記錄、珍貴的歷史資料等。2.長(zhǎng)期保存檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)光榮院工作有查考利用價(jià)值的文件、資料，如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保存檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工作有參考價(jià)值，但超過(guò)保管期限后無(wú)繼續(xù)保存必要的文件、資料，如臨時(shí)性的通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、院長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明“已銷毀”字樣，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子文件管理規(guī)范電子文件的形成、收集、整理、歸檔等工作流程，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，便于檢索和利用。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.建立健全檔案信息化管理制度，