PAGE外協(xié)加工內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)加工業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范外協(xié)加工流程，防范經(jīng)營風(fēng)險，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)加工業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、零部件、半成品及成品的外協(xié)加工。（三）基本原則1.合法性原則：外協(xié)加工業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期的前提下，通過合理選擇外協(xié)加工商、優(yōu)化加工流程等方式，降低外協(xié)加工成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.風(fēng)險可控原則：對外協(xié)加工業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行風(fēng)險識別、評估和控制，防范因外協(xié)加工而產(chǎn)生的質(zhì)量風(fēng)險、交貨風(fēng)險、資金風(fēng)險等各類風(fēng)險。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在外協(xié)加工業(yè)務(wù)中的職責(zé)和權(quán)限，做到分工合理、責(zé)任清晰，確保各項(xiàng)工作有序開展。二、職責(zé)分工（一）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和訂單需求，提出外協(xié)加工申請，明確加工產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息。2.負(fù)責(zé)對外協(xié)加工商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平等進(jìn)行初步考察和評估，協(xié)助采購部門選擇合適的外協(xié)加工商。3.與外協(xié)加工商簽訂加工合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成加工任務(wù)。4.負(fù)責(zé)對外協(xié)加工產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保產(chǎn)品符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（二）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)部門提供的外協(xié)加工申請，負(fù)責(zé)尋找、篩選和評估潛在的外協(xié)加工商，建立外協(xié)加工商檔案。2.與選定的外協(xié)加工商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，明確加工價格、付款方式、交貨期等條款。3.負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保外協(xié)加工物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）質(zhì)量部門1.制定外協(xié)加工產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對外協(xié)加工產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督。2.參與外協(xié)加工商的評估和選擇工作，對外協(xié)加工商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。3.對質(zhì)量檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給生產(chǎn)部門和采購部門，并跟蹤整改情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對外協(xié)加工業(yè)務(wù)的成本核算和財務(wù)管理，審核外協(xié)加工費(fèi)用的結(jié)算憑證，確保費(fèi)用支付的合理性和準(zhǔn)確性。2.監(jiān)控外協(xié)加工業(yè)務(wù)的資金流動情況，防范資金風(fēng)險，確保公司資金安全。3.參與外協(xié)加工合同的審核工作，對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。（五）技術(shù)部門1.為外協(xié)加工提供技術(shù)支持，包括提供產(chǎn)品圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等資料，對外協(xié)加工商進(jìn)行技術(shù)交底。2.協(xié)助生產(chǎn)部門和質(zhì)量部門解決外協(xié)加工過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，確保加工產(chǎn)品符合技術(shù)要求。三、外協(xié)加工商管理（一）選擇與評估1.建立外協(xié)加工商篩選標(biāo)準(zhǔn)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良記錄。具有與加工產(chǎn)品相適應(yīng)的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)人員和生產(chǎn)能力。質(zhì)量保證體系健全，能夠有效控制產(chǎn)品質(zhì)量。價格合理，具有成本優(yōu)勢。交貨期能夠滿足公司生產(chǎn)需求。2.篩選與考察采購部門通過多種渠道收集潛在外協(xié)加工商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并進(jìn)行初步篩選。生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門參與對外協(xié)加工商的實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制水平、生產(chǎn)能力等情況。對外協(xié)加工商提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測試，評估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。3.評估與審批采購部門會同生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對外協(xié)加工商進(jìn)行綜合評估，填寫《外協(xié)加工商評估表》，評估內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格的外協(xié)加工商名單，并報公司管理層審批。（二）檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立外協(xié)加工商檔案，檔案內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件。生產(chǎn)設(shè)備清單、技術(shù)人員簡歷等生產(chǎn)能力證明材料。《外協(xié)加工商評估表》及相關(guān)考察記錄。加工合同、質(zhì)量協(xié)議等合作文件。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報告、交貨記錄等合作歷史資料。2.外協(xié)加工商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）日常管理1.采購部門定期對外協(xié)加工商進(jìn)行回訪，了解其合作情況，收集反饋意見，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)與外協(xié)加工商的溝通與協(xié)調(diào)，確保加工任務(wù)的順利進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)外協(xié)加工商存在質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，并跟蹤整改結(jié)果。3.對于違反合作協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格、交貨期經(jīng)常延誤等情況的外協(xié)加工商，采購部門應(yīng)及時提出警告，并視情節(jié)輕重采取暫停合作、取消合作資格等措施。四、外協(xié)加工流程控制（一）申請與審批1.生產(chǎn)部門根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和訂單需求，填寫《外協(xié)加工申請表》，詳細(xì)說明加工產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、預(yù)計(jì)加工費(fèi)用等信息，并提交相關(guān)技術(shù)文件和圖紙。2.《外協(xié)加工申請表》經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，依次提交采購部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門會簽。各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，提出意見和建議。3.采購部門審核外協(xié)加工申請的必要性和合理性，評估外協(xié)加工商的選擇是否符合公司規(guī)定；質(zhì)量部門審核加工產(chǎn)品的質(zhì)量要求是否明確、合理，質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程是否可行；財務(wù)部門審核預(yù)計(jì)加工費(fèi)用的合理性，評估資金安排是否符合公司財務(wù)政策；技術(shù)部門審核技術(shù)文件和圖紙的完整性和準(zhǔn)確性，確保外協(xié)加工商能夠理解并滿足技術(shù)要求。4.經(jīng)各部門會簽通過后，《外協(xié)加工申請表》報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況、資金狀況等因素進(jìn)行綜合決策，批準(zhǔn)或駁回外協(xié)加工申請。（二）合同簽訂1.采購部門根據(jù)公司管理層批準(zhǔn)的外協(xié)加工申請，與選定的外協(xié)加工商簽訂加工合同。加工合同應(yīng)明確以下主要條款：加工產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。加工價格、付款方式、付款期限。交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式。質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密條款、違約責(zé)任等。2.加工合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交法律部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。法律部門審核通過后，采購部門方可與外協(xié)加工商簽訂正式合同。3.加工合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門應(yīng)按照合同要求履行各自職責(zé)。（三）生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)簽訂的加工合同，向外協(xié)加工商下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)通知單，明確加工產(chǎn)品的詳細(xì)要求、交貨期等信息，并提供必要的技術(shù)文件和圖紙。2.外協(xié)加工商應(yīng)按照生產(chǎn)任務(wù)通知單的要求組織生產(chǎn)，并定期向生產(chǎn)部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度。生產(chǎn)部門應(yīng)建立外協(xié)加工進(jìn)度跟蹤臺賬，及時掌握加工進(jìn)度情況，確保按時交貨。3.在生產(chǎn)過程中，如因特殊原因需要變更加工產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等合同條款，生產(chǎn)部門應(yīng)及時與外協(xié)加工商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。（四）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門按照制定的外協(xié)加工產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對外協(xié)加工產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式包括首件檢驗(yàn)、巡檢、成品檢驗(yàn)等。2.首件檢驗(yàn)：外協(xié)加工商在批量生產(chǎn)前，應(yīng)提交首件產(chǎn)品供質(zhì)量部門檢驗(yàn)。質(zhì)量部門檢驗(yàn)合格后，方可進(jìn)行批量生產(chǎn)。3.巡檢：質(zhì)量部門定期對外協(xié)加工商的生產(chǎn)過程進(jìn)行巡檢，檢查其生產(chǎn)工藝執(zhí)行情況、質(zhì)量控制措施落實(shí)情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。4.成品檢驗(yàn)：外協(xié)加工產(chǎn)品完成后，外協(xié)加工商應(yīng)提交成品檢驗(yàn)申請，質(zhì)量部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品出具質(zhì)量檢驗(yàn)報告，檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品應(yīng)及時通知外協(xié)加工商進(jìn)行整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。5.質(zhì)量部門應(yīng)做好質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，包括檢驗(yàn)時間、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、不合格情況及整改記錄等。質(zhì)量檢驗(yàn)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）交貨驗(yàn)收1.外協(xié)加工商應(yīng)按照合同約定的交貨期和交貨地點(diǎn)，將加工產(chǎn)品按時送達(dá)公司。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)組織對到貨產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合合同要求。驗(yàn)收時，生產(chǎn)部門應(yīng)會同質(zhì)量部門共同進(jìn)行，質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，生產(chǎn)部門核對產(chǎn)品數(shù)量和規(guī)格。3.如果驗(yàn)收合格，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫《外協(xié)加工產(chǎn)品驗(yàn)收單》，經(jīng)質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)。如果驗(yàn)收不合格，生產(chǎn)部門應(yīng)及時通知外協(xié)加工商，要求其限期整改或重新加工，直至產(chǎn)品驗(yàn)收合格。4.對于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨或換貨，外協(xié)加工商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用和損失。（六）費(fèi)用結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)加工合同約定的付款方式和交貨驗(yàn)收情況，對外協(xié)加工費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算時，財務(wù)部門應(yīng)審核外協(xié)加工商提交的發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等結(jié)算憑證，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。2.對于驗(yàn)收合格的加工產(chǎn)品，財務(wù)部門按照合同約定的付款期限支付加工費(fèi)用。對于驗(yàn)收不合格但已支付部分費(fèi)用需扣除相應(yīng)款項(xiàng)的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與外協(xié)加工商溝通，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.財務(wù)部門應(yīng)建立外協(xié)加工費(fèi)用臺賬，詳細(xì)記錄每筆加工業(yè)務(wù)的費(fèi)用發(fā)生情況，包括合同金額、已支付金額、未支付金額等信息，定期進(jìn)行核對和分析，確保費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性和合理性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對外協(xié)加工業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查外協(xié)加工業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、合同簽訂與執(zhí)行情況、費(fèi)用結(jié)算情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門通過查閱相關(guān)文件資料（如申請表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）、實(shí)地走訪外協(xié)加工商、與相關(guān)人員訪談等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）定期檢查1.采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對外協(xié)加工業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括外協(xié)加工商管理情況、加工流程執(zhí)行情況、質(zhì)量控制情況等。2.各部門應(yīng)每月提交外協(xié)加工業(yè)務(wù)自查報告，總結(jié)工作中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。公司定期召開外協(xié)加工業(yè)務(wù)工作會議，對各部門的自查情況進(jìn)行通報和分析，共同研究解決存在的問題。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要或外部監(jiān)管要求，適時開展外協(xié)加工業(yè)務(wù)專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對特定的外協(xié)加工項(xiàng)目、特定的外協(xié)加工商或特定的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)進(jìn)行深入檢查。2.專項(xiàng)檢查由公司管理層統(tǒng)一部署，相關(guān)部門組成專項(xiàng)檢查組進(jìn)行實(shí)施。專項(xiàng)檢查組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查目標(biāo)、范圍、方法和步驟，確保檢查工作有序進(jìn)行。3.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，檢查組應(yīng)撰寫專項(xiàng)檢查報告，對檢查情況進(jìn)行全面總結(jié)，提出整改意見和建議。公司管理層根據(jù)專項(xiàng)檢查報告，督促相關(guān)部門落實(shí)整改措施，完善內(nèi)部控制制度。六、風(fēng)險評估與應(yīng)對（一）風(fēng)險識別1.質(zhì)量風(fēng)險：外協(xié)加工商生產(chǎn)工藝水平不足、質(zhì)量控制措施不力等原因，導(dǎo)致加工產(chǎn)品質(zhì)量不符合公司要求。2.交貨風(fēng)險：外協(xié)加工商生產(chǎn)計(jì)劃安排不當(dāng)、原材料供應(yīng)不足、設(shè)備故障等原因，導(dǎo)致加工產(chǎn)品不能按時交貨。3.資金風(fēng)險：外協(xié)加工費(fèi)用支付不合理、資金周轉(zhuǎn)困難等原因，導(dǎo)致公司資金損失或資金鏈斷裂。4.法律風(fēng)險：加工合同條款不明確、不符合法律法規(guī)要求等原因，導(dǎo)致公司面臨法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。（二）風(fēng)險評估1.各部門結(jié)合自身職責(zé)，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險發(fā)生的可能性分為高、中、低三個等級，影響程度分為重大、較大、一般、較小四個等級。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，繪制風(fēng)險矩陣圖，直觀展示各類風(fēng)險的等級分布情況，為制定風(fēng)險應(yīng)對策略提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對質(zhì)量風(fēng)險，加強(qiáng)對外協(xié)加工商的質(zhì)量控制，增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，建立質(zhì)量追溯機(jī)制；與外協(xié)加工商簽訂質(zhì)量協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款；定期對外協(xié)加工商進(jìn)行質(zhì)量培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其質(zhì)量意識和質(zhì)量控制能力。2.針對交貨風(fēng)險，加強(qiáng)與外協(xié)加工商的溝通與協(xié)調(diào)，建立定期溝通機(jī)制，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度和存在的問題；要求外協(xié)加工商制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，并提交公司備案；建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，對于可能影響交貨期的突發(fā)情況，及時采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.針對資金風(fēng)險，加強(qiáng)對外協(xié)加工費(fèi)用的預(yù)算管理和成本控制，嚴(yán)格審核費(fèi)