PAGE拆遷辦檔案調閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范拆遷辦檔案調閱行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本拆遷辦全體工作人員以及因工作需要調閱檔案的外部單位或個人。（三）檔案定義本制度所指檔案為拆遷辦在拆遷工作過程中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調閱必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及本單位的相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在調閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足合法的調閱需求。二、檔案調閱申請與審批（一）內部人員調閱1.本拆遷辦工作人員因工作需要調閱檔案，應填寫《檔案調閱申請表》，詳細注明調閱檔案的名稱、內容、調閱目的、預計調閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核。部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對調閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)調閱申請的內容，核實檔案的保管情況，并安排專人負責調閱事宜。（二）外部單位調閱1.外部單位因工作需要調閱本拆遷辦檔案，應提前向本拆遷辦提交書面調閱申請函。申請函應加蓋單位公章，并注明調閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、調閱檔案的具體內容、調閱目的、調閱時間等詳細信息。2.本拆遷辦收到外部單位調閱申請函后，由檔案管理部門對申請進行初步審查。審查內容包括申請單位的合法性、調閱目的的合理性、調閱檔案的相關性等。3.初步審查通過后，檔案管理部門將調閱申請?zhí)峤恢敛疬w辦分管領導審批。分管領導應綜合考慮各方面因素，對調閱申請進行全面評估，并簽署審批意見。4.經分管領導審批同意后，檔案管理部門通知申請單位辦理調閱手續(xù)。三、檔案調閱手續(xù)辦理（一）調閱登記1.無論是內部人員還是外部單位調閱檔案，均需在檔案管理部門進行調閱登記。登記內容包括調閱日期、調閱人姓名或單位名稱、調閱檔案名稱、調閱目的、預計歸還日期等。2.調閱人應在調閱登記冊上簽字確認，確保調閱信息準確無誤。（二）借閱憑證發(fā)放1.對于內部人員調閱檔案，檔案管理部門在完成調閱登記后，為調閱人發(fā)放《檔案調閱借閱證》。借閱證應注明調閱人姓名、所在部門、調閱檔案名稱、調閱期限等信息。2.對于外部單位調閱檔案，檔案管理部門在完成調閱登記和審批手續(xù)后，為申請單位出具《檔案調閱批準函》。批準函應加蓋拆遷辦公章，并注明調閱檔案的具體內容、調閱期限、調閱要求等信息。（三）檔案交付1.檔案管理部門根據(jù)調閱登記和審批結果，安排專人將調閱的檔案交付給調閱人。交付時，雙方應進行檔案數(shù)量和完整性的核對，確保交付的檔案與調閱申請一致。2.調閱人應對接收的檔案妥善保管，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失情況，應及時向檔案管理部門報告。四、檔案調閱期限與歸還（一）調閱期限1.內部人員調閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長調閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。經檔案管理部門同意后，可適當延長調閱期限，但最長不得超過[X]個工作日。2.外部單位調閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長調閱期限，應提前向本拆遷辦提交書面申請，并經分管領導批準。延長后的調閱期限最長不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.調閱人應在規(guī)定的調閱期限內歸還檔案。歸還時，調閱人應確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上留下任何標記或損壞。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應進行認真核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無涂改、損毀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與調閱人溝通核實，并要求調閱人進行處理。3.調閱人歸還檔案后，檔案管理部門應在調閱登記冊上注明歸還日期，并將《檔案調閱借閱證》或《檔案調閱批準函》收回存檔。五、檔案調閱過程中的安全與保密措施（一）調閱場所要求1.檔案調閱應在檔案管理部門指定的專門場所進行。調閱場所應具備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案在調閱過程中的安全。2.調閱場所應保持整潔、安靜，不得在調閱場所內吸煙、飲食、大聲喧嘩等，以免影響檔案的安全和完整。（二）調閱人員要求1.調閱人在調閱檔案過程中，應嚴格遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，不得擅自將檔案帶出調閱場所。如有特殊情況需要帶出，必須經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。2.調閱人不得擅自復制、拍照、抄錄檔案內容。如有需要復制檔案，應按照本制度的相關規(guī)定辦理復制手續(xù)。3.調閱人在調閱檔案過程中，應妥善保管檔案，不得將檔案轉借他人或用于非調閱目的的其他活動。（三）保密措施1.檔案管理部門應對調閱檔案的內容嚴格保密，不得向無關人員透露調閱檔案的信息。2.在調閱過程中，如涉及到國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私等敏感信息，調閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。3.檔案管理部門應定期對調閱檔案的情況進行檢查和統(tǒng)計，確保調閱檔案的安全與保密措施得到有效落實。六、檔案復制管理（一）復制申請1.調閱人因工作需要復制檔案內容，應填寫《檔案復制申請表》，詳細注明復制檔案的名稱、內容、復制用途、預計復制份數(shù)等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核。部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對復制申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。（二）審批流程1.經部門負責人審核通過后，申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)復制申請的內容，核實檔案的保管情況，并對復制申請進行進一步審查。2.檔案管理部門審查通過后，將復制申請?zhí)峤恢敛疬w辦分管領導審批。分管領導應綜合考慮各方面因素，對復制申請進行全面評估，并簽署審批意見。3.經分管領導審批同意后，檔案管理部門通知申請單位辦理復制手續(xù)。（三）復制手續(xù)辦理1.復制手續(xù)辦理包括復制費用繳納、復制方式選擇、復制份數(shù)確認等環(huán)節(jié)。2.復制費用應根據(jù)國家有關規(guī)定和本單位的實際情況收取。復制方式可根據(jù)調閱人的需求選擇復印、打印、掃描等。3.檔案管理部門在完成復制手續(xù)辦理后，應按照調閱人的要求進行檔案復制，并對復制的檔案進行核對和整理。4.復制完成后，檔案管理部門將復制的檔案交付給調閱人，并在調閱登記冊上注明復制情況。七、檔案調閱監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應建立健全檔案調閱監(jiān)督機制，定期對檔案調閱情況進行檢查和統(tǒng)計。檢查內容包括調閱登記情況、調閱期限執(zhí)行情況、檔案歸還情況、檔案安全與保密措施落實情況等。2.檔案管理部門應設立專門的檔案調閱監(jiān)督崗位，負責對檔案調閱過程進行全程監(jiān)督。監(jiān)督人員應定期對調閱場所進行巡查，確保調閱檔案的安全與完整。（二）外部監(jiān)督1.本拆遷辦應主動接受上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關部門對檔案調閱工作進行指導和監(jiān)督。2.對于外部單位調閱檔案的情況，本拆遷辦應定期向相關部門報告，接受社會監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定調閱檔案的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。處理方式包括警告、批評教育、暫停調閱權限、罰款等。2.對于因調閱人違規(guī)行為導致檔案損壞、丟失、泄露等情況的，調閱人應承擔相應的法律責任。檔案管理部門應及