PAGE活動(dòng)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)檔案資料的管理，確保活動(dòng)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮活動(dòng)檔案資料在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織開展的各類活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于會(huì)議、培訓(xùn)、慶典、營(yíng)銷、調(diào)研等活動(dòng)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司活動(dòng)檔案資料由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：活動(dòng)檔案資料應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的全過程，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照活動(dòng)的類型、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案資料的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)活動(dòng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、活動(dòng)檔案資料的收集（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段：包括活動(dòng)策劃方案、可行性研究報(bào)告、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)審批文件等。2.活動(dòng)籌備階段：包括活動(dòng)場(chǎng)地租賃合同、活動(dòng)設(shè)備采購合同、活動(dòng)宣傳資料、活動(dòng)嘉賓邀請(qǐng)名單、活動(dòng)工作人員安排等。3.活動(dòng)實(shí)施階段：包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料，活動(dòng)簽到表、活動(dòng)議程、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等。4.活動(dòng)后續(xù)階段：包括活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告、活動(dòng)反饋意見、活動(dòng)成果展示資料等。（二）收集要求1.明確責(zé)任部門和責(zé)任人：各活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)本部門活動(dòng)檔案資料的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體收集事宜。2.及時(shí)收集：活動(dòng)檔案資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，確保檔案資料的完整性和時(shí)效性。3.全面收集：收集的活動(dòng)檔案資料應(yīng)涵蓋活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。4.規(guī)范整理：收集的活動(dòng)檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料的整齊、有序。（三）收集流程1.活動(dòng)主辦部門在活動(dòng)結(jié)束后，按照收集范圍和要求，對(duì)活動(dòng)檔案資料進(jìn)行收集整理。2.將整理好的活動(dòng)檔案資料移交至公司檔案管理部門或指定人員。3.檔案管理部門或指定人員對(duì)接收的活動(dòng)檔案資料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給活動(dòng)主辦部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。三、活動(dòng)檔案資料的整理（一）整理原則1.遵循活動(dòng)檔案資料的形成規(guī)律，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案資料的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照活動(dòng)的類型、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行分類，如會(huì)議活動(dòng)檔案資料可分為年度工作會(huì)議、專題研討會(huì)等；營(yíng)銷活動(dòng)檔案資料可分為新品發(fā)布會(huì)、促銷活動(dòng)等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的活動(dòng)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的查找和管理。3.編目：編制活動(dòng)檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)活動(dòng)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保資料牢固、整齊。（三）整理流程1.檔案管理部門或指定人員對(duì)接收的活動(dòng)檔案資料進(jìn)行分類。2.按照分類結(jié)果對(duì)活動(dòng)檔案資料進(jìn)行編號(hào)。3.編制活動(dòng)檔案資料目錄。4.對(duì)紙質(zhì)活動(dòng)檔案資料進(jìn)行裝訂。四、活動(dòng)檔案資料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案資料：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.重要活動(dòng)檔案資料：保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于[X]年。2.一般性活動(dòng)檔案資料：保管期限為[X]年。（三）保管要求1.建立檔案資料保管臺(tái)賬，記錄檔案資料名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格控制檔案資料的查閱和借閱，確保檔案資料的安全。五、活動(dòng)檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中需要查閱活動(dòng)檔案資料的。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中需要參考活動(dòng)檔案資料的。3.外部單位因工作需要查閱公司活動(dòng)檔案資料的，需按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱活動(dòng)檔案資料；外部單位查閱活動(dòng)檔案資料的，需提前提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱活動(dòng)檔案資料的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；外部單位借閱活動(dòng)檔案資料的，原則上不予辦理，如有特殊情況，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照規(guī)定簽訂借閱協(xié)議。（三）利用要求1.查閱和借閱活動(dòng)檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料的查閱和借閱規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。2.查閱和借閱活動(dòng)檔案資料后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、活動(dòng)檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)保管期限已滿的活動(dòng)檔案資料進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等因素，綜合判斷檔案資料是否仍具有保存價(jià)值，如已不具有保存價(jià)值，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的活動(dòng)檔案資料，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀活動(dòng)檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門活動(dòng)檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.活動(dòng)檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.活動(dòng)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作是否符合要求。3.活動(dòng)檔案資料的安全保密措施是否落實(shí)到位。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢