PAGE愛衛(wèi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的愛國衛(wèi)生工作檔案管理，確保愛衛(wèi)工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司/組織愛衛(wèi)工作的決策、管理和考核提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與愛國衛(wèi)生工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)愛衛(wèi)檔案的集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類歸檔原則按照愛衛(wèi)工作的不同類別和性質(zhì)，對檔案進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格遵循國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息的安全和保密，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立愛衛(wèi)檔案管理辦公室，掛靠在[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織愛衛(wèi)檔案的管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理辦公室職責(zé)制定和完善愛衛(wèi)檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求。負(fù)責(zé)愛衛(wèi)檔案的收集、整理、分類、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。定期對愛衛(wèi)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。對各部門的愛衛(wèi)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)愛衛(wèi)檔案的具體收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作。建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。及時(shí)對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋和報(bào)告，提出改進(jìn)建議。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門愛衛(wèi)工作相關(guān)文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交至檔案管理辦公室。配合檔案管理辦公室做好愛衛(wèi)檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助和支持。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失愛衛(wèi)檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.組織管理類公司/組織愛衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組及成員名單、職責(zé)分工等文件。愛衛(wèi)工作年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。愛衛(wèi)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要等。2.環(huán)境衛(wèi)生類辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、公共區(qū)域等環(huán)境衛(wèi)生管理制度。環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、整改通知及整改情況報(bào)告。衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、維護(hù)記錄，如垃圾桶、廁所等設(shè)施的維修更換記錄。病媒生物防制相關(guān)資料，包括鼠、蚊、蠅、蟑螂等的監(jiān)測、防治措施及效果評估報(bào)告。3.健康教育類健康教育工作計(jì)劃、方案。健康教育宣傳資料，如宣傳海報(bào)、手冊、視頻等。健康教育活動(dòng)記錄，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等。員工健康知識(shí)知曉率、行為形成率調(diào)查資料。4.食品安全類食品安全管理制度，包括食堂衛(wèi)生管理、食品采購索證索票等制度。食品衛(wèi)生檢查記錄，對食堂、餐廳等食品經(jīng)營場所的衛(wèi)生檢查情況。食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。5.疾病防控類傳染病防控工作制度、應(yīng)急預(yù)案。疫情監(jiān)測報(bào)告記錄，包括傳染病發(fā)病情況報(bào)告、疫情處置情況等。預(yù)防接種記錄、疫苗管理資料。6.監(jiān)督考核類愛衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)、考核方案。愛衛(wèi)工作檢查考核記錄，對各部門愛衛(wèi)工作的考核評分情況。獎(jiǎng)懲記錄，對在愛衛(wèi)工作中表現(xiàn)突出或違規(guī)的部門及個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況。（二）編號規(guī)則1.采用年度流水號進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位大寫字母表示不同的類別，如“Z”表示組織管理類，“H”表示環(huán)境衛(wèi)生類，“J”表示健康教育類，“S”表示食品安全類，“B”表示疾病防控類，“K”表示監(jiān)督考核類。4.流水號：從001開始依次編排，每個(gè)類別內(nèi)的檔案按順序編號。例如，2023年組織管理類的第一份檔案編號為：2023Z001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門愛衛(wèi)工作檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，能夠反映愛衛(wèi)工作的實(shí)際情況。3.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案資料進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無效的資料，確保資料的精煉。3.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行排序、編目，編寫頁碼，并制作目錄清單。4.對電子文檔進(jìn)行命名規(guī)范，按照類別和編號進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。5.對照片、視頻等資料進(jìn)行標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并與相關(guān)文字資料建立關(guān)聯(lián)。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、編號、年度等信息。3.在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單，便于查找和核對。4.將檔案盒存放在專門的檔案庫房中，并按照類別和年度進(jìn)行排列上架。（二）保管期限1.組織管理類檔案：長期保存。2.環(huán)境衛(wèi)生類、健康教育類、食品安全類、疾病防控類檔案：保存期限為[X]年。3.監(jiān)督考核類檔案：保存期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱愛衛(wèi)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理辦公室查閱。2.外部單位因工作需要查閱愛衛(wèi)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理辦公室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持《檔案查閱申請表》到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理辦公室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出辦公室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.愛衛(wèi)檔案僅供查閱人員用于與工作相關(guān)的目的，不得擅自泄露、傳播檔案內(nèi)容。2.如需將檔案資料用于對外宣傳、交流等用途，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.對在查閱和利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要進(jìn)一步了解的情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理辦公室反饋，以便及時(shí)處理和完善檔案資料。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等不宜長期保存，且已按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行解密處理的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的。（二）銷毀程序1.檔案管理辦公室定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審核，公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀申請表》交檔案管理人員組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、保密。4.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)