PAGE學(xué)校正義檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校正義檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)學(xué)校正常教育教學(xué)秩序，保障師生合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)涉及正義相關(guān)的各類檔案資料管理，包括但不限于學(xué)生違紀(jì)處理檔案、教師師德師風(fēng)相關(guān)檔案、校園糾紛調(diào)解檔案、安全事故處理檔案等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校正義工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理與正義相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：對涉及個人隱私、學(xué)校機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.便捷性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校正義檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)各部門做好正義檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管學(xué)校重要的正義檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各職能部門1.負(fù)責(zé)本部門正義檔案資料的收集、整理、分類和歸檔工作，并定期移交學(xué)校檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）相關(guān)人員1.涉及正義事件的工作人員，應(yīng)及時將相關(guān)資料提交給本部門檔案管理人員，并配合做好檔案整理工作。2.教師應(yīng)積極配合學(xué)校做好師德師風(fēng)相關(guān)檔案的記錄和整理工作。3.學(xué)生應(yīng)遵守學(xué)校規(guī)章制度，如實(shí)提供與自身相關(guān)的正義事件信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生違紀(jì)處理檔案：包括學(xué)生違紀(jì)事件的舉報材料、調(diào)查記錄、處理決定、學(xué)生申訴及處理結(jié)果等。2.教師師德師風(fēng)相關(guān)檔案：師德師風(fēng)考核記錄、師德師風(fēng)問題舉報及處理材料、教師表彰與獎勵記錄等。3.校園糾紛調(diào)解檔案：糾紛事件的起因、經(jīng)過、調(diào)解過程及結(jié)果等相關(guān)資料。4.安全事故處理檔案：事故報告、現(xiàn)場勘查記錄、事故原因分析、處理措施及結(jié)果等。5.其他與學(xué)校正義工作相關(guān)的文件、會議記錄、通知通報等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的正義檔案資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對于重要的正義事件，應(yīng)在事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)完成資料收集工作。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將正義檔案分為學(xué)生類、教師類、校園糾紛類、安全事故類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)便于記憶和查詢。編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]，例如：2023X001，其中“2023”表示年份，“X”表示類別代碼，“001”表示流水號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：將檔案資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的正義檔案移交學(xué)校檔案管理部門，移交時間為每年的[具體時間]。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。審核合格后，辦理交接手續(xù)，并將檔案存入專門的檔案庫房。（二）保管期限1.學(xué)生違紀(jì)處理檔案：一般保管期限為[X]年，自學(xué)生畢業(yè)或離校之日起計算。對于情節(jié)嚴(yán)重、影響惡劣的違紀(jì)事件檔案，應(yīng)長期保管。2.教師師德師風(fēng)相關(guān)檔案：長期保管。3.校園糾紛調(diào)解檔案：保管期限為[X]年，自糾紛處理完畢之日起計算。4.安全事故處理檔案：長期保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜存放，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲。按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱正義檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及學(xué)生個人隱私的檔案，未經(jīng)學(xué)生本人或其監(jiān)護(hù)人同意，不得查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱學(xué)校正義檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱正義檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.外部單位或個人原則上不得借閱學(xué)校正義檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。查閱與借閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對正義檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實(shí)際需求相符。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行審查和鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保管價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)校正義檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校正義工作提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入。2.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為學(xué)校正義工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、防火墻等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行