PAGE防災減災檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司防災減災檔案管理，有效收集、整理、保管和利用防災減災工作中形成的各類檔案資料，提高公司應(yīng)對災害的能力，保障公司及員工生命財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)在防災減災工作中形成的檔案管理。包括但不限于自然災害（如地震、洪水、臺風等）、事故災難（如火災、爆炸、泄漏等）、公共衛(wèi)生事件（如傳染病疫情等）和社會安全事件（如恐怖襲擊等）相關(guān)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司防災減災檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司防災減災決策、應(yīng)急處置等工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司防災減災檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好防災減災檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管公司防災減災檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.定期對防災減災檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.提供防災減災檔案查閱、借閱服務(wù)，為公司各項工作提供檔案支持。（二）各部門職責1.負責本部門防災減災工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范、完整。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案存儲環(huán)境，防止檔案損壞、丟失。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，為檔案利用者提供高效、準確的服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.防災減災工作規(guī)劃、應(yīng)急預案及相關(guān)文件。2.災害風險評估報告、隱患排查治理記錄。3.應(yīng)急演練方案、演練記錄及總結(jié)。4.災害監(jiān)測預警信息、災情報告。5.應(yīng)急處置過程中形成的文件、資料，如指揮調(diào)度記錄、救援行動記錄、物資調(diào)配記錄等。6.災后恢復重建計劃、實施情況及相關(guān)資料。7.與防災減災工作相關(guān)的培訓資料、宣傳資料。8.其他與防災減災工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）收集流程1.各部門檔案管理人員負責收集本部門防災減災工作檔案資料，進行初步整理。2.在規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給移交部門進行補充或修正。四、檔案整理（一）分類標準1.災害類型分類按照自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等災害類型進行分類。2.時間順序分類在每個災害類型下，按照時間順序排列檔案資料。3.保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三種保管期限。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理拆除檔案資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對檔案資料進行編號、編目，編制目錄清單。按照分類標準進行分類、排序，裝訂成冊。在檔案封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔案名稱、年度、保管期限等。2.電子檔案整理按照分類標準建立電子文件夾，對電子文件進行分類存儲。對電子文件進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文件內(nèi)容和時間等關(guān)鍵信息。建立電子文件索引目錄，方便快速檢索。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。2.檔案整理應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理規(guī)范和標準，確保檔案質(zhì)量。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度防災減災工作檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。2.對于應(yīng)急處置過程中形成的檔案資料，應(yīng)在處置工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，進行再次審核和整理。2.將審核整理后的檔案資料按照分類標準和編號順序，裝入檔案盒或存儲到電子檔案系統(tǒng)中。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關(guān)信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔標識1.在檔案盒封面和脊背標注檔案類別、年度、保管期限、起止日期、盒號等信息。2.對于電子檔案，在文件名和文件夾名稱中體現(xiàn)檔案類別、年度等關(guān)鍵信息。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的防災減災檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行分區(qū)存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時采取措施處理。3.保持庫房內(nèi)適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。4.對電子檔案進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責。2.加強庫房安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入庫房。3.制定檔案應(yīng)急預案，如發(fā)生火災、水災等災害時，能夠及時采取措施保護檔案安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在防災減災工作決策、應(yīng)急處置、培訓教育等方面查閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準后查閱相關(guān)防災減災檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案利用者的姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行跟蹤，確保檔案按時歸還。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合公司防災減災檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。負責對防災減災檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行綜合分析和評估。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出的銷毀意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后