PAGE試驗室檔案保管制度一、總則1.目的為加強試驗室檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在試驗室工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于試驗室所有檔案的保管工作，包括試驗原始記錄、報告、儀器設(shè)備檔案、人員檔案、標準規(guī)范檔案等。3.檔案定義試驗室檔案是指在試驗室各項工作活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則檔案保管工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、安全保密、方便利用的原則。二、檔案分類與編號1.分類方法試驗原始記錄檔案：按照試驗項目、時間順序進行分類。試驗報告檔案：根據(jù)試驗類型、報告編號進行分類。儀器設(shè)備檔案：以設(shè)備名稱、型號為分類依據(jù)，包含設(shè)備購置、驗收、校準、維修等相關(guān)資料。人員檔案：按人員姓名建立，涵蓋個人基本信息、資質(zhì)證書、培訓記錄、業(yè)績考核等內(nèi)容。標準規(guī)范檔案：依據(jù)標準規(guī)范的類別、版本進行分類。2.編號規(guī)則試驗原始記錄檔案編號：采用年份+項目編號+流水號的形式，如2023001001，表示2023年第1個項目的第1份原始記錄。試驗報告檔案編號：報告編號即為其唯一標識，如TG2023001，表示2023年第1份試驗報告。儀器設(shè)備檔案編號：設(shè)備購置時賦予的編號作為主要標識，如YQ2020001，表示2020年購置的第1臺儀器設(shè)備，后續(xù)相關(guān)資料在此編號下順延。人員檔案編號：以人員身份證號碼為編號，方便唯一識別。標準規(guī)范檔案編號：按照標準規(guī)范的類別代碼+版本號進行編號，如GB/T190012016編號為GB190012016。三、檔案保管職責1.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案保管賬目，定期核對檔案數(shù)量，確保賬物相符。做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。2.各部門職責試驗項目負責人負責試驗原始記錄的及時整理和移交，確保記錄的完整性和準確性。報告編制人員完成試驗報告后，應(yīng)及時將報告及相關(guān)資料移交檔案管理人員。儀器設(shè)備使用部門負責設(shè)備檔案資料的收集和初步整理，定期提交給檔案管理人員。人力資源部門負責人員檔案的建立、更新和維護，并及時將相關(guān)信息傳遞給檔案管理人員。標準規(guī)范管理部門負責標準規(guī)范檔案的收集、更新，確保試驗室使用的標準規(guī)范的有效性，并向檔案管理人員提供相關(guān)資料。四、檔案保管期限1.試驗原始記錄檔案一般試驗原始記錄保管期限為3年。涉及重大試驗項目、有法律糾紛或特殊要求的原始記錄，保管期限為10年。2.試驗報告檔案常規(guī)試驗報告保管期限為5年。涉及結(jié)構(gòu)安全、耐久性等關(guān)鍵指標的試驗報告，保管期限為長期。3.儀器設(shè)備檔案儀器設(shè)備購置、驗收、校準等檔案資料隨設(shè)備使用壽命周期保管，直至設(shè)備報廢后3年。設(shè)備維修記錄等檔案保管期限為5年。4.人員檔案在職人員檔案長期保管。離職人員檔案自離職之日起保管10年。5.標準規(guī)范檔案現(xiàn)行有效的標準規(guī)范檔案長期保管。已廢止的標準規(guī)范檔案保管期限為5年。五、檔案保管條件1.庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的地點。庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，保證檔案存放有足夠的空間。庫房應(yīng)具備良好的采光和照明條件，避免陽光直射檔案。2.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機等，并定期進行監(jiān)測和記錄。3.防火防盜庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護。庫房門窗應(yīng)堅固防盜，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。4.防蟲防潮檔案架應(yīng)選用防蟲、防潮性能好的材料制作。在庫房內(nèi)放置防蟲、防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等，但要注意避免對檔案造成污染。5.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具。檔案盒應(yīng)選用無酸、無腐蝕的材料，標簽應(yīng)清晰標注檔案類別、編號、年度等信息。六、檔案整理與裝訂1.整理要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行及時整理。檢查檔案資料的完整性，剔除重復(fù)、無效的資料。對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。2.裝訂規(guī)范試驗原始記錄、報告等紙張規(guī)格統(tǒng)一的檔案，應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂。對于紙張大小不一、資料較多的檔案，可采用活頁夾或檔案袋裝存，但要確保資料排列整齊、固定牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等，防止對檔案造成損壞。七、檔案存儲與上架1.存儲方式按照檔案分類順序，將檔案存放在檔案柜或檔案架上。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標識。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.上架規(guī)則檔案應(yīng)按照編號順序依次上架，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，保持連續(xù)性和系統(tǒng)性。建立檔案存放位置索引，注明檔案類別、編號、存放位置等信息，方便快速定位檔案。八、檔案查閱與借閱1.查閱程序試驗室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理人員處查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，迅速查找并提供相應(yīng)檔案，同時做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案是否完好無損，如有損壞應(yīng)及時記錄并追究責任。2.借閱程序因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)立即向檔案管理人員報告，并承擔相應(yīng)責任。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、完整性等，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。九、檔案保密與安全1.保密措施檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲等。在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止檔案信息泄露。2.安全管理加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。對電子檔案要采取安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。十、檔案銷毀1.銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以進行銷毀。因機構(gòu)調(diào)整、工作變動等原因，導致檔案不再具有利用價值的，也可進行銷毀。2.鑒定程序由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要性、歷史價值等因素，綜合評估檔案是否還有保存價值。對鑒定后確定可以銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀方式對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無