PAGE檔案室工作職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本工作職責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案工作方面的職責(zé)與行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案室工作職責(zé)（一）檔案收集1.制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門應(yīng)歸檔的文件材料種類、內(nèi)容和時(shí)間要求。2.定期向各部門收集應(yīng)歸檔的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.督促各部門及時(shí)整理和移交檔案，對逾期未交的部門進(jìn)行催辦。4.接收外部單位或個(gè)人移交的與本公司/組織有關(guān)的檔案資料。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等加工處理，確保檔案的整齊、美觀。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。4.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，提高檔案查找效率。（三）檔案保管1.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對檔案庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.對重要檔案和電子檔案進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。2.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。4.對鑒定工作進(jìn)行記錄，形成檔案鑒定報(bào)告，作為檔案銷毀的依據(jù)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（六）檔案利用1.制定檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、程序和要求。2.為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱利用服務(wù)，根據(jù)需要提供檔案復(fù)印件或電子文檔。3.對檔案查閱利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱利用者的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。三、各部門檔案工作職責(zé)（一）部門檔案工作負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，制定本部門檔案工作計(jì)劃和措施。2.指導(dǎo)本部門員工做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.定期對本部門檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。4.配合檔案室做好檔案的查閱利用、鑒定銷毀等工作。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常文件材料（包括紙質(zhì)、電子文件）的收集、整理和臨時(shí)保管工作。2.按照檔案分類方案，對本部門文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等初步整理工作。3.定期將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好本部門檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息。（三）員工檔案工作職責(zé)1.妥善保管本人在工作中形成的文件材料，按照要求及時(shí)整理并移交部門兼職檔案員。2.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得私自留存、銷毀或泄露公司/組織的檔案信息。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定程序向檔案室提出申請。四、檔案工作流程（一）文件材料形成與收集1.各部門員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定及時(shí)收集、整理。2.部門兼職檔案員定期對本部門文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的齊全和完整。（二）檔案整理與移交1.部門兼職檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理好的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室，檔案室對移交的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的退回部門重新整理。（三）檔案保管與利用1.檔案室對接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照檔案保管要求進(jìn)行存放和維護(hù)。2.公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室根據(jù)查閱申請表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、損壞等行為。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程要有記錄，并存檔備查。五、檔案工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案工作監(jiān)督小組，定期對檔案室和各部門的檔案工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組檢查檔案工作的開展情況、檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管和利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核辦法1.制定檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對檔案室和各部門的檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等工作的完成情況，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。3.考核結(jié)果與部門和員工的績效掛鉤，對檔案工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對檔案工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理。3.對檔案的查閱利用場所進(jìn)行安全管理，防止檔案丟失或損壞。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。2.對檔案工作人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。3.檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，對涉及機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。4.對檔案的傳輸、存儲(chǔ)、處理等環(huán)節(jié)采取保密措施，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全和完整。3.加強(qiáng)電子檔案的備份管理，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止電子檔案丟失或損壞。（三）數(shù)字化加工1.對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.