PAGE審計(jì)綜治辦檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)綜治辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為審計(jì)綜治工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)綜治辦在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、報(bào)告、記錄、合同、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由審計(jì)綜治辦指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)綜治工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與審計(jì)綜治工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理審計(jì)綜治辦的各類檔案，建立檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等進(jìn)行全程管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，保證檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好檔案查閱登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案清查、核對(duì)等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與審計(jì)綜治工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.審計(jì)綜治辦制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.審計(jì)項(xiàng)目檔案，包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等。4.綜治工作相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、活動(dòng)資料等。5.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。6.其他與審計(jì)綜治工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為綜合類、審計(jì)類、綜治類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)零散的文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重大審計(jì)項(xiàng)目或綜治工作活動(dòng)，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核合格的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，然后按照檔案保管期限進(jìn)行存放。3.建立檔案歸檔登記臺(tái)賬，記錄檔案的移交時(shí)間、名稱、數(shù)量等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映審計(jì)綜治工作重大歷史事件、重要決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括一般性的審計(jì)報(bào)告、綜治工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.短期保管：保管期限為1年至10年的檔案，如臨時(shí)性的文件、資料等。（四）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)綜治辦負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。涉及機(jī)密檔案的，應(yīng)按照保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)提供檔案資料。2.鼓勵(lì)檔案利用者對(duì)檔案進(jìn)行研究和分析，充分發(fā)揮檔案的作用。3.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行跟蹤和反饋，了解利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行客觀、公正的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行整體評(píng)估。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)審計(jì)綜治辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專人監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀完畢后，將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔，作為檔案銷(xiāo)毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立審計(jì)綜治辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性和完整性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等功能。3.安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員