PAGE財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)稅務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、使用及維護(hù)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理工作。涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票管理資料以及其他與財(cái)務(wù)稅務(wù)相關(guān)的各類文件和記錄。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或崗位負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)稅務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，采取必要的安全保密措施，防止財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率，滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作。3.對(duì)財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案受損、變質(zhì)或丟失。5.對(duì)涉及財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案的違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。6.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案的形成和積累，按照檔案管理要求及時(shí)整理、裝訂各類財(cái)務(wù)稅務(wù)資料，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理制度，確保財(cái)務(wù)稅務(wù)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。4.對(duì)財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案管理工作不斷完善。（三）稅務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)政策文件等稅務(wù)檔案的整理和保管，并按規(guī)定移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好稅務(wù)檔案的查閱、借閱工作，提供稅務(wù)專業(yè)方面的咨詢和指導(dǎo)。3.跟蹤稅收政策變化，及時(shí)調(diào)整稅務(wù)檔案管理工作，確保稅務(wù)檔案符合最新法規(guī)要求。4.協(xié)助開(kāi)展稅務(wù)檔案的合規(guī)性檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，保障公司稅務(wù)工作的合法性和規(guī)范性。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)稅務(wù)相關(guān)文件的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在涉及財(cái)務(wù)稅務(wù)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)積極配合檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和稅務(wù)部門的工作，提供必要的資料和信息。3.不得擅自留存、銷毀應(yīng)歸檔的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，對(duì)違反檔案管理制度的行為應(yīng)予以糾正。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、銀行對(duì)賬單、工資表等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等各類賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等及相關(guān)附表。4.稅務(wù)申報(bào)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)備案文件、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。5.發(fā)票管理資料：發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、發(fā)票開(kāi)具記錄、發(fā)票作廢清單、發(fā)票存根聯(lián)等。6.財(cái)務(wù)稅務(wù)相關(guān)合同：借款合同、銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等涉及財(cái)務(wù)稅務(wù)條款的合同。7.財(cái)務(wù)稅務(wù)審批文件：預(yù)算審批文件、費(fèi)用報(bào)銷審批單、稅務(wù)事項(xiàng)審批表等。8.其他財(cái)務(wù)稅務(wù)文件：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)制度文件、稅務(wù)籌劃方案、審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)稅務(wù)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.財(cái)務(wù)稅務(wù)資料應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行收集，不得遺漏重要資料。3.對(duì)于外部取得的財(cái)務(wù)稅務(wù)資料，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性，加蓋公章或相關(guān)業(yè)務(wù)章。4.收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)電子資料的收集和保存，確保電子資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的財(cái)務(wù)稅務(wù)資料進(jìn)行分類整理，按照檔案類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.每份檔案應(yīng)保持資料的完整性，對(duì)破損、缺頁(yè)的資料進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，原始憑證應(yīng)粘貼整齊，附在記賬憑證后面，并注明附件張數(shù)。4.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照科目順序排列，賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，不得跳頁(yè)、缺號(hào)。5.財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度、季度、月度順序整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。6.稅務(wù)申報(bào)資料應(yīng)按照申報(bào)期限和稅種進(jìn)行分類整理，確保資料的連貫性和可查性。7.發(fā)票管理資料應(yīng)按照發(fā)票種類和時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)，并注明發(fā)票起止號(hào)碼。8.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查找和使用。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。2.檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行歸檔，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。3.歸檔后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)保存。4.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行編排。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管；月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年。4.稅務(wù)申報(bào)資料：保管期限為10年。5.發(fā)票管理資料：保管期限為5年。6.財(cái)務(wù)稅務(wù)相關(guān)合同：保管期限為合同履行完畢后10年。7.財(cái)務(wù)稅務(wù)審批文件：保管期限為10年。8.其他財(cái)務(wù)稅務(wù)文件：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，重要文件永久保管，一般文件保管期限為適當(dāng)年限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。安裝電子檔案管理軟件，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、索引、檢索等管理，方便電子檔案的查閱和利用。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.查閱財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。4.涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間。（三）外部單位查閱與借閱1.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等單位因工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.公司應(yīng)根據(jù)外部單位的函件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并在查閱或借閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，不得擅自復(fù)印、拍照、記錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制部分檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱或借閱結(jié)束后，外部單位應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且已履行相關(guān)審批手續(xù)的。3.按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見(jiàn)，并編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清單歸檔保存，以備查考。（三）特殊檔案銷毀對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不被泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案的安全監(jiān)控和保護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案信息與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和交互，為公司決策提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，并按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，支持多種格式文件的上傳和管理。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的在線操作，實(shí)時(shí)跟蹤借閱狀態(tài)。外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約和授權(quán)管理。4.權(quán)限管理：根據(jù)用戶角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的借閱情況、利用頻率、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的連續(xù)性。7.安全審計(jì)：記錄和監(jiān)控系統(tǒng)操作日志，對(duì)異常操作進(jìn)行預(yù)警和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。（三）信息化實(shí)施步驟1.需求調(diào)研與規(guī)劃：對(duì)公司財(cái)務(wù)稅務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面調(diào)研，了解業(yè)務(wù)需求和用戶期望，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案。2.系統(tǒng)選型與采購(gòu)：根據(jù)規(guī)劃要求，選擇適合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行采購(gòu)和部署。3.數(shù)據(jù)遷移與錄入：將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和錄入，