PAGE房產(chǎn)檔案庫房理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房產(chǎn)檔案庫房管理，確保房產(chǎn)檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司房產(chǎn)檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房產(chǎn)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的查閱和借閱服務(wù)。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)過程中形成的各類文件，包括立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收備案表等。2.房屋銷售、租賃過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、客戶資料等。3.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、變更等相關(guān)文件。4.與房產(chǎn)相關(guān)的其他重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案移交至檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類清晰、便于查找。2.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。三、檔案存儲(chǔ)與保管（一）庫房選址與建設(shè)1.房產(chǎn)檔案庫房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的位置。2.庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和管理。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用豎放的方式，便于抽取和查閱，同時(shí)應(yīng)注意避免檔案擠壓變形。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）保管期限與標(biāo)識(shí)1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.在檔案存儲(chǔ)設(shè)備上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找和識(shí)別檔案。（四）庫房環(huán)境管理1.定期對(duì)庫房的溫度、濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保庫房溫度保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.加強(qiáng)庫房的安全管理，配備必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，確保庫房安全。四、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.本公司員工因工作需要查閱房產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.外單位人員因工作需要借閱房產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的檔案名稱、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并提交單位介紹信。2.申請(qǐng)表經(jīng)本公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.永久保管的檔案，一般情況下不得借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱范圍和時(shí)間。3.檔案查閱和借閱應(yīng)遵循“誰查閱、誰負(fù)責(zé)”“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案的安全和保密。五、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值的房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.優(yōu)先對(duì)利用率高、查閱頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化流程1.檔案管理人員對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。3.對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式合規(guī)。4.將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)至檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）數(shù)字化檔案管理1.建立數(shù)字化檔案管理制度，明確數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、保管、利用等要求。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性。3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)字化檔案被非法訪問、篡改或泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要信息。2.評(píng)估檔案的保存價(jià)值，根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案是否仍有保存必要。3.核對(duì)檔案的保管期限，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案庫房的管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃。2.組織檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。4.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促各部門做好檔案的移交和管理工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理制度和工作流程，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等工作。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房環(huán)境整潔、安全，確保檔案存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱和借閱制度，做好查閱和借閱記錄，確保檔案的安全和保密。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案