PAGE機(jī)要文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要文件檔案的管理，確保機(jī)要文件檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工涉及機(jī)要文件檔案的管理活動(dòng)。（三）定義1.機(jī)要文件：指涉及公司機(jī)密信息、重要決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，具有較高保密級(jí)別和重要價(jià)值的文件。2.檔案：指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（四）管理原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保機(jī)要文件檔案的機(jī)密性不被泄露。2.完整性原則：保證機(jī)要文件檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不丟失、不損壞。3.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行機(jī)要文件檔案的管理，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.便捷性原則：在保證安全保密的前提下，提供必要的條件，便于機(jī)要文件檔案的查詢、利用。二、職責(zé)分工（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)要文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管、清退、銷(xiāo)毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)機(jī)要文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)機(jī)要文件的產(chǎn)生、傳遞、保管等工作，并按照規(guī)定及時(shí)向公司辦公室移交。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷，定期向公司辦公室歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)機(jī)要文件檔案的安全保密工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。4.嚴(yán)格執(zhí)行公司機(jī)要文件檔案管理制度，接受公司辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案的具體管理工作，嚴(yán)格遵守保密制度和操作規(guī)程。2.做好機(jī)要文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保文件檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案的查閱、借閱登記和催還工作，保證文件檔案及時(shí)歸還。4.定期對(duì)機(jī)要文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、機(jī)要文件管理（一）文件收發(fā)1.機(jī)要文件由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)，收發(fā)人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.收到機(jī)要文件后，收發(fā)人員應(yīng)立即進(jìn)行核對(duì)、登記，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、來(lái)源、日期等信息。3.對(duì)收到的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定的范圍和程序及時(shí)進(jìn)行傳閱，不得積壓、延誤。（二）文件傳閱1.機(jī)要文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.傳閱過(guò)程中，傳閱人員不得擅自將文件帶出規(guī)定的傳閱范圍，不得擅自復(fù)印、摘抄、轉(zhuǎn)借文件。（三）文件保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的機(jī)要室或保險(xiǎn)柜內(nèi)，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管。2.機(jī)要室應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，如防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保文件的安全。3.機(jī)要文件管理人員應(yīng)定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）文件清退1.根據(jù)文件的保密期限和使用情況，定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清退。2.清退文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)清退清單，注明文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后進(jìn)行清退。3.對(duì)清退的文件，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（五）文件銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，注明文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀機(jī)要文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。四、檔案管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理的要求。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。確保檔案的系統(tǒng)性和便于查詢。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，編制檔案目錄。（三）檔案歸檔1室應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類(lèi)別等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后進(jìn)行歸檔。（四）檔案保管1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，實(shí)行集中統(tǒng)一保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，如防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。（六）檔案鑒定銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類(lèi)別等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。（七）檔案查閱利用1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)印、摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明用途。4.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司人員陪同。五、保密與安全管理（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。2.對(duì)機(jī)要文件檔案的處理過(guò)程，如收發(fā)、傳閱、保管、銷(xiāo)毀等，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的機(jī)要文件檔案，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。（二）安全管理1.機(jī)要室和檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保安全。2.定期對(duì)機(jī)要文件檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件檔案管理場(chǎng)所的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止發(fā)生安全事故。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)機(jī)要文件檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)機(jī)要文件檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并將自查情況報(bào)告公司辦公室。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，對(duì)涉及公司機(jī)要文件檔案管理的投訴和舉報(bào)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織機(jī)要文件檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和管理能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括機(jī)要文件