PAGE檔案調(diào)閱室管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案調(diào)閱室的管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)閱活動必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：明確調(diào)閱流程和要求，使調(diào)閱工作有條不紊地進行，提高工作效率。二、檔案調(diào)閱室管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責檔案調(diào)閱室的日常管理工作，包括檔案的整理、存放、維護等。2.制定檔案調(diào)閱室的各項管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.審核調(diào)閱申請，確定調(diào)閱范圍、期限等，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.對調(diào)閱過程進行監(jiān)督，確保調(diào)閱人員遵守規(guī)定。5.負責解答調(diào)閱人員在調(diào)閱過程中遇到的問題。（二）調(diào)閱人員所在部門職責1.對本部門人員的調(diào)閱申請進行審核，并簽署意見。2.協(xié)助檔案管理部門對調(diào)閱人員進行管理，督促調(diào)閱人員按時歸還檔案。3.配合檔案管理部門做好調(diào)閱檔案的安全保密工作。三、檔案調(diào)閱室環(huán)境與設(shè)施管理（一）環(huán)境要求1.檔案調(diào)閱室應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度適宜，以利于檔案的保存。2.室內(nèi)應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。（二）設(shè)施管理1.檔案存儲設(shè)備應定期檢查和維護，確保其正常運行。2.配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機等，為調(diào)閱人員提供良好的工作條件。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對調(diào)閱室進行實時監(jiān)控，確保調(diào)閱過程安全。四、檔案調(diào)閱流程（一）調(diào)閱申請1.調(diào)閱人員需填寫《檔案調(diào)閱申請表》，詳細說明調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)閱目的、調(diào)閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核同意，并簽署意見后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到調(diào)閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核。2.根據(jù)調(diào)閱目的和檔案的密級等情況，確定調(diào)閱范圍和期限，并在申請表上簽署審核意見。（三）調(diào)閱登記1.審核通過后，檔案管理人員對調(diào)閱檔案進行登記，記錄調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)閱人員姓名、部門、調(diào)閱日期、預計歸還日期等信息。2.調(diào)閱人員需在調(diào)閱登記冊上簽字確認。（四）檔案調(diào)閱1.檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱登記情況，為調(diào)閱人員提供所需檔案，并引導其到指定的調(diào)閱區(qū)域進行調(diào)閱。2.調(diào)閱人員應在規(guī)定的調(diào)閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出調(diào)閱室。如需復印、拍照等，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。（五）檔案歸還1.調(diào)閱人員應在規(guī)定的調(diào)閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，確認無誤后在調(diào)閱登記冊上注明歸還日期，并辦理歸還手續(xù)。五、檔案安全保密管理（一）保密制度1.調(diào)閱人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，調(diào)閱人員應采取更加嚴格的保密措施。（二）安全措施1.調(diào)閱室內(nèi)嚴禁吸煙、使用明火等可能引發(fā)火災的行為。2.調(diào)閱人員離開調(diào)閱室時，應將檔案整理好，關(guān)閉電腦、門窗等設(shè)備和設(shè)施。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，調(diào)閱人員應及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。六、檔案調(diào)閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自調(diào)閱檔案。2.擅自擴大調(diào)閱范圍。3.擅自將檔案帶出調(diào)閱室。4.泄露檔案內(nèi)容。5.損壞、丟失檔案。6.未按時歸還檔案。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應給予口頭警告，并要求調(diào)閱人員立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應發(fā)出書面通知，責令調(diào)閱人員限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如暫停調(diào)閱權(quán)限、通報批評等。3.對于嚴重違規(guī)行為，檔案管理部門應依法依規(guī)追究調(diào)閱人員的責任，如給予行政處分、追究法律責任，并要求調(diào)閱人員所在部門采取措施消除不良影響。七、檔案調(diào)閱室工作人員管理（一）人員配備檔案調(diào)閱室應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責日常管理工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案調(diào)閱流程和相關(guān)規(guī)定。（二）培訓與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等進行考核，考核結(jié)果作為獎懲和晉升的依據(jù)。（三）工作紀律1.檔案管理人員應嚴格遵守工作紀律，按時上下班，不得擅自離崗。2.認真履行工作職責，熱情服務(wù)調(diào)閱人員，不得推諉、刁難。3.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。八、附則（一）制度解釋本制度由本公司/組織檔案