PAGE檔案袋制度取消了現(xiàn)在關(guān)于檔案袋制度取消后的相關(guān)規(guī)定總則目的隨著檔案袋制度的取消，為確保公司/組織各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，規(guī)范各類(lèi)信息的管理與使用，保障公司/組織及員工的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)全體員工、各部門(mén)以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)規(guī)定的制定與執(zhí)行合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：信息記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、員工隱私等信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷性原則：在確保信息安全與規(guī)范的前提下，盡量簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，方便信息的獲取與使用。信息管理與分類(lèi)員工信息管理1.基本信息員工的個(gè)人基本資料，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集與更新。確保員工基本信息的準(zhǔn)確性，如有變更，員工應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)進(jìn)行修改。2.工作經(jīng)歷記錄員工入職以來(lái)的工作崗位變動(dòng)、工作時(shí)間、工作職責(zé)等信息，由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)提供與維護(hù)。工作經(jīng)歷信息應(yīng)與員工實(shí)際工作情況相符，如有虛假信息，一經(jīng)查實(shí)，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。3.培訓(xùn)與教育員工參加的各類(lèi)內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、學(xué)歷教育等信息，由培訓(xùn)管理部門(mén)或相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)進(jìn)行記錄與管理。培訓(xùn)與教育信息應(yīng)包括培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、獲得的證書(shū)等詳細(xì)內(nèi)容。4.績(jī)效考核人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施員工績(jī)效考核工作，并記錄考核結(jié)果?？?jī)效考核信息應(yīng)客觀、公正，作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。5.薪酬福利財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理員工的薪酬發(fā)放、福利待遇等信息，確保薪酬計(jì)算準(zhǔn)確、福利發(fā)放及時(shí)。薪酬福利信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查詢(xún)或泄露。業(yè)務(wù)信息管理1.項(xiàng)目文檔公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，應(yīng)建立完善的項(xiàng)目文檔管理體系。項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目成果等。項(xiàng)目文檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理與歸檔，確保文檔的完整性與規(guī)范性。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善管理本部門(mén)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括銷(xiāo)售數(shù)據(jù)（如銷(xiāo)售額統(tǒng)計(jì)、客戶(hù)訂單信息等）、生產(chǎn)數(shù)據(jù)（如產(chǎn)量、質(zhì)量數(shù)據(jù)等）、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)（如收支明細(xì)、財(cái)務(wù)報(bào)表等）等。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式與周期進(jìn)行記錄與上報(bào)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。3.市場(chǎng)信息市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、分析市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、行業(yè)趨勢(shì)等市場(chǎng)信息。市場(chǎng)信息應(yīng)定期進(jìn)行整理與匯報(bào)，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。其他信息管理1.合同協(xié)議公司/組織簽訂的各類(lèi)合同協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等，由法務(wù)部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核、簽訂與管理。合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，確保合同的合法性與有效性。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，并按照合同約定履行相關(guān)責(zé)任。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)對(duì)于公司/組織擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，如專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)負(fù)責(zé)登記、維護(hù)與保護(hù)。員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，應(yīng)及時(shí)向公司/組織報(bào)告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。信息收集與錄入信息收集渠道1.主動(dòng)申報(bào)員工應(yīng)主動(dòng)向所在部門(mén)或相關(guān)管理部門(mén)申報(bào)個(gè)人信息的變更情況，如聯(lián)系方式、家庭住址等。各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)主動(dòng)收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，并及時(shí)進(jìn)行整理與上報(bào)。2.系統(tǒng)記錄公司/組織使用的各類(lèi)信息管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)記錄相關(guān)業(yè)務(wù)操作與數(shù)據(jù)變動(dòng)情況，確保信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)等應(yīng)與其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息的共享與協(xié)同。信息錄入要求1.錄入人員職責(zé)負(fù)責(zé)信息錄入的人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，熟悉信息管理系統(tǒng)的操作流程。錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式與要求錄入信息，確保信息的準(zhǔn)確性與完整性。2.信息審核信息錄入后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)錄入信息與原始資料的一致性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給錄入人員進(jìn)行修改。重要信息的錄入審核應(yīng)實(shí)行雙人審核制度，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性與可靠性。信息存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)公司/組織應(yīng)建立完善的電子信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等多種方式對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。電子信息存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性與完整性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于一些重要的紙質(zhì)文件，如合同協(xié)議、審批文件等，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。保管期限1.員工信息基本信息：長(zhǎng)期保存，直至員工離職后按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。工作經(jīng)歷、培訓(xùn)與教育、績(jī)效考核等信息：保存期限為員工離職后[X]年，期滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。薪酬福利信息：保存期限為[X]年，期滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.業(yè)務(wù)信息項(xiàng)目文檔：根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)與重要程度，保存期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年至[X]年不等，期滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的期限進(jìn)行保存，期滿(mǎn)后進(jìn)行清理。市場(chǎng)信息：保存期限為[X]年，期滿(mǎn)后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估與處理。3.其他信息合同協(xié)議：按照合同約定的履行期限以及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保存，期滿(mǎn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。知識(shí)產(chǎn)權(quán)：根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的類(lèi)型與有效期，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保存，期滿(mǎn)后進(jìn)行處理。保管責(zé)任1.部門(mén)責(zé)任各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)所產(chǎn)生信息的存儲(chǔ)與保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息的日常管理與維護(hù)。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的信息保管情況進(jìn)行檢查，確保信息的安全與完整。2.檔案管理部門(mén)責(zé)任檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織的各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與監(jiān)督，制定檔案管理制度與流程。檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)與技能，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)與保管。信息使用與共享內(nèi)部使用1.使用權(quán)限公司/組織內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，在經(jīng)過(guò)授權(quán)后可以查詢(xún)與使用相關(guān)信息。不同崗位的員工具有不同的信息使用權(quán)限，權(quán)限設(shè)置應(yīng)根據(jù)工作職責(zé)與業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理劃分。例如，人力資源部門(mén)員工可以查詢(xún)與員工管理相關(guān)的信息，財(cái)務(wù)部門(mén)員工可以查詢(xún)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的信息等。2.使用流程員工如需查詢(xún)或使用相關(guān)信息，應(yīng)填寫(xiě)信息使用申請(qǐng)表，注明使用目的、信息內(nèi)容等，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，員工將申請(qǐng)表提交給信息管理部門(mén)或相關(guān)系統(tǒng)管理員，由其按照規(guī)定的權(quán)限為員工提供信息查詢(xún)或使用服務(wù)。外部共享1.共享原則公司/組織與外部單位或個(gè)人進(jìn)行信息共享時(shí)，應(yīng)遵循合法、必要與保密的原則。信息共享應(yīng)事先簽訂相關(guān)協(xié)議，明確共享的信息內(nèi)容、共享目的、共享期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。2.共享流程業(yè)務(wù)部門(mén)在與外部單位或個(gè)人進(jìn)行信息共享前，應(yīng)填寫(xiě)信息共享申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明共享的必要性、共享對(duì)象、共享信息內(nèi)容及用途等，提交公司/組織管理層審批。管理層審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與外部單位或個(gè)人簽訂信息共享協(xié)議，并將協(xié)議副本提交給信息管理部門(mén)備案。信息管理部門(mén)按照協(xié)議要求，對(duì)共享信息進(jìn)行審核與處理，確保共享信息的安全性與合規(guī)性。信息安全與保密安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全公司/組織應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊與惡意軟件入侵。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估與漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)與傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)與傳輸過(guò)程中的安全性。建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全場(chǎng)所。限制對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感數(shù)據(jù)。保密制度1.保密范圍公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶(hù)信息、員工隱私等均屬于保密范圍。商業(yè)秘密包括公司的經(jīng)營(yíng)策略、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、銷(xiāo)售渠道等；技術(shù)秘密包括公司擁有的專(zhuān)利技術(shù)、專(zhuān)有技術(shù)、技術(shù)研發(fā)成果等；客戶(hù)信息包括客戶(hù)名單、客戶(hù)需求、客戶(hù)交易記錄等；員工隱私包括員工個(gè)人身份信息、健康狀況、工資收入等。2.保密責(zé)任全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對(duì)涉及保密范圍的信息予以保密。在簽訂勞動(dòng)合同或相關(guān)協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確員工的保密義務(wù)與違約責(zé)任。對(duì)于違反保密制度的行為，公司/組織將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。信息銷(xiāo)毀與清理銷(xiāo)毀原則1.定期清理按照信息保管期限的規(guī)定，定期對(duì)已過(guò)保管期限的信息進(jìn)行清理與銷(xiāo)毀。在清理信息前，應(yīng)進(jìn)行全面的清查與核對(duì)，確保需要銷(xiāo)毀的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.安全銷(xiāo)毀信息銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子信息，可采用數(shù)據(jù)擦除、物理?yè)p壞存儲(chǔ)介質(zhì)等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于紙質(zhì)信息，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀流程1.申請(qǐng)與審批信息管理部門(mén)或相關(guān)責(zé)任部門(mén)在需要銷(xiāo)毀信息時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀信息的名稱(chēng)、數(shù)量來(lái)源、保管期限、銷(xiāo)毀原因等，提交公司/組織管理層審批。管理層審批通過(guò)后，方可進(jìn)行信息銷(xiāo)毀操作。2.銷(xiāo)毀實(shí)施信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表批準(zhǔn)后，由信息管理部門(mén)或指定的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)按照規(guī)定的銷(xiāo)毀方式進(jìn)行信息銷(xiāo)毀操作。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的順利進(jìn)行。3.記錄與備案對(duì)信息銷(xiāo)毀的過(guò)程與結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息。信息銷(xiāo)毀記錄應(yīng)進(jìn)行備案，保存期限為[X]年，以備日后查詢(xún)與審計(jì)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)信息管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查信息管理制度的執(zhí)行情況、信息存儲(chǔ)與保管的安全性、信息使用與共享的合規(guī)性等。審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.管理層監(jiān)督公司/組織管理層定期對(duì)信息管理工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，確保信息管理工作符合公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)與業(yè)務(wù)需求。管理層應(yīng)及時(shí)解決信息管理工作中存在的問(wèn)題，推動(dòng)信息管理工作的持續(xù)改進(jìn)。檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查信息管理制度的各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，包括信息收