PAGE弱電項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)弱電項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的項(xiàng)目管理、運(yùn)營(yíng)決策、技術(shù)支持以及維護(hù)檢修等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有弱電項(xiàng)目，包括但不限于智能化系統(tǒng)集成、安防監(jiān)控系統(tǒng)、綜合布線(xiàn)系統(tǒng)、樓宇自控系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等項(xiàng)目從項(xiàng)目啟動(dòng)至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及后續(xù)運(yùn)維階段形成的各類(lèi)檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則弱電項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的信息丟失或不一致。2.全程跟蹤原則從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，對(duì)檔案的形成、積累、整理、歸檔等過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，確保檔案資料與項(xiàng)目進(jìn)度同步，及時(shí)記錄項(xiàng)目各階段的重要信息。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。4.便于利用原則檔案的整理和分類(lèi)應(yīng)便于查詢(xún)、檢索和利用，滿(mǎn)足公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善弱電項(xiàng)目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，對(duì)破損、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。6.組織開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，出具檔案驗(yàn)收意見(jiàn)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目的檔案管理工作，明確項(xiàng)目各階段檔案管理的責(zé)任人，確保檔案工作與項(xiàng)目工作同步推進(jìn)。2.指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理要求及時(shí)收集、整理各自工作中形成的檔案資料，對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.定期檢查項(xiàng)目檔案的整理情況，對(duì)不符合要求的及時(shí)督促整改，確保項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)能夠按時(shí)完整歸檔。4.向檔案管理部門(mén)提交項(xiàng)目檔案歸檔申請(qǐng)，配合檔案管理部門(mén)完成項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和移交工作。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本人在項(xiàng)目工作中形成的各類(lèi)文件資料，確保資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的整理和歸檔工作，配合檔案管理部門(mén)的檢查和驗(yàn)收。三、檔案的形成與收集（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算及審批文件等，由公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集并移交檔案管理部門(mén)。2.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)收集整理，在項(xiàng)目中標(biāo)后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。（二）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件1.設(shè)計(jì)文件弱電系統(tǒng)初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)交底等，由設(shè)計(jì)單位提供給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門(mén)。設(shè)計(jì)變更文件，包括設(shè)計(jì)變更通知單及相關(guān)附圖、說(shuō)明等，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)收集并與原設(shè)計(jì)文件一并整理歸檔。2.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃等文件，由施工單位編制，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)審核并收集歸檔。施工技術(shù)交底記錄、施工日志，由施工人員填寫(xiě)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期檢查并收集整理。工程材料、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等，由供應(yīng)商提供給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)分類(lèi)整理歸檔。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料等，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織相關(guān)人員驗(yàn)收合格后及時(shí)填寫(xiě)并歸檔。工程簽證單、工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要等文件，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)收集，按照時(shí)間順序和類(lèi)別整理歸檔。3.調(diào)試文件弱電系統(tǒng)調(diào)試方案、調(diào)試記錄、測(cè)試報(bào)告等，由調(diào)試單位或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)調(diào)試的人員編制和記錄，調(diào)試完成后及時(shí)整理歸檔。系統(tǒng)試運(yùn)行記錄，包括試運(yùn)行期間的運(yùn)行數(shù)據(jù)、故障處理情況等，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在試運(yùn)行結(jié)束后收集整理。（三）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件1.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等文件，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)編制，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.工程質(zhì)量保修書(shū)，由施工單位提供，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)審核后歸檔。3.項(xiàng)目竣工圖紙，包括竣工圖總說(shuō)明、各系統(tǒng)竣工圖等，由施工單位根據(jù)實(shí)際施工情況繪制，經(jīng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)審核后加蓋竣工圖章，與其他竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。（四）項(xiàng)目運(yùn)維文件1.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、故障處理報(bào)告等，由運(yùn)維部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)，定期移交檔案管理部門(mén)。2.系統(tǒng)升級(jí)記錄、軟件更新記錄等，由相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)記錄并歸檔。3.用戶(hù)反饋意見(jiàn)及處理情況記錄，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或運(yùn)維部門(mén)收集整理后歸檔。（五）其他文件與弱電項(xiàng)目相關(guān)的合同協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、照片、視頻等資料，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或相關(guān)部門(mén)按照要求收集整理后移交檔案管理部門(mén)。照片和視頻資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理要求1.項(xiàng)目檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.每份文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，幅面過(guò)大的圖紙應(yīng)按要求折疊成A4幅面。（二）分類(lèi)方法弱電項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目階段和文件類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，具體如下：1.項(xiàng)目前期文件立項(xiàng)批復(fù)可行性研究報(bào)告招投標(biāo)文件2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)變更施工文件施工組織設(shè)計(jì)施工方案施工進(jìn)度計(jì)劃施工技術(shù)交底施工日志工程材料設(shè)備資料隱蔽工程驗(yàn)收記錄分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料工程簽證單工作聯(lián)系單會(huì)議紀(jì)要調(diào)試文件調(diào)試方案調(diào)試記錄測(cè)試報(bào)告系統(tǒng)試運(yùn)行記錄3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工驗(yàn)收備案表工程質(zhì)量保修書(shū)竣工圖紙4.項(xiàng)目運(yùn)維文件設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄維修記錄故障處理報(bào)告系統(tǒng)升級(jí)記錄軟件更新記錄用戶(hù)反饋意見(jiàn)及處理情況記錄5.其他文件合同協(xié)議往來(lái)信函會(huì)議紀(jì)要照片視頻（三）編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱(chēng)+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的方式，類(lèi)別代碼按照上述分類(lèi)方法設(shè)置，順序號(hào)為每類(lèi)文件的流水號(hào)。例如：[弱電項(xiàng)目名稱(chēng)]SJ001，表示該項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件中的初步設(shè)計(jì)文件，順序號(hào)為001。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、文件題名、日期（形成時(shí)間）、責(zé)任者（文件編制人或部門(mén)）、頁(yè)數(shù)等信息，便于快速查找和核對(duì)檔案。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案管理部門(mén)提交歸檔申請(qǐng)，并附上檔案目錄清單。2.檔案管理部門(mén)對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求。3.審核通過(guò)的檔案，檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)、編目，裝訂成冊(cè)，并在檔案封面、脊背等位置標(biāo)注相關(guān)信息，存入檔案庫(kù)房。（二）保管期限弱電項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算及審批文件等重要文件。項(xiàng)目招投標(biāo)文件。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等重要驗(yàn)收文件。涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等具有重要價(jià)值的文件。2.長(zhǎng)期保管項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的主要文件，如設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管項(xiàng)目運(yùn)維文件及其他一般性文件，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)索引，便于查詢(xún)和利用。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因項(xiàng)目管理、技術(shù)支持、維護(hù)檢修、決策參考等工作需要，可以查閱、利用弱電項(xiàng)目檔案。外部單位因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案時(shí)，利用人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱項(xiàng)目名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。檔案管理部門(mén)根據(jù)利用人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案安全。2.如需借閱檔案，利用人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、缺頁(yè)等情況，應(yīng)責(zé)令借閱人員限期修復(fù)或賠償。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案及已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案在項(xiàng)目管理、技術(shù)研究、歷史記錄等方面的價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍具有保存價(jià)值。3.征求公司內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員的意見(jiàn)，了解檔案的利用情況和現(xiàn)實(shí)需求，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限屆滿(mǎn)日期